人工智能時(shí)代檔案管理革新路徑分析

卜 曉

（濰坊市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院，山東 濰坊 261000）

“檔案管理”一直都是企事業(yè)單位管理體系重要組成部分，很多企業(yè)及事業(yè)單位的檔案管理都直接影響其經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、管理及發(fā)展，所以不斷提高檔案管理成為企事業(yè)單位主要工作任務(wù)。有資料顯示，人工智能時(shí)代下，檔案管理不僅在管理理念上得到了轉(zhuǎn)變，還在管理方法及模式上得到了完善及創(chuàng)新，進(jìn)而提高了檔案管理質(zhì)量及效率，證實(shí)了人工智能時(shí)代的到來(lái)勢(shì)必會(huì)為檔案管理帶來(lái)各種機(jī)遇，促使檔案管理不斷革新及發(fā)展[1]。所以下文先簡(jiǎn)單分析了人工智能技術(shù)對(duì)于檔案管理的重要性，然后在該基礎(chǔ)上分析了具體的檔案管理革新路徑，希望對(duì)實(shí)際的檔案管理水平提升及發(fā)展起到積極作用。

1 人工智能技術(shù)對(duì)于檔案管理的重要性

1.1 能夠提高檔案管理工作效率及服務(wù)精準(zhǔn)高效性

人工智能時(shí)代下，人工智能技術(shù)應(yīng)用最具有影響力，所以在檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中，人工智能技術(shù)的應(yīng)用必不可少，其應(yīng)用能夠有效提高檔案管理工作效率，并提高檔案管理服務(wù)性及精準(zhǔn)度。具體體現(xiàn)在以下幾方面：第一，人工智能技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案管理的電子化水平及數(shù)字化水平，使得很多復(fù)雜繁瑣的管理工作及程序被簡(jiǎn)化，從而減少了檔案管理的時(shí)間成本，最終提高檔案管理工作效率；第二，人工智能技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化辦公，即很多紙質(zhì)檔案都可以直接轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，既節(jié)省了大量資源，還實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上自動(dòng)化辦公，更在很大程度上提升了工作效率，同時(shí)還減少了各種因?yàn)槿斯げ僮鞯膯栴}發(fā)生，諸如計(jì)算錯(cuò)誤、操作失誤等問題，大大提高了檔案管理工作質(zhì)量；第三，在人工智能技術(shù)支持下，檔案管理工作服務(wù)水平得到了優(yōu)化，很多關(guān)鍵性的管理方法、檔案資源等都得到有效保護(hù)，還可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享，為企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)及發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供了可靠性依據(jù)[1-2]。另外，還能夠滿足不同用戶的個(gè)性化檔案信息應(yīng)用需求，例如實(shí)名認(rèn)證可幫助用戶針對(duì)性存儲(chǔ)和應(yīng)用關(guān)鍵性數(shù)據(jù)信息檔案。

1.2 能夠提升檔案收集整合成效和分類管理能力

很多文獻(xiàn)都顯示，傳統(tǒng)的檔案管理模式中分類收集是主要的工作內(nèi)容，之后是整合篩選等工作，這些工作都需要人工操作，不僅浪費(fèi)了大量的人力資源，還增加了出錯(cuò)率。而人工智能技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠簡(jiǎn)化各種工作程序及內(nèi)容，使用人工智能還能代替部分人工操作，節(jié)約了大量的人力資源，并減少各種因?yàn)槿斯げ僮鞯膯栴}發(fā)生，因此能夠提高檔案收集整合成效及分類管理能力[2]。例如，可以利用人工智能技術(shù)提前設(shè)定程序，然后在智能技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化分類、檢索和整合，從而提高了工作程序的精準(zhǔn)性及高效性，更有效減少了人力資源投入。再如，人工智能技術(shù)的應(yīng)用能夠完善檔案信息管理系統(tǒng)的圖像識(shí)別功能、視頻功能及音頻功能等，以滿足多樣化檔案信息錄入需求、檢索要求等，從而實(shí)現(xiàn)了更高水平的自動(dòng)化檔案 管理。

