一流大學(xué)建設(shè)視域下高校檔案工作的定位與功能淺探

張子義 馬桂馨

（青島大學(xué)，山東 青島 266000）

檔案在高校發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中具有不可忽視的重要作用，檔案是學(xué)校發(fā)展歷程中最全面、最真實(shí)的歷史資料，反映了一個(gè)學(xué)校的文化底蘊(yùn)和發(fā)展歷程。近年來(lái)，隨著檔案工作的改革，檔案館在高校中的定位也有所改變，檔案工作職能拓展已經(jīng)成為檔案工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)于高校檔案工作的研究也十分多，有學(xué)者認(rèn)為，檔案館應(yīng)該成為高校文件運(yùn)行管理中心、信息公開平臺(tái)、信息樞紐以及文化傳播驛站。建設(shè)一流大學(xué)的背景下，高校的育人職責(zé)越來(lái)越重，檔案工作改革是高校綜合改革的重要組成部分，新時(shí)期檔案管理應(yīng)該圍繞高校發(fā)展目標(biāo)而進(jìn)行，為提升高校學(xué)科建設(shè)水平以及人才培養(yǎng)水平提供更多支持。新時(shí)期高校檔案館的定位越來(lái)越完善，但高校的檔案建設(shè)工作還存在一些問(wèn)題，比如檔案管理不當(dāng)、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率不夠高等等，這些問(wèn)題又關(guān)系到高校的進(jìn)一步發(fā)展。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案館應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極應(yīng)變，對(duì)信息化時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新模式進(jìn)行探討，在信息技術(shù)支持下尋求檔案功能的拓展。

1 檔案工作的定位和功能

對(duì)高校檔案館來(lái)講，開展工作之前，首先要確定檔案工作的基本定位，在此基礎(chǔ)上才能更有序地推進(jìn)檔案管理工作，發(fā)揮檔案館的職能。總體來(lái)講，檔案管理部門是學(xué)校工作的職能部門，同時(shí)又是永久保存各種檔案信息的機(jī)構(gòu)，在高校治理和高校學(xué)術(shù)建設(shè)過(guò)程中具有十分重要的意義。

1.1 為一流學(xué)科建設(shè)和學(xué)術(shù)研究提供支持

一流大學(xué)建設(shè)需要配套的一流檔案館，對(duì)于一所高校來(lái)講，學(xué)科建設(shè)和學(xué)術(shù)研究水平是最能反映高校綜合能力水平的重要因素，檔案系統(tǒng)記錄了高校的發(fā)展歷程，通過(guò)檔案開發(fā)，可以研究高校學(xué)科建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為推動(dòng)學(xué)科發(fā)展以及打造優(yōu)勢(shì)學(xué)科提供更多有價(jià)值有意義的咨詢。另外，科研檔案一直是高校檔案系統(tǒng)中最重要的檔案資源之一，不僅記載了各種高校的科研活動(dòng)以及成功，還是進(jìn)一步開展學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)，任何學(xué)術(shù)研究上的新成果都是對(duì)以前成果的總結(jié)和借鑒發(fā)展起來(lái)的，科研檔案的充分利用，可以為學(xué)者在某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域中的研究提供支持，從而產(chǎn)生更多創(chuàng)新性的研究成果。

經(jīng)過(guò)調(diào)研分析，一流大學(xué)的檔案館的整體服務(wù)水平都比普通高校要高，無(wú)論是在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備還是設(shè)施建設(shè)和服務(wù)等方面，都有明顯的優(yōu)勢(shì)，而檔案館的建設(shè)也為一流大學(xué)建設(shè)提供了強(qiáng)大的助 推力。

