公路建設(shè)項目檔案管理工作的困難與建議

古麗珍

（深圳高速建設(shè)發(fā)展有限公司，廣東 深圳 518000）

近十多年來，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，借著大力發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施的東風(fēng)，公路工程建設(shè)項目如雨后春筍般涌出來，快速發(fā)展的背后，導(dǎo)致公路工程建設(shè)項目的檔案管理工作存在一些現(xiàn)實的困難。本文結(jié)合自身項目的實際情況，對目前公路工程建設(shè)項目檔案工作普遍存在的一些困難提出幾點建議。

1 公路建設(shè)項目檔案的規(guī)范性

我國的公路工程建設(shè)項目檔案工作還是相當(dāng)規(guī)范的，交通運輸部、廣東省交通運輸廳、廣東省檔案局發(fā)布了一系列具有指導(dǎo)性的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，比如交通運輸部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)〔2010〕382號）、《關(guān)于印發(fā)公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則的通知》（公路發(fā)〔2010〕65號）、廣東省交通運輸廳關(guān)于印發(fā)《廣東省交通運輸廳關(guān)于公路建設(shè)項目檔案的管理辦法》的通知（粵交辦〔2012〕406號）等等。

公路建設(shè)項目文件材料，是指自項目立項審批（核準(zhǔn)）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，反映項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。公路建設(shè)項目檔案管理工作實行項目法人（建設(shè)單位）負責(zé)制。項目法人（建設(shè)單位）應(yīng)將檔案工作納入項目建設(shè)計劃和管理程序，納入合同管理及監(jiān)理工作內(nèi)容，根據(jù)項目實際情況，采取有效措施，與工程建設(shè)同步管理，確保公路建設(shè)項目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)[1]。

公路建設(shè)單位負責(zé)整個項目檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)工作，推行檔案工作相關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立健全項目檔案管理制度，制定檔案工作計劃和建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，編制檔案管理辦法和竣工文件編制辦法實施細則，確立檔案管理目標(biāo)，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作責(zé)任具體落實到個人，配備檔案管理經(jīng)驗豐富的專職檔案人員，設(shè)置檔案室等。

2 公路建設(shè)項目檔案工作的特點

2.1 周期性長

由于受城鎮(zhèn)征地拆遷難的影響，導(dǎo)致公路建設(shè)項目建設(shè)周期延長，相應(yīng)的項目檔案工作期限延長。檔案工作貫穿于整個公路建設(shè)項目過程，項目立項、前期審批手續(xù)、工可、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招投標(biāo)、施工建設(shè)期、項目交工、缺陷修復(fù)期、項目竣工驗收，至此整個公路建設(shè)項目檔案工作才完成。在整個過程中需要不斷地投入人力、物力，并且不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也可以認為檔案工作具有公益性質(zhì)。

2.2 專業(yè)性強

現(xiàn)如今公路建設(shè)項目檔案工作并不是一個簡單的、繁雜的收集、歸檔過程，要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的綜合素質(zhì)，不僅應(yīng)具備較好的政策接受能力，還應(yīng)具備豐富的公路檔案專業(yè)技術(shù)能力，并且要求熟練掌握辦公室軟件、電子檔案系統(tǒng)、BIM系統(tǒng)以及工程資料質(zhì)量安全監(jiān)督系統(tǒng)等系統(tǒng)的運用及操作。

2.3 “五性”

公路建設(shè)項目的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、試驗檢測中心按照“誰形成誰負責(zé)”的原則，收集、整理在各個階段形成的資料，確保檔案的及時性、準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性、安全性。

3 公路建設(shè)項目檔案存在的困難

3.1 建設(shè)單位對檔案管理工作的不夠重視

重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)，幾乎所有的資源向外業(yè)傾斜，這幾乎是所有公路建設(shè)項目中普遍存在的現(xiàn)象。外業(yè)能實實在在地看到工程實體，并轉(zhuǎn)換成經(jīng)濟效益，為公司和領(lǐng)導(dǎo)直接創(chuàng)造經(jīng)濟利益，而檔案工作卻是一個長期的過程、系統(tǒng)的整理、不斷投入時間與金錢，無法用直接的經(jīng)濟效益來衡量。

項目檔案主管時常會被安排一些與檔案工作無關(guān)的工作任務(wù)，造成檔案工主管花費大量的時間和精力完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)，未能較好地實施項目檔案管理工作。

個別公路建設(shè)項目前期未能配備專職檔案人員，這直接導(dǎo)致公路建設(shè)項目實施后進場的檔案管理人員無法收集齊全項目的前期資料。

在公路項目建設(shè)期間，檔案工作是極易被忽視，往往在項目交（竣）工驗收時才開始重視歸檔工作，倉促的集中力量進行收集、整理的檔案質(zhì)量堪憂。因為檔案歸檔工作是一個系統(tǒng)的長期的過程。

