機構(gòu)編制檔案管理之我見

葉 萍

（吉林省梅河口市機構(gòu)編制電子政務(wù)中心，吉林 梅河口 135000）

機構(gòu)編制部門是配置黨的執(zhí)政資源、加強黨的執(zhí)政能力建設(shè)、鞏固國家政權(quán)的基礎(chǔ)性部門，擔(dān)負著推進行政管理體制改革和研究擬定機構(gòu)改革方案、科學(xué)組織實施的職責(zé)，對事關(guān)重大體制改革提供咨詢和建議的職責(zé)，規(guī)范各級政府在經(jīng)濟社會發(fā)展方面的事權(quán)劃分的職責(zé)，做好各部門之間和上下級部門之間職能協(xié)調(diào)的職責(zé)以及機構(gòu)編制日常管理的職責(zé)等。因此，機構(gòu)編制工作中檔案信息管理工作必要圍繞中心，服務(wù)大局，為本地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展提供信息參考服務(wù)。

1 提高認識，了解檔案管理工作的重要意義

1.1 加強檔案管理，是編制部門資料的查找和收集必要的保障

首先，機構(gòu)編制檔案資料不應(yīng)該只是收藏，最重要的應(yīng)該是應(yīng)用、參考。檔案具有收藏量大、內(nèi)容豐富等特點，因此，加強檔案的管理對于檔案資料的查找和收集有著重要的作用。其次，檔案資料大都是通過不同途徑收集得到的，這些資料不一定全部都是有用信息，因此需要對資料進行處理加工和編排，然后把這些資料放入資料庫中。資料的信息管理人員必須緊緊抓住主要內(nèi)容，對收集的資料進行認真地取舍，避免誤區(qū)和盲區(qū)的出現(xiàn)。最后，對于價值重要的資料應(yīng)該盡最大努力廣泛收集，以及時補添新內(nèi)容、加快新進展。再增添新資料的過程中要以事實為依據(jù)，切忌主觀臆造、弄虛作假，對待資料要認真負責(zé)，盡最大努力保證完整性和準(zhǔn)確性，否則就失去了檔案存在的意義。

1.2 加強檔案管理，有助于機構(gòu)編制檔案作用的充分發(fā)揮

加強檔案的管理，把檔案信息源的功能滲透到機構(gòu)編制檔案及其他管理工作的每個方面，對于管理、社會資源配置，都提供了真實準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)。還利于科研成果和科學(xué)化水平的形成，加快促進部門科研成果以及學(xué)術(shù)交流活動的開展。

1.3 檔案管理的信息化是機構(gòu)編制的重要組成部分

檔案從本質(zhì)上講就是一種無形資產(chǎn)，是機構(gòu)編制資產(chǎn)的一種重要形式。檔案的資產(chǎn)本質(zhì)讓其成為管理工作的動力和重要因素。作為資產(chǎn)的一種形式，可以把檔案的管理信息化，投入到機構(gòu)編制的管理等活動中來，同時還可以把活動過程完整地記錄下來，為可持續(xù)發(fā)展提供動力。

2 加強檔案管理，推進機構(gòu)編制檔案管理創(chuàng)新

2.1 完善基礎(chǔ)工作，做好檔案材料的歸檔工作

在以往的機構(gòu)編制檔案管理工作中經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)檔案材料的缺失和遺漏問題，如不能妥善解決這些問題將會影響到機構(gòu)編制檔案管理工作職能的發(fā)揮。在新時期機構(gòu)編制檔案管理工作中，要重視提高歸檔效率和檔案材料的質(zhì)量，力爭做到精益求精，以保證機構(gòu)編制檔案管理工作的實效性。

