淺析醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性

郭 滔

（肇慶市中醫(yī)院，廣東 肇慶 526020）

醫(yī)院基建檔案管理主要是指由醫(yī)院基建部門(mén)所展開(kāi)以建筑運(yùn)營(yíng)活動(dòng)為落腳點(diǎn)的檔案收集與管理活動(dòng)，其作為醫(yī)院內(nèi)部控制的重要組成，對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理效率的提升具有重要推動(dòng)作用。一般而言，基建檔案主要包括招投標(biāo)文件、審批文件以及設(shè)計(jì)文件等多種文件檔案，同時(shí)，還涵蓋基建過(guò)程中涉及裝修以及設(shè)備安裝等方面的信息，是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略決策制定的數(shù)據(jù)保障。但是，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的內(nèi)外部環(huán)境日漸復(fù)雜，職能上的變化增加了醫(yī)院基建檔案管理的復(fù)雜性。對(duì)此，本文將從兩個(gè)方面對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作進(jìn)行分析，旨在通過(guò)明晰基建檔案管理工作的重要性，提升醫(yī)院對(duì)基建檔案管理的重視度，并通過(guò)提出相關(guān)建議的方式，推動(dòng)醫(yī)院基建檔案管理價(jià)值的最大發(fā)揮。

1 醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性

1.1 保障資料數(shù)據(jù)的重要路徑

資料數(shù)據(jù)作為醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)與運(yùn)行活動(dòng)的重要支撐，能夠有效幫助醫(yī)院規(guī)避運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和提升后續(xù)維護(hù)的效率。特別在醫(yī)院快速發(fā)展的背景下，資料文件的內(nèi)容與呈現(xiàn)方式日漸多樣，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存放方式與管理方式具有較強(qiáng)的單一性，使其難以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要，在此背景下，醫(yī)院基建檔案管理的重要性日漸突出，其能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案管理針對(duì)性的提升，為醫(yī)院檔案資料全面性與完整性的提升創(chuàng)造條件。

1.2 提升工作效率的重要支撐

在醫(yī)院進(jìn)行修繕、擴(kuò)建項(xiàng)目的過(guò)程中，會(huì)以往的基建檔案數(shù)據(jù)為參考，用以提升項(xiàng)目決策的科學(xué)性與合理性，特別是在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入的背景下，醫(yī)院的規(guī)模日漸擴(kuò)大，在此背景下，醫(yī)院基建檔案管理的重要性日漸提升，其能夠?yàn)獒t(yī)院擴(kuò)建、修繕以及裝修等各個(gè)項(xiàng)目提供重要數(shù)據(jù)支撐，為建設(shè)工程的展開(kāi)提供重要參考，進(jìn)而達(dá)到提升工作效率的目標(biāo)[1]。

1.3 強(qiáng)化監(jiān)管力度的重要保障

基建檔案管理作為建設(shè)工程施工情況與質(zhì)量的直觀展示，不僅能夠?yàn)獒t(yī)院后續(xù)維護(hù)工作提供重要參考，還能為監(jiān)督工作的展開(kāi)提供重要數(shù)據(jù)支撐。一般而言，醫(yī)院基建檔案管理會(huì)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)展階段、投資階段以及建設(shè)階段等各方面的信息進(jìn)行記錄、評(píng)價(jià)以及保管，是建設(shè)工程的真實(shí)化反映，醫(yī)院相關(guān)工作人員能夠以基建檔案為支撐對(duì)建設(shè)工程中的缺陷與問(wèn)題進(jìn)行核查，用以促進(jìn)監(jiān)管力度的提升，同時(shí)，還能有效降低醫(yī)院資金流失與浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)[2]。

2 醫(yī)院基建檔案管理工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)