1.2 提升人才培養(yǎng)和管理水平

一流高校不僅在學(xué)術(shù)科研上要發(fā)揮自身的職責(zé)，更重要的是，要承擔(dān)立德樹人的重任，為社會(huì)培養(yǎng)程度高水平人才。高校檔案為高校評(píng)估提供了依據(jù)，檔案記錄了學(xué)校的招生情況、專業(yè)設(shè)置分類、教學(xué)計(jì)劃與實(shí)施、學(xué)生學(xué)習(xí)情況、畢業(yè)就業(yè)等信息，對(duì)這類檔案進(jìn)行充分開發(fā)，有助于促進(jìn)教學(xué)改革，幫助高校教師豐富教學(xué)內(nèi)容，推動(dòng)高校教學(xué)質(zhì)量的提升?？傮w來(lái)講，檔案是教學(xué)信息資源的提供者，有的學(xué)校還有專門的檔案專業(yè)，在這類學(xué)校中，檔案館就是檔案專業(yè)的教學(xué)實(shí)踐基地，將理論教學(xué)和實(shí)踐教育充分結(jié)合起來(lái)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行實(shí)踐指導(dǎo)，致力于培養(yǎng)更多綜合型人才[1]。

1.3 傳承校園文化

檔案不僅是科研和教學(xué)工作的重要信息來(lái)源，還是文化傳承的載體。檔案的本質(zhì)是對(duì)各種歷史事件的記錄，將發(fā)展歷史、當(dāng)下建設(shè)情況以及未來(lái)的戰(zhàn)略發(fā)展方向充分結(jié)合起來(lái)，檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展軌跡、科研成果等，是各個(gè)時(shí)期教學(xué)科研的真實(shí)反映，也是學(xué)校歷史文化的縮影和文化積淀。通過(guò)對(duì)高校的檔案資源進(jìn)行利用，可以了解學(xué)校的發(fā)展歷史，也可以對(duì)學(xué)校文化進(jìn)行了解，有助于學(xué)校的文化得到傳承和延續(xù)。另外，檔案也是校園文化建設(shè)的重要支撐，校園文化是一個(gè)學(xué)校發(fā)展的根本，檔案作為重要的文化教育資源，具有豐富的文化內(nèi)涵，有助于在校進(jìn)行學(xué)習(xí)的學(xué)生培養(yǎng)正確的人生觀、價(jià)值觀和世界觀。而且檔案的真實(shí)性對(duì)于學(xué)生來(lái)講有很強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力，每個(gè)學(xué)校在長(zhǎng)期辦學(xué)實(shí)踐過(guò)程中都形成了自己獨(dú)特的校風(fēng)、校訓(xùn)和辦學(xué)精神，這些精神就是師生認(rèn)同的準(zhǔn)則，是校園文化的產(chǎn)物。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行利用，可以很好地發(fā)揮出檔案的育人功能。

1.4 文化傳播與交流

檔案館是學(xué)校的重要組成機(jī)構(gòu)，檔案內(nèi)容豐富，涵蓋范圍廣，檔案資源在文化傳播中處于主導(dǎo)和中心地位。近年來(lái)，我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展迅速，對(duì)于檔案資源的重視程度也越來(lái)越高，檔案中的寶貴的文化資源，是新時(shí)期促進(jìn)文化傳播和交流的重要媒介，比如檔案中的校史、年鑒、畫冊(cè)、各類文化藝術(shù)作品等，都具有很強(qiáng)的文化傳播與交流作用。高校的檔案資源十分豐富，應(yīng)該要充分利用這些檔案信息，借助現(xiàn)代化傳播技術(shù)，拓展檔案的文化傳播與交流功能，讓檔案參與到校園文化建設(shè)過(guò)程中來(lái)，借助檔案資源的傳播，來(lái)傳遞學(xué)校的文化底蘊(yùn)，展示學(xué)校的風(fēng)采。

2 當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理理念有待更新

一流大學(xué)建設(shè)，不僅僅要從科研和教育上著手，還要關(guān)注其他的軟件方面，檔案管理就是其中一個(gè)。一些高校人員對(duì)檔案管理的重視程度不夠高，認(rèn)為檔案管理對(duì)學(xué)校的發(fā)展不重要，導(dǎo)致檔案工作處于被邊緣化狀態(tài)。