3.2 項目檔案主管專業(yè)能力不強、業(yè)務(wù)水平普遍偏低。

檔案管理工作作為一門專業(yè)技術(shù)工作，要求項目檔案主管具備檔案專業(yè)技術(shù)能力，清楚了解建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位及其他上級單位的資料各個階段產(chǎn)生的資料，能較好地指導(dǎo)各參建單位進行資料的形成、收集、歸檔，并且貫穿于整個建設(shè)項目不能懈怠。崗位技術(shù)要求高，但工資收入及工作地位與之不匹配，項目檔案主管已是天花板，升職加薪是神話。因此，項目檔案主管是一項不太受歡迎的工作。每一年參加檔案培訓(xùn)的工作人員非常多，可是每一年總是涌現(xiàn)大量的新面孔，最終能沉淀下來的卻沒幾個。任何一個職業(yè)都不是一蹴而就的，而是需要長時間的積累工作經(jīng)驗，頻繁的更換人員，造成整個檔案行業(yè)都顯示出檔案業(yè)務(wù)水平偏低的局面。

4 公路建設(shè)項目檔案解決問題的對策

4.1 建設(shè)單位轉(zhuǎn)變思想，增強檔案管理的主體意識

建設(shè)單位負責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；將項目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。決定了建設(shè)單位對檔案工作應(yīng)有一定的重視程度。建設(shè)單位重視工程實體建設(shè)的同時抓緊檔案工作不放手，內(nèi)外業(yè)兩手抓，兩手都要嚴(yán)。堅持貫徹工程實體與資料同步，工程完、資料完，堅決不以犧牲內(nèi)業(yè)為代價來成全外業(yè)。領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作的重視與否，對于整個項目建設(shè)來說就是風(fēng)向標(biāo)。只有建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)層重視了，建設(shè)單位各部門、各參建單位才能重視起來，會窮盡一切辦法、利用所有可以利用的資源，加大檔案工作的人員投入、設(shè)備投入。

萬事開頭難，建設(shè)單位還應(yīng)在項目伊始聘任專職檔案主管對整個項目的檔案工作進行管理，檔案雖然不屬于工程技術(shù)類，但也是一門專業(yè)技術(shù)，專業(yè)的人才辦理專業(yè)的事情，越早建章立制、建立檔案管理體系、提要求、抓落實，對檔案后續(xù)的歸檔工作起事半功倍的作用。除此之外，還應(yīng)配備足夠的專職檔案工作人員。建設(shè)單位建立一支專業(yè)的、能力強的檔案團隊，必然能成為建設(shè)項目強有力的后盾力量。檔案工作貫穿于整個項目建設(shè)周期，公路工程建設(shè)項目檔案是建成后的工程管理、運行、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值的歷史記錄。項目資料保管期限至少30年，部分資料為永久保存。檔案能否還原當(dāng)年的建設(shè)情況以及能否為有需要的人提供重要的信息就取決于檔案歸檔的質(zhì)量。雖然不能就檔案歸檔質(zhì)量評論功與過，但是用于評論一個公路工程項目的管理水平還是有可取之處的。

4.2 提高項目檔案主管的業(yè)務(wù)水平

項目檔案主管不僅負責(zé)檔案統(tǒng)籌管理、還肩負著資料的收集、歸檔工作。一個建設(shè)項目的檔案工作做得好與壞，與項目檔案主管的管理水平和檔案業(yè)務(wù)能力具有直接的關(guān)系。為了滿足項目檔案管理的要求，項目檔案主管應(yīng)做到以下幾點：第一、用知識武裝自己。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強見識、更新知識，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)理論知識、了解到當(dāng)前中國檔案最新的發(fā)展趨勢，全面提升自身的檔案管理水平。第二、熟練地掌握國家檔案法、照片檔案規(guī)范、電子文件歸檔規(guī)范、紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范以及當(dāng)?shù)厥?、市檔案相關(guān)政策等，滿足相關(guān)規(guī)范要求是檔案工作第一要務(wù)。第三、積極參與檔案基層的實踐工作，實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)。建設(shè)單位的檔案主管作為制定項目檔案管理制度、檔案管理體系和一系列項目檔案管理辦法的主導(dǎo)者，要求具有非常的實踐經(jīng)驗，才能確保制定的“游戲規(guī)則”具體落實到位。第四、善于總結(jié)經(jīng)驗。善于總結(jié)是一種智慧。只有不斷地總結(jié)自己的工作經(jīng)驗、吸收別人的工作經(jīng)驗，才能使自己變得更專業(yè)、更強大。

5 結(jié)語

總而言之，公路工程項目檔案管理工作是整個建設(shè)項目的重要工作任務(wù)之一，是項目建設(shè)管理工作的重要組成部分。只有高度重視檔案管理工作，并且采取一系列行之有效的措施，扭轉(zhuǎn)檔案意識淡薄、不重視檔案工作的現(xiàn)狀，同時項目檔案主管不斷總結(jié)經(jīng)驗、不斷學(xué)習(xí)，努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)水平，公路工程項目建設(shè)的檔案管理工作才能有更好的明天。