2.1 醫(yī)院基建檔案管理工作的問(wèn)題

醫(yī)院基建檔案管理工作的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：一是重視程度偏低，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的背景下，醫(yī)院更為重視市場(chǎng)份額的搶占和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升，對(duì)基建檔案管理的重視程度相對(duì)偏弱，在此背景下，醫(yī)院基建檔案管理工作的落實(shí)缺乏必要的支撐，進(jìn)而對(duì)基建檔案收集與管理質(zhì)量的提升產(chǎn)生不良影響；二是管理制度有待完善，目前，部分醫(yī)院尚未制定針對(duì)基建檔案管理的管理機(jī)制，使得基建檔案管理存在檔案數(shù)據(jù)收集與整理科學(xué)性偏低、檔案管理人員工作積極性不高以及管理工作流程規(guī)范度偏低等方面的問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)基建檔案管理工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生不良影響；三是人才綜合素質(zhì)偏低，在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)體系不斷優(yōu)化的背景下，基建檔案管理工作的復(fù)雜性有所提升，但是，在實(shí)際的基建檔案管理工作中，由于醫(yī)院重視程度偏低，在選取基建檔案管理人員的過(guò)程中，并未對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)性與職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考察，使得在崗人員存在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)偏低的問(wèn)題，更甚者部分醫(yī)院選擇兼職人員參與到基建檔案管理工作之中，極大提高了醫(yī)院基建檔案管理的不穩(wěn)定性，再加上針對(duì)性培訓(xùn)機(jī)制的缺失，使得基建檔案管理人員缺乏成長(zhǎng)機(jī)會(huì)，難以適應(yīng)醫(yī)院基建檔案管理的實(shí)際要求，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量的提高產(chǎn)生不良影響[3]。

2.2 醫(yī)院基建檔案管理工作的優(yōu)化

醫(yī)院基建檔案管理工作的優(yōu)化，應(yīng)當(dāng)注意以下幾方面：一是重視程度的提高，重視程度的提高主要包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和基建檔案管理人員，其中醫(yī)院重視程度提升是管理人員重視程度提升的前提，對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)基建檔案管理的重視，為管理人員重視程度的提高創(chuàng)造條件，在重視程度提高的背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)適度增加對(duì)基建檔案管理的資金投入，通過(guò)優(yōu)化硬件條件的方式，為基建檔案管理工作質(zhì)量的提升創(chuàng)造條件；二是管理機(jī)制的優(yōu)化，首先醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，一般而言，基建檔案管理主要涉及檔案數(shù)據(jù)收集、檔案整理、檔案保存以及檔案使用等多個(gè)方面，在優(yōu)化管理流程的過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化處理，側(cè)重于強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)收集的方式、收集的內(nèi)容、檔案分析等方面，通過(guò)細(xì)化各個(gè)環(huán)節(jié)的方式，促進(jìn)基建檔案管理規(guī)范性的提升。其次監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建，監(jiān)督機(jī)制是保證基建檔案管理工作規(guī)范化落實(shí)的重要支撐，對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善，應(yīng)當(dāng)將監(jiān)督體系涵蓋于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)這樣的方式，提升監(jiān)督管理的有效性，為醫(yī)院基建檔案管理工作的落實(shí)提供約束力。再者考核機(jī)制，考核機(jī)制是提升基建檔案管理人員重視程度和工作水平的重要路徑，對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將基建檔案管理納入考核標(biāo)準(zhǔn)之中，并配合獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行評(píng)定獎(jiǎng)懲，通過(guò)這樣的方式，能夠有效激發(fā)管理人員的自我提升意識(shí)，為基建檔案管理質(zhì)量的不斷提升提供重要支撐；三是智能化建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，檔案數(shù)據(jù)信息的呈現(xiàn)方式日漸多樣，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以實(shí)行形式檔案呈現(xiàn)形式的管理，對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展做好基建檔案管理的信息化建設(shè)工作，通過(guò)完善基礎(chǔ)設(shè)施與信息化管理機(jī)制的方式，推動(dòng)基建檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)，同時(shí)，借助信息化基建檔案管理推動(dòng)檔案管理難度的降低、管理工作有效性的提高以及管理質(zhì)量的提升；四是培養(yǎng)機(jī)制，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，以推動(dòng)管理人員的階梯化發(fā)展，提升管理人員與基建檔案管理工作適應(yīng)性的提升，為醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升提供人才支撐和后備力量[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)療衛(wèi)生體制不斷優(yōu)化的背景下，醫(yī)院的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，在此背景下，基建檔案的重要性逐漸提高，而基建檔案管理作為提升基建檔案完整性與使用效率的重要路徑，其逐漸成為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成，對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)基建檔案管理工作的重視，通過(guò)優(yōu)化工作流程、管理機(jī)制以及人才培養(yǎng)機(jī)制的方式，推動(dòng)基建檔案管理工作質(zhì)量的提高，為醫(yī)院基建檔案管理作用的充分發(fā)揮創(chuàng)造 條件。