2.2 檔案信息化程度需要提升

信息化時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，讓所有的行業(yè)和領(lǐng)域都發(fā)生了巨大改變。檔案管理也不例外，以前的檔案建設(shè)主要是紙質(zhì)檔案，時(shí)間年限太久，很容易丟失，對(duì)學(xué)校發(fā)展不利。信息化時(shí)代檔案資源信息化建設(shè)任務(wù)繁重，高校在開展檔案工作時(shí)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度。

2.3 檔案管理制度不完善

檔案管理制度是檔案工作的重要保障，由于檔案工作以前處于邊緣化狀態(tài)，檔案管理制度也不健全，在檔案收集、檔案利用等方面比較隨意，導(dǎo)致檔案資源的內(nèi)涵不夠豐富，檔案資源的利用率也不高。

2.4 檔案建設(shè)人才水平不高

檔案工作改革，需要一支高素質(zhì)隊(duì)伍作支撐，就當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)看，高校的檔案隊(duì)伍水平還不夠高，一些檔案管理人員的思想觀念陳舊，覺得檔案管理就是簡(jiǎn)單地收集檔案資源，沒有正確解讀到檔案工作的全新定位，而且有的檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的掌握不到位，檔案管理水平得不到提升。

3 一流大學(xué)建設(shè)視角下高校檔案工作策略

3.1 強(qiáng)化思想，重新定位檔案館的職能和定位

從宏觀角度來(lái)講，檔案工作改革就是要加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)、檔案服務(wù)體系建設(shè)以及信息安全體系建設(shè)。為更好地服務(wù)于一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)工作，檔案館必須要具備強(qiáng)大的發(fā)展能力，通過(guò)檔案資源的整合、資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化以及建設(shè)更特色的檔案資源，豐富檔案館的基本職能。以前的檔案館的定位比較單一，就是簡(jiǎn)單的檔案保存地，新時(shí)期背景下，檔案館要在原來(lái)的定位基礎(chǔ)上，延伸成為高校管理的參與部門、學(xué)科人才培養(yǎng)的支持力量以及文化傳承部門，拓寬檔案收集范圍，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)力度。對(duì)此，高校需要在校內(nèi)加強(qiáng)宣傳，對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳和講解，明確新時(shí)期檔案管理的功能定位，為檔案功能的發(fā)揮提供思想支持[2]。

3.2 提升檔案資源建設(shè)水平

3.2.1 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和共建力度

對(duì)于高校而言，檔案資源的豐富程度決定了檔案的作用和價(jià)值，在收集檔案信息時(shí)，要注重前端控制，從源頭上確保檔案信息完整。對(duì)于高校歷史發(fā)展過(guò)程中遺留在不同區(qū)域的歷史檔案，可通過(guò)社會(huì)征集、社會(huì)機(jī)構(gòu)的整合等多種渠道，不斷完善，豐富檔案資源體系。另外，還應(yīng)該注重檔案共建，跨區(qū)域、跨學(xué)校，實(shí)現(xiàn)資源整合，對(duì)于本校沒有的資源，可以通過(guò)多個(gè)學(xué)校之間的合作共建，形成聯(lián)合檔案館。國(guó)外的“參與式”檔案資源建設(shè)模式也可以充分借鑒，這種檔案建設(shè)模式是利用校內(nèi)各個(gè)單位、校外組織、學(xué)校師生和校友、社會(huì)個(gè)人等力量，將他們號(hào)召起來(lái)，參與到檔案資源建設(shè)體系中，讓這些人不僅成為檔案資源的利用者，還是檔案資源的貢獻(xiàn)者，推動(dòng)其角色的轉(zhuǎn)變，使檔案資源結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化。

3.2.2 加強(qiáng)特色檔案建設(shè)

