關(guān)于如何提升辦公室檔案管理工作效率的探討

王冬生

（吉林省公主嶺市葦子溝街道綜合服務(wù)中心，吉林 公主嶺 136100）

在各個企業(yè)的辦公室管理工作中，辦公室檔案管理工作是其重要的組成部分，能有效協(xié)調(diào)各部門的關(guān)聯(lián)性工作開展。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和行業(yè)市場的不斷變化，在各個企業(yè)中，辦公室檔案管理工作也要隨著市場形勢進(jìn)行改革和創(chuàng)新，響應(yīng)時代發(fā)展的潮流，充分發(fā)揮其在企業(yè)中的優(yōu)勢，將辦公室檔案管理工作中工作人員的查詢、檢索、記錄等工作由繁化簡，提高辦公室檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。但是現(xiàn)階段在辦公室檔案管理工作中，也仍然存在一些問題，所以想要促進(jìn)辦公室檔案管理工作的順利開展，就要針對這些問題進(jìn)行具體地分析，并制定相應(yīng)的解決方案，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作在企業(yè)中的作用。

1 現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況分析

1）工作人員的工作水平低下。在各企業(yè)的辦公室檔案管理工作中，有些工作人員都是非“科班”出身，對辦公室檔案管理工作的管理理念和專業(yè)知識了解得并不透徹，工作水平和職業(yè)素養(yǎng)偏低，這是影響辦公室檔案管理工作開展的重要因素之一。另外，現(xiàn)階段是網(wǎng)絡(luò)化時代，各企業(yè)在辦公室檔案管理工作中已經(jīng)摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，而是廣泛地在辦公室檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，但是有些工作人員對于信息化技術(shù)和電子計算技術(shù)的使用并不熟練，僅憑靠簡單的計算機操作很難將辦公室檔案管理工作進(jìn)行完善，達(dá)不到辦公室檔案管理工作預(yù)期的效果，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作中引進(jìn)的先進(jìn)電子設(shè)備沒有“用武之地”[1]。

2）忽視辦公室檔案管理工作的重要性?，F(xiàn)階段，在大部分企業(yè)的發(fā)展過程中，更偏重于對經(jīng)濟效益方面工作的管理，對辦公室檔案管理工作沒有以其高度的重視，僅是將辦公室檔案管理工作當(dāng)作簡單的文字類管理工作處理，辦公室檔案管理工作成為輔助各部門工作的附屬工作，并且，在各企業(yè)中，對辦公室檔案管理工作也缺乏相關(guān)的管理規(guī)定和制度，導(dǎo)致客戶信息沒有專人的管理，保存途徑十分單一，長此以往，由于人員流動、崗位調(diào)離，都會導(dǎo)致客戶信息流失，造成不可逆轉(zhuǎn)的局面。另外，在辦公室檔案管理工作中，大部分工作人員側(cè)重于對人事檔案和合同文件的管理，忽視了其他企業(yè)相關(guān)資料的管理，這也是制約辦公室檔案管理工作順利開展的重要因素。

3）辦公室檔案管理工作缺乏相關(guān)保障。由于各企業(yè)對辦公室檔案管理工作疏于管理，這就導(dǎo)致辦公室檔案管理工作中數(shù)據(jù)、信息、資料的安全保存難以得到保障。第一，辦公室檔案管理工作的工作人員自身忽視辦公室檔案管理工作的重要性，常因為人為失誤或責(zé)任心短缺致使數(shù)據(jù)、信息和資料的損壞或丟失；第二，企業(yè)忽視辦公室檔案管理工作，缺乏安全防范意識和網(wǎng)絡(luò)安全意識，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作的安全性難以得到保障，進(jìn)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息、資料泄露的 現(xiàn)象[2]。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的措施

