人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對策研究

吳 茜

（桂林市機關(guān)后勤服務(wù)中心，廣西 桂林 541100）

人事檔案主要記錄的是個人相關(guān)信息，這一工作是人事管理工作中非常重要的一項內(nèi)容。如想人事檔案能夠得到有效利用，必須要對人事檔案進(jìn)行有效的收集與整理。如想提升管理工作水平，需使人事檔案管理工作真實作用得到有效發(fā)揮，并同時還可以合理應(yīng)用現(xiàn)代化手段，如此才可以使整個管理工作能夠有序進(jìn)行。

1 在人事檔案現(xiàn)代化過程中的問題

1.1 人事檔案現(xiàn)代化管理水平落后

因為人事檔案工作人員對檔案管理工作并不重視，而且對于工作人員并沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，而且管理水平比較欠缺，管理手段較落后，致使檔案管理人員工作能力比較低，而且對于工作的時間觀念認(rèn)識度不夠，對于很多檔案也并未及時地分類和歸檔，這些問題說明管理人員對于本職工作的態(tài)度并不端正，只做一些表面性工作。再加上與別的部門配合度不足，為此使得檔案管理難度有所增加，并且還會致使檔案信息資料缺失，而且在查找資料時也會受到阻礙。除此之外，一些檔案管理人員一人擔(dān)任多個職位，如此便會對人事檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生影響，使檔案管理工作存在很多漏洞[1]。

1.2 從事人事檔案現(xiàn)代化管理的工作人員素質(zhì)低

最近幾年，一些單位使用了數(shù)字化辦公系統(tǒng)，然而，負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員本身缺少對于信息化辦公系統(tǒng)操作的能力及經(jīng)驗，無法正常應(yīng)用現(xiàn)代化手段來整理人事檔案資料，一些先進(jìn)高效的硬件設(shè)施也并未得到有效應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作一直無法提高效率。除此之外，還有一些剛?cè)肼毜男聠T工沒有受到專相應(yīng)專業(yè)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，所以在使用現(xiàn)代信息化系統(tǒng)管理檔案時會比較吃力。

2 人事檔案管理現(xiàn)代化問題解決對策

2.1 大力普及人事檔案現(xiàn)代化管理重要性意識

單位領(lǐng)導(dǎo)需對人事檔案管理提高重視度。在具體管理工作過程中，需組織專職人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時還需固定時期的對人事檔案管理情況及人事調(diào)動情況進(jìn)行了解，結(jié)合工作過程中所存在的具體問題來設(shè)置最為適合的解決對策，安排好一段時間內(nèi)人事檔案工作。相應(yīng)部門還需大力配合人事檔案管理部門做好資料收集，并及時地將資料上傳給相關(guān)部門[2]。在此過程中，作為人事檔案管理部門還需對檔案管理工作加大資金與人員方面的投入，以提升整個部門工作人員對人事檔案管理工作重要性的高效認(rèn)識，由此促進(jìn)各項工作的有效落實。固定時期組織人員進(jìn)行關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，以提升工作人員對人事檔案管理工作的重視度，由此確保有價值的檔案信息可以及時上傳到檔案管理的相關(guān)部門，讓其做好人事資料的存檔工作。只有如此才可以確保信息與實際人員情況統(tǒng)一性。

2.2 人員素養(yǎng)提升及現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用

人事檔案管理與別的工作相比存在很大差距，工作較枯燥，長期如此，較易造成工作人員形成消極心理[3]。然人事檔案管理需做到嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)、負(fù)責(zé)，如果相應(yīng)制度不完善便會致使管理工作出現(xiàn)紕漏。所以，人事檔案管理部門需不斷健全和升級相關(guān)制度和規(guī)范。在新人入職時便對其開展針對人事檔案管理工作的相應(yīng)培訓(xùn)，讓工作人員清晰了解和掌握人事檔案管理相關(guān)制度和規(guī)范，由此有效保證人事檔案管理分類工作能夠及時、有效地完成。對檔案管理監(jiān)管機制需不斷完善，首先需設(shè)置專門的監(jiān)督管理部門，對于并未及時進(jìn)行歸檔和分類的個人檔案，及丟失損壞個人檔案的人員在追究其責(zé)任的同時，還需對其進(jìn)行相應(yīng)處罰。合理制定人事檔案管理工作評價標(biāo)準(zhǔn)，同時監(jiān)督部門需結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)對工作人員進(jìn)行評價。設(shè)定獎罰制度，對盡職盡責(zé)和具有創(chuàng)新能力的人員，應(yīng)給予合理的獎勵，對于一些責(zé)任意識不強，不依據(jù)制度標(biāo)準(zhǔn)工作的人員需給予一定的處罰，這樣可以有效調(diào)動人員工作熱情，同時讓工作人員可以主動做好人事檔案管理工作相關(guān)工作。除此之外，還需大量應(yīng)用計算機現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，實施人事檔案資料信息的有效錄入與資料的收集，在信息錄入過程中，需對信息真實性提高重視。

3 結(jié)語

總體來說，促進(jìn)人事檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，可以明顯提升工作效率與人事檔案資料利用價值，這對于人事工作重要性的有效發(fā)揮具有非常重要的作用。為此相關(guān)管理人員需充分認(rèn)清現(xiàn)時期人事檔案管理工作中存在的各類問題，并結(jié)合問題，構(gòu)建與之相匹配的監(jiān)管機制，不斷健全人事檔案管理制度。此外還需加強工作人員培訓(xùn)力度，保證人事管理工作可以更高效地為相關(guān)工作提供更高效的服務(wù)。