2 人工智能時(shí)代檔案管理革新路徑

2.1 人工智能技術(shù)在檔案資源整理中的有效應(yīng)用

首先，必須提高對(duì)信息化、自動(dòng)化及智能化檔案管理的重視度，并在該基礎(chǔ)上不斷引進(jìn)多種人工智能技術(shù)，以優(yōu)化檔案資源整理方法，并簡(jiǎn)化各種紛繁復(fù)雜的檔案管理工作程序及信息資源，從而提高檔案管理質(zhì)量及效率；其次，要充分利用人工智能技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)檔案、信息檔案等進(jìn)行分類和整理，以快速分類、歸檔、存儲(chǔ)和管理各種類型的檔案，提高檔案資源整理有效性；最后，對(duì)于復(fù)雜繁瑣的整理環(huán)節(jié)，要適當(dāng)使用人工智能代替人工操作，以提高整理工作有效性的同時(shí)，減少資源整理過(guò)程中各種錯(cuò)誤或者失誤地發(fā)生[3]。

2.2 人工智能技術(shù)在檔案資源搜索中的有效應(yīng)用

首先，要利用人工智能技術(shù)構(gòu)建信息化、自動(dòng)化、智能化及數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)，并逐漸完善系統(tǒng)的檢索功能、便捷查詢功能、檔案資源搜索及調(diào)取功能等，以保證用戶能夠快速搜索到自己想要的檔案資源；其次，要利用人工智能技術(shù)升級(jí)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)檢索方式，例如采用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)重新構(gòu)建算法精密的檢索系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)快速定位、檢索和調(diào)閱檔案資源，從而優(yōu)化整體的檔案信息利用成效，最終滿足不同用戶的檔案資源利用需求[4]。

2.3 人工智能專家系統(tǒng)在檔案管理中的有效應(yīng)用

首先，要根據(jù)實(shí)際需要不斷完善檔案信息資源的類型，并不斷擴(kuò)大資源規(guī)模，以滿足不同用戶主體的多元化資源利用需求，同時(shí)還需要在該基礎(chǔ)上完善相應(yīng)的專家系統(tǒng)，以保證檔案資源得到實(shí)時(shí)更新，從而全面優(yōu)化檔案資源利用率；其次，要利用人工智能構(gòu)建專家系統(tǒng)，以保證檔案管理信息系統(tǒng)高效運(yùn)行的同時(shí)，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并構(gòu)建一個(gè)龐大的專家團(tuán)隊(duì)，以便于實(shí)時(shí)優(yōu)化該系統(tǒng)運(yùn)用水平[5]。除了積極打造高效且科學(xué)的專家系統(tǒng)以外，還需要全方位優(yōu)化檔案管理人員的復(fù)合型素養(yǎng)，例如完善科學(xué)全面的培訓(xùn)體系等，以切實(shí)提升他們的服務(wù)能力。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，人工智能技術(shù)已經(jīng)在檔案管理中得到有效應(yīng)用，并取得了良好的應(yīng)用效果，不僅能夠提高檔案管理工作效率及服務(wù)精準(zhǔn)高效性，還能夠提升檔案收集整合成效和分類管理能力，最終促進(jìn)檔案管理發(fā)展，由此可見人工智能對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是非常必要和重要的，理應(yīng)得到重視及關(guān)注。因此，上文基于對(duì)人工智能技術(shù)應(yīng)用重要性的了解，從檔案資源整理、檔案資源搜索及人工智能專家系統(tǒng)等方面分析了人工智能時(shí)代下的檔案管理革新路徑，以促提高檔案管理質(zhì)量及信息化水平，為企事業(yè)單位營(yíng)造出良好的檔案管理環(huán)境。