提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

向艷慧

（山東省濟(jì)寧市汶上縣廣播電視臺(tái)（汶上縣融媒體中心），山東 濟(jì)寧 272100）

信息時(shí)代的來臨使得檔案管理更加體系化，這有助于檔案管理人員對大量的、復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行高效地管理[1]。但是，在信息化時(shí)代中，檔案管理工作的要求發(fā)生了新變化，管理人員需要具備更加專業(yè)的能力才可以勝任這份工作。如何在信息化時(shí)代中提升檔案管理的質(zhì)量，使得檔案管理工作更具科學(xué)化是人們正在探究的話題。

1 我國檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理體系不完善

當(dāng)前階段，我國的檔案管理缺乏較為完整的管理體系，這導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)行變得雜亂無章，檔案管理行業(yè)亂象叢生。一些管理人員在開展檔案管理工作的過程中，未能對自己的行為進(jìn)行嚴(yán)格的約束，這導(dǎo)致檔案信息的安全面臨較大的挑戰(zhàn)[2]。此外，由于缺少科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，部分管理人員的責(zé)任意識(shí)不到位，從而導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量得不到提升。

1.2 管理效率較低

在信息化社會(huì)發(fā)展的過程中，檔案信息涉及的內(nèi)容越來越多。尤其是在信息技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)各領(lǐng)域后，各企業(yè)單位的檔案信息更加多樣化。但是一些企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行檔案信息的管理，這導(dǎo)致檔案信息管理效率一直得不到提升，在檔案信息量日益增加的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式弊端就會(huì)逐步體現(xiàn)出來。

1.3 管理人員素質(zhì)不高

檔案管理對于一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)部門來十分重要，而檔案管理人員能夠直接影響到檔案管理的質(zhì)量[3]。但是當(dāng)前我國檔案管理行業(yè)中，專業(yè)的管理人員非常匱乏，很多企業(yè)部門的檔案管理人員都是一身兼多職，這些人員的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到檔案管理工作提出的基本需求，從而影響到檔案管理的效率。

2 提高檔案管理科學(xué)化的策略

2.1 健全檔案管理機(jī)制

科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制是確保檔案管理質(zhì)量提升的重要因素，如果檔案管理機(jī)制不夠健全、不夠完善，那么將影響到檔案管理的質(zhì)量。而完整的檔案管理制度需要包含使用制度、保密制度、管理制度、獎(jiǎng)懲制度。想要將檔案管理的制度進(jìn)行完善，可以通過分層管理的模式實(shí)現(xiàn)[4]。首先，需要將檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行分層，設(shè)定重要等級(jí)；其次，指定專業(yè)的管理人員對重要的檔案進(jìn)行管理，次要的檔案信息則由其他人員管理；最后，將檔案管理、應(yīng)用等信息記錄在管理日記中，使得檔案的應(yīng)用、管理更具透明化。通過這些舉措，能夠提升檔案管理的科學(xué)性，使得檔案管理質(zhì)量得到提升。

2.2 信息化的檔案管理方式

實(shí)現(xiàn)檔案信息化是檔案信息管理工作當(dāng)下的發(fā)展趨勢，信息化的檔案管理能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，現(xiàn)代管理設(shè)備的應(yīng)用有著重要的作用。我國以往的檔案管理方式都是通過人工書寫記載在紙張上。而隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，很多企業(yè)單位都通過數(shù)字設(shè)備進(jìn)行檔案信息的管理[5]。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及的時(shí)代中，檔案服務(wù)模式也出現(xiàn)了新變化，網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)成為當(dāng)前檔案信息服務(wù)的主要模式。檔案管理工作也逐漸趨向于科技化。所以，相關(guān)的企業(yè)需要建立屬于自己的信息數(shù)據(jù)庫，將檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行管理，這可以使得檔案管理更加高效。在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，還需要注意檔案信息的安全性，確保檔案信息不被泄露，給企業(yè)單位帶來更多的損失。

2.3 提升管理人員專業(yè)能力

檔案管理工作屬于綜合性非常強(qiáng)的工作，尤其是在當(dāng)前信息時(shí)代中，更多的先進(jìn)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作中。所以，這要求檔案管理人員具備更為專業(yè)的管理能力。檔案管理人員需要在掌握紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)，從而將檔案管理工作做好。企業(yè)單位需要定期對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，熟練掌握科學(xué)化的管理技術(shù)；其次，企業(yè)單位可以以豐厚的待遇聘請一些業(yè)內(nèi)專業(yè)人員對自身的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，分析出管理過程中的不足，并對這些不足進(jìn)行優(yōu)化；最后，企業(yè)需要通過科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制對管理人員進(jìn)行約束，使得管理人員按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作，提升檔案管理的科學(xué)性。

2.4 優(yōu)化檔案服務(wù)方式

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對于檔案資料的使用需求正在增加。所以，檔案服務(wù)工作不應(yīng)該僅僅局限于企業(yè)部門的內(nèi)部[6]。為此，企業(yè)單位需要對自身的檔案服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化，使得檔案管理更具科學(xué)化。首先，企業(yè)單位中機(jī)密的檔案信息瀏覽應(yīng)該設(shè)限，只能通過特定的人物登錄、瀏覽；其次，建立企業(yè)內(nèi)部瀏覽系統(tǒng)，將企業(yè)發(fā)展中需要全部員工了解的信息歸為一檔，員工通過內(nèi)部的賬號(hào)可以登錄 瀏覽[7]。

3 結(jié)束語

總而言之，在信息化深入發(fā)展的今天，想要實(shí)現(xiàn)將檔案管理的科學(xué)化，需要相關(guān)的企業(yè)部門能夠立足自身的發(fā)展特點(diǎn)，將信息技術(shù)應(yīng)用在管理工作中，進(jìn)一步提升管理工作的效率，通過更多科學(xué)的管理模式，推動(dòng)檔案管理工作深入地發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。