特色檔案是突出一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)特色的重要資源，一所大學(xué)最核心的競(jìng)爭(zhēng)力就是學(xué)科建設(shè)水平，學(xué)科建設(shè)也是學(xué)校與其他學(xué)校區(qū)別開來(lái)的最根本的特色，從一定角度來(lái)講，學(xué)科排名就反映了學(xué)校的綜合實(shí)力。所以，在一流大學(xué)建設(shè)視角下，必須要加強(qiáng)一流學(xué)科建設(shè)，而一流學(xué)科建設(shè)與檔案工作密不可分。高校在檔案建設(shè)工作中要注重特色檔案的建設(shè)，比如反映高校歷史文化特點(diǎn)、學(xué)校歷史檔案、重大活動(dòng)檔案、重點(diǎn)學(xué)生檔案等，利用不同類別的檔案打造更有學(xué)校特色的館藏資源，提升學(xué)校的文化軟實(shí)力。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案改革創(chuàng)新提供了很好的平臺(tái)，高校的檔案內(nèi)容眾多，為了充分利用檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型目標(biāo)，需善于利用信息化技術(shù)，提升檔案信息化服務(wù)水平和綜合貢獻(xiàn)力。

3.3.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案的建設(shè)

高校應(yīng)該要為檔案管理部門配備更多專業(yè)的設(shè)施設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備、通訊設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等，為檔案管理信息化發(fā)展提供必要的硬件支持。

3.3.2 加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)

一流高校的檔案資源豐富多樣，需要?jiǎng)?chuàng)建自己的檔案網(wǎng)站，對(duì)檔案館藏資源、檔案管理制度、檔案借閱流程等進(jìn)行介紹。首先，在檔案館藏資源的建設(shè)過(guò)程中，要利用信息化技術(shù)對(duì)以前的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，對(duì)于產(chǎn)生的新的檔案信息，都采用數(shù)字化管理模式，根據(jù)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸類、保存，將檔案系統(tǒng)分為不同的類別，比如學(xué)生的學(xué)籍檔案、科研檔案、教學(xué)管理檔案等等，對(duì)于每一個(gè)子系統(tǒng)中的檔案內(nèi)容，要及時(shí)更新，豐富其內(nèi)容，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容不斷更新，給所有檔案資源的利用者提供最新、最全的信息支持。

3.3.3 利用新媒體平臺(tái)挖掘檔案價(jià)值

隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的開發(fā)和應(yīng)用，人們習(xí)慣于使用微信、微博、郵件等進(jìn)行交流，提高了人與人之間的交流效率。檔案管理也可以充分利用新媒體平臺(tái)，讓檔案資源發(fā)揮出最大的價(jià)值，產(chǎn)生高效廣泛的傳播。檔案館可以開通微博、微信公眾號(hào)、檔案APP，根據(jù)用戶的喜好，遠(yuǎn)程推送檔案館的工作狀態(tài)、館藏資源的更新等，還可以利用這些新媒體平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用，隨時(shí)根據(jù)需要獲取檔案信息，改變檔案館的服務(wù)模式，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，以用戶的需求為中心，提高高校檔案開發(fā)與管理水平[3]。

3.3.4 加強(qiáng)檔案資源的共享

只有對(duì)檔案進(jìn)行利用，才能真正發(fā)揮出檔案的價(jià)值，達(dá)到文化建設(shè)、文化傳輸?shù)哪康?。所以，要建立檔案資源信息資源共享系統(tǒng)，拓展檔案共享范圍，不同的高校之間有不同的辦學(xué)特點(diǎn)、校園文化環(huán)境，各個(gè)學(xué)校都可以通過(guò)信息鏈接到檔案資源共享系統(tǒng)中，促進(jìn)不同學(xué)校的檔案信息的有效傳輸，致力于高校改革與法治。

3.4 加強(qiáng)檔案資源開發(fā)與研究，強(qiáng)化一流大學(xué)文化建設(shè)