1）建立完善的工作團(tuán)隊，提升工作水平。隨著社會現(xiàn)代化進(jìn)程的快速發(fā)展，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求?；诖耍k公室檔案管理工作的相關(guān)工作人員要積極響應(yīng)時代發(fā)展的潮流和行業(yè)市場的需求，提升自身的工作水平和職業(yè)素養(yǎng)，加強自身的紀(jì)律意識和規(guī)則意識，才能更好地把握辦公室檔案管理工作的動向，辦公室檔案管理工作相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了辦公室檔案管理工作的工作效率，甚至關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展走向[3]。想要有效提高辦公室檔案管理工作相關(guān)工作人員的素養(yǎng)，就要為辦公室檔案管理工作的相關(guān)工作人員經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于人力資源和檔案管理的思想交流會，有計劃地安排一些相關(guān)實踐活動，聘請專家對辦公室檔案管理工作的相關(guān)工作人員進(jìn)行工作講解和指導(dǎo)并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念，提高辦公室檔案管理工作的相關(guān)工作人員的工作水平，提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

2）提高對辦公室檔案管理工作的重視程度。要想提高辦公室檔案管理工作的工作效率，最基礎(chǔ)的就是要轉(zhuǎn)變企業(yè)和工作人員對辦公室檔案管理工作的管理態(tài)度，提高對辦公室檔案管理工作的重視程度，轉(zhuǎn)變工作理念，增強辦公室檔案管理工作中的管理意識，創(chuàng)新檔案管理理念。與此同時，辦公室檔案管理工作的管理人員要制定科學(xué)的辦公室檔案管理工作管理制度和規(guī)定，通過制度和規(guī)定來約束工作人員的工作責(zé)任心，健全的辦公室檔案管理工作管理制度和規(guī)定是提高辦公室檔案管理工作效率的基礎(chǔ)，所以各企業(yè)要切實落實辦公室檔案管理工作的規(guī)章制度，提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

3）提高辦公室檔案管理工作的安全性。提高辦公室檔案管理工作的安全性是保證企業(yè)信息不被破壞、泄露的前提，也是提高辦公室檔案管理工作效率的保證，所以在企業(yè)中，首先要制定辦公室檔案管理工作向印度歌保密制度，提高工作人員的安全保密意識，并對工作人員的工作進(jìn)行約束，發(fā)現(xiàn)有泄漏、破壞企業(yè)信息、數(shù)據(jù)、資料的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格查辦和懲處，保證辦公室檔案管理工作的安全性；其次，企業(yè)也要對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的計算機知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識培訓(xùn)，讓工作人員明確網(wǎng)絡(luò)隱患帶來的嚴(yán)重后果，進(jìn)而有效提升辦公室檔案管理工作的效率[4]。

4）融入信息化管理手段。在辦公室檔案管理工作中，想要提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并有效將企業(yè)的各項工作進(jìn)行串聯(lián)和整合，就要使信息化技術(shù)和計算機技術(shù)，并實際應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，建立一個檔案信息管理系統(tǒng)，確保辦公室檔案管理工作的工作效率以及質(zhì)量。但是，辦公室檔案管理工作在運用現(xiàn)代化信息技術(shù)的時候，要同時注意保留現(xiàn)有辦公室檔案管理工作的優(yōu)點，繼而研發(fā)專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，從而可以滿足于辦公室檔案管理工作的需求[5]。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點：首先，要注重于在硬件方面的建設(shè)，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對于網(wǎng)絡(luò)以及計算機等設(shè)備都有很高的要求，所以，企業(yè)要把所用的網(wǎng)絡(luò)，電腦等計算機設(shè)備進(jìn)行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設(shè)備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎(chǔ)。其次，要注重于在軟件方面的建設(shè)，購買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)等多方面工作，設(shè)立專業(yè)人員專門管理軟件的運行與操作。最后，就是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時要提前做系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

綜上所述，企業(yè)的發(fā)展會給辦公室檔案管理工作增加更多的檔案、數(shù)據(jù)、信息和資料，給辦公室檔案管理工作的開展帶來了一定的難度，所以相關(guān)管理人員和工作人員必須具備與時俱進(jìn)的工作理念，對辦公室檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，進(jìn)而有效提升辦公室檔案管理工作的效率，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。