首先，與機構(gòu)編制相關(guān)的檔案材料應(yīng)及時歸檔，包括編委（辦）文件、機構(gòu)改革文件、黨委政府對機構(gòu)編制事項的審批文件、事業(yè)單位登記形成的文件、機構(gòu)編制實名制管理材料、機構(gòu)編制核查形成的材料等，冗余的材料要清除出去，如果發(fā)現(xiàn)有些事項沒有檔案文件記錄，要采取人工記錄方式并經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后才能歸檔，確保檔案材料的完整性。

其次，檔案材料有著多種多樣的形式，對于紙質(zhì)檔案、實物檔案、聲音和影像資料等都要運用不同的保管方式，按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程開展機構(gòu)編制檔案管理工作，還要加大資金和技術(shù)投入力度，構(gòu)建先進的檔案管理系統(tǒng)，用不同載體來記錄數(shù)據(jù)信息，提高檔案資料的價值，使之能夠得到更為廣泛和有效地使用。

最后，盡可能地縮短文件資料的歸檔時間，利用機構(gòu)編制檔案管理專用軟件來實施對檔案材料的管理，將檔案材料的完整信息錄入到軟件中，將其劃歸到特定的分類中，還要將紙質(zhì)文檔的保管位置標(biāo)注出來，這樣當(dāng)需要使用相關(guān)材料時就可以迅速調(diào)出，檔案材料的管理和利用水平也會有所提升。

2.2 加強培訓(xùn)，不斷提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員在機構(gòu)編制檔案管理工作中起到了不容忽視的作用，要想保證機構(gòu)編制檔案管理工作的順利高效開展，檔案管理人員必須要充分認識到該項工作的重要性，具備良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識，對于檔案管理知識和技術(shù)知之甚祥，勇于打破傳統(tǒng)，不斷用創(chuàng)新理念和方法來開展相關(guān)工作，始終保持對機構(gòu)編制檔案管理工作的高度熱忱。要求在檔案管理人員隊伍建設(shè)中能夠著重做好兩項工作：

第一，選拔素質(zhì)高、責(zé)任心強的檔案管理人員，了解檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展需求，給其提供良好的薪資待遇，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，調(diào)動他們的內(nèi)在潛能，提高他們的工作效率和工作質(zhì)量；第二，定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將新思想、新技術(shù)傳授給檔案管理人員，加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其素質(zhì)、知識、能力都更為符合機構(gòu)編制檔案管理工作實際要求，用飽滿的熱情和蓬勃的斗志來迎接各類工作挑戰(zhàn)，促進機構(gòu)編制檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

2.3 加強檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

信息化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的前提，也是檔案管理快速、有效和健康發(fā)展的保障。要從行政和技術(shù)兩個方面指導(dǎo)并規(guī)劃管理，統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)行動，以增強各組織機構(gòu)的交流合作，進一步推動檔案管理和服務(wù)的進步，實現(xiàn)資源的共用共享。

檔案管理人員在充分調(diào)研的前提下，以推廣檔案的電子文件標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，以研制和推行高端電子文件為重點，加快機構(gòu)編制管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的制定與推行，加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全保密問題。

2.4 認真落實相關(guān)制度，強化程序意識

為了保證機構(gòu)編制檔案管理工作的規(guī)范化開展，必須要制定科學(xué)嚴(yán)謹?shù)墓ぷ髁鞒?，并由相關(guān)職能部門加以審核，以便于給檔案管理人員提供標(biāo)準(zhǔn)化的工作依據(jù)，使其認識到機構(gòu)編制檔案管理工作的重要性，嚴(yán)格規(guī)范自身行為，不做違反制度和程序的事情，這樣機構(gòu)編制檔案管理工作質(zhì)量才能邁上一個嶄新的臺階。除此之外，機構(gòu)編制部門在職能調(diào)整和機構(gòu)、編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)增減等事項的編制上具有權(quán)威性，其他部門無權(quán)做出干涉，一旦發(fā)現(xiàn)違反審批程序的現(xiàn)象機構(gòu)編制部門將不予受理，對未經(jīng)編委、編辦研究的重大機構(gòu)編制問題，黨委、政府不得將其列入會議議題。