校園文化是學(xué)校發(fā)展的重要內(nèi)容之一，每一所學(xué)校都有獨(dú)特的發(fā)展歷史，一流大學(xué)的學(xué)科建設(shè)、校園文化、校園環(huán)境等都比普通高校更好，有其獨(dú)特的文化特點(diǎn)，校園文化建設(shè)在一流大學(xué)建設(shè)工作中具有不可忽視的作用。檔案工作恰好能反映出學(xué)校的文化，所以，在高校檔案工作中要結(jié)合高校文化建設(shè)工作目標(biāo)，深化檔案研究過(guò)程，有針對(duì)性地提升檔案服務(wù)水平，同時(shí)體現(xiàn)出一流大學(xué)文化特色。學(xué)校的文化底蘊(yùn)是與學(xué)校的發(fā)展緊密相關(guān)的，從建校伊始，到成為一流大學(xué)，每個(gè)學(xué)校都有自己獨(dú)特的情況，所以，在高校發(fā)展過(guò)程中，要立足校情，找準(zhǔn)自己的定位，結(jié)合本校的辦學(xué)理念、辦學(xué)目標(biāo)、學(xué)科建設(shè)水平、教育情況等，將校園文化建設(shè)和學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、師資力量配備情況、課程開設(shè)情況等結(jié)合起來(lái)，基于學(xué)校檔案的研究與發(fā)掘，建立更獨(dú)特的校園文化精神，以校園文化為依托，增強(qiáng)師生時(shí)間的粘結(jié)性，展示出學(xué)校的辦學(xué)宗旨，營(yíng)造良好的教學(xué)環(huán)境，為高校教育改革提供支持。

3.5 打造專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍

人才隊(duì)伍建設(shè)水平是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素，當(dāng)前很多檔案管理人員的綜合能力水平不高，思想陳舊，對(duì)一流大學(xué)建設(shè)和檔案館的建設(shè)都有影響。新的檔案工作對(duì)檔案管理人員的思維方式、工作能力、技能素養(yǎng)、職業(yè)道德等提出了更高的要求，為充分滿足高校檔案工作的專業(yè)性、復(fù)雜性發(fā)展趨勢(shì)，必須要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)。一方面，可以通過(guò)人才引進(jìn)和培訓(xùn)，對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，招聘更多年輕的檔案管理人員，改善檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)偏老齡化的問(wèn)題，同時(shí)要對(duì)檔案人員的學(xué)歷進(jìn)行篩選，組建一支學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能結(jié)構(gòu)較高的檔案人才團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案管理信息化發(fā)展提供支持。另一方面，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織培訓(xùn)課程，所有的檔案人員都必須參與，將培訓(xùn)作為一項(xiàng)終身學(xué)習(xí)目標(biāo)，邀請(qǐng)專業(yè)的講師對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，促進(jìn)檔案人員轉(zhuǎn)變思想觀念，學(xué)習(xí)檔案管理新理念、新技術(shù)、新方法，掌握更多新的理論知識(shí)和應(yīng)用技巧，從而更好地發(fā)揮檔案工作的職能。

3.6 完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程

完善檔案管理制度是規(guī)范檔案使用流程的前提，對(duì)于檔案的管理、檔案利用、檔案安全管理，各項(xiàng)工作都必須建立與之配套的管理制度，發(fā)揮檔案管理的功能。尤其是在信息化背景下，檔案管理必須要制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理流程，比如對(duì)檔案資源的收集、整理，都要形成一套完善的制度體系，在檔案利用過(guò)程中，也要建立檔案系統(tǒng)準(zhǔn)入制度，一些機(jī)密性較高的檔案，必須要有較高級(jí)別權(quán)限的人員才可以進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行查閱，以保護(hù)檔案資源的安全。在計(jì)算機(jī)硬件方面，要建立檔案管理安全管理制度，利用計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù)、軟件安全技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的全面保護(hù)[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案工作是學(xué)校發(fā)展中的重要內(nèi)容之一，在一流大學(xué)建設(shè)過(guò)程中，檔案工作的功能定位越來(lái)越突出，檔案的價(jià)值也越來(lái)越高。當(dāng)前高校檔案工作還存在一些問(wèn)題，檔案建設(shè)力度不夠高，對(duì)此，要結(jié)合高校的發(fā)展目標(biāo)，序漸進(jìn)地開展檔案資源建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，不斷豐富高校檔案內(nèi)容，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，利用多種渠道對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行宣傳和推廣，提高檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案在一流大學(xué)建設(shè)過(guò)程中的作用。