《中華人民共和國檔案法》2020修訂版對當前檔案管理信息化建設的思考

吳 蔓

（湖北汽車工業(yè)學院檔案館，湖北 十堰 442002）

2020年修訂版《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）對檔案管理制度、檔案信息化建設、檔案開放利用、檔案監(jiān)督檢查等進行了完善，為推動檔案工作進一步走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化創(chuàng)造了條件。如何應對《檔案法》修訂對傳統(tǒng)檔案包括檔案信息的接受、傳遞、存儲、鑒定和提供帶來新的挑戰(zhàn)，助推檔案工作信息化建設，還要解決信息化帶來的風險，是檔案工作人當前應積極思考和謀劃的。

《檔案法》2020年修訂版增設“檔案信息化建設”一章，涵蓋信息系統(tǒng)建設、電子檔案管理、電子檔案接收、數字檔案館建設和檔案數字資源共享利用等方面，對于檔案信息化工作的重視程度前所 未有。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質、實物的檔案形式存在，隨著時間的推移，這類型檔案經過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現(xiàn)破損問題，并在紙質檔案受材質所限，長時間的存儲會導致紙張本身也會變得薄而脆，經受不住磨損，嚴重時還會導致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設，使得檔案得以采用數字化形式保存，一般能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數字化形式呈現(xiàn)的檔案無需占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢。

在檔案管理過程中，通過加強信息化建設，將傳統(tǒng)紙質檔案資料轉化為數字化資料，統(tǒng)一錄入到計算機相關軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，通過推動信息化建設，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。

信息化背景下檔案管理過程中，信息系統(tǒng)中合理地設計檔案資源管理模塊，具體涉及檔案數據庫、檔案資料庫、保管期模塊和文檔模塊等內容。同時，在信息化檔案管理過程中，發(fā)揮信息系統(tǒng)的采集功能、存儲功能、資源分類功能、信息統(tǒng)計功能、檔案資料查詢功能，簡化檔案信息化管理的操作程序，以此提升檔案的管理服務水平。借助信息系統(tǒng)進行管理的過程中充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的預覽、打印和傳遞功能，切實保檔案資料的完整性和真實性，全而提升檔案的管理效率。其次，通過增加檔案信息化系統(tǒng)的編號查詢和關鍵詞查詢功能，并合理設置檔案資料的來源、檔案內容、錄入時間和使用方向的標簽，增添信息查詢功能。針對不同類型的檔案資源設置不同的檔案代碼，檔案的代碼與信息文本內容對接起來，查詢檔案資料提供便利的條件。檔案管理人員選取現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)開發(fā)平臺，充分突顯檔案管理系統(tǒng)的可操作性，增加可視化設計功能。保證檔案管理信息系統(tǒng)的調查、分析和轉換工作的順利開展，進行檔案資料開發(fā)，從而有效提升信息化水平。

通過加強檔案管理信息化建設，降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。提高檔案管理的效率，使得檔案質量更便于檢索查詢，提升檔案質量的利效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價值。積極利用信息化技術手段推動檔案管理信息化建設發(fā)展，促使檔案管理的作用價值得到充分發(fā)揮，更好地適應當前信息化時代發(fā)展要求。

在當前的檔案管理上缺少科學制度規(guī)范，相應的管理流程和標準也不夠完善。沒有按照嚴格的標準和要求開展檔案管理工作，填寫時字體、內容乃至格式均不相同，這對檔案管理效率和能力會造成一些不良后果，導致檔案工作的開展不能順利進行。缺少監(jiān)督管理的制度，影響了檔案管理的質量和水平。

檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，屬于兼任檔案管理工作，沒有系統(tǒng)學習過相關的業(yè)務。檔案管理人員對相關的管理制度、流程和標準不了解熟悉，在開展工作可能會出現(xiàn)不規(guī)范、不統(tǒng)一，甚至出錯，影響管理效率。

檔案管理基礎設備和方法不滿足現(xiàn)代化的需求，設備陳舊落后不滿足實際工作需求，不滿足新形勢下檔案管理進步的發(fā)展方向，在技術上比較落后，對設備的維護和保養(yǎng)也不夠重視，導致給檔案管理的效率帶來阻礙。傳統(tǒng)的管理模式阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新和進步、檔案管理制度上的完善和發(fā)展，脫離了實際的情況，導致工作效率無法提升。

檔案信息化建設還存在安全性問題。在檔案管理的過程中，保證檔案資料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的檔案管理過程中，保密性是信息化系統(tǒng)必須從底層要考慮的問題。檔案信息化管理平臺，需要將資料直接上傳到服務器或云端，案管理人員借助互聯(lián)網平臺從數據服務器下載資料，讓數據資料解包，但也存在著一定的風險，可能會導致防火墻外的數據在受到攻擊之后被篡改，從而嚴重威脅文書檔案資料的安全性。

加強檔案管理信息化建設，能夠有效賦予相應檔案統(tǒng)一的數字化格式規(guī)范，從而更加便于進行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學規(guī)范。

采用理論學習、脫產培訓、跟班學習等渠道、形式，系統(tǒng)、全面提升檔案管理人員業(yè)務技能，克服能力不足和本領恐慌。同時，積極創(chuàng)造條件，鼓勵和支持檔案管理工作人員按照有關規(guī)定參與專業(yè)技術職稱評定，造就一支作風扎實、業(yè)務過硬的專業(yè)人才隊伍。

積極爭取政策和經費支持，將電子檔案接收、數字檔案館建設、檔案數字資源共享利用等工作統(tǒng)籌謀劃，一體推進。合理增加業(yè)務系統(tǒng)流程，優(yōu)化系統(tǒng)操作，不斷提升系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性、可操作性，實現(xiàn)檔案在接受、保管、鑒定與提供利用等環(huán)節(jié)的一體化及部門間的安全傳輸與信息共享。采取各種舉措不斷推進檔案管理信息化建設。

為了避免由于病毒入侵破壞系統(tǒng)數據信息或者操作不當造成數據丟失，應該完善數據備份，根據實際情況實時備份進行數據備份與恢復，減少由于突發(fā)情況引起的損失。通過減小無關人員使用檔案信息化系統(tǒng)，保護信息資料的安全。訪問權限的級別設定可以從技術上加強監(jiān)管，規(guī)范信息系統(tǒng)的使用，減少不當操作的概率。在加密軟件的基礎上配合硬件防止破密等手段，提高重要信息安全性。升級防火墻阻止非法訪問、通過進行安全掃描找到系統(tǒng)漏洞等?？梢愿鶕嶋H情況來建立網絡安全防御系統(tǒng)，綜合運用多種防御措施形成“組合拳”來防護檔案信息系統(tǒng)的安全。

檔案信息化建設是與時俱進的必然趨勢，檔案管理人員充分認識到檔案管理信息化建設的作用價值，了解在推動檔案管理信息化建設的過程中存在的問題，提出一些針對性的應對策略，最終有效推動檔案管理信息化建設實現(xiàn)更好的發(fā)展。