醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀與體會

孫 靖

（遼寧省義縣人民醫(yī)院，遼寧 錦州 121100）

對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，如何使辦公室文書檔案的管理更加科學、有效是保證檔案資料具有較高的質量和較強的完整性的重要影響因素，并且能夠有利于更加有效地利用文書檔案。因此，在醫(yī)院的發(fā)展過程之中，辦公室文書檔案的管理是否完整并且規(guī)范顯得尤為重要。

1 醫(yī)院辦公室文書檔案的相關概述

醫(yī)院辦公室文書檔案是由各種類的一些相關文件所組成的，通常來說，這類文書檔案可以是一些報告性質的文件、請示批復性質的文件以及一些會議記錄方面的資料。通過查找相關的辦公室文書可以在職工出現(xiàn)相關方面的問題時為職工和院方提供一個明確和有效的參考。文書檔案的參閱有利于更快地使醫(yī)院的職工了解一系列的相關情況，有利于醫(yī)院在遇到相關問題時根據(jù)過去的工作總結制定出一個比較完善的計劃。有利于減少工作中出現(xiàn)的許多不必要的問題。由此可見，辦公室文書檔案具有十分重要的作用。

2 醫(yī)院辦公室文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

相比于傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室文書檔案管理方法，信息化管理具有許多明顯的優(yōu)勢。首先，檔案管理的信息化大大提高了部門職工借閱文檔的效率，在準備查閱某項資料時，職工可以直接通過網(wǎng)絡進行查詢，減少了查詢檔案所需的時間，還可以實現(xiàn)多名職工同時查閱同一份資料，有效提高了資料的利用效率。其次，信息化管理加快了職工查閱文檔的速度，對于那些只要簡單了解即可的資料，可以在網(wǎng)上直接查詢，而不再需要到相關部門親自尋找。再次，信息化管理下相關人員在查閱時只能選擇自己權限范圍之內的資料，這就使得文書檔案具有更高的保密性。最后，信息化管理方式下，檔案管理人員的工作量將會大大減少，從而有利于文書檔案管理效率的進一步提升。

3 醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀

1）兼職人員管理。醫(yī)院辦公室的文書檔案目前由辦公室的兼職檔案員負責，兼職檔案員一般只接受過檔案管理的基礎知識培訓，對真正的檔案管理一知半解，缺乏實踐經(jīng)驗。隨著檔案的發(fā)展與進步，兼職檔案員所掌握的知識也與現(xiàn)實脫節(jié)，對于一些新的文書檔案管理的規(guī)范不了解、不掌握。加上辦公室日常的會務和事務工作，往往占據(jù)了兼職檔案員的所有時間，對于文書檔案的日常管理容易忽視，年底檔案移交也是突擊完成，不能系統(tǒng)地進行檔案整理，影響了檔案的整理質量。

2）文書檔案收集不完整。醫(yī)院擁有本部、友誼、廣仁三個院區(qū)，每個院區(qū)都有獨立的辦公室，但在文書檔案管理上，本部院區(qū)的文書檔案相對集中，友誼院區(qū)和廣仁院區(qū)的文書檔案相對零散，年底歸檔時三個院區(qū)的檔案也沒有進行分類、整合，存在部分檔案缺失。每年年底兼職檔案員會將所有的文件進行分類歸檔，但在收文檔案歸檔中存在一個突出的問題——所有移交的收文只有文件和領導、責任部門負責人簽批意見，沒有后續(xù)執(zhí)行文件的記錄和痕跡。如江蘇省先進工作者申報文件，辦公室移交的只有文件，沒有與申報相關的申報表、個人事跡、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文書檔案歸檔的要求和規(guī)范。辦公室文書檔案查閱的頻率較高，尤其是紙質的合作協(xié)議、目標責任書、會議記錄等，為了方便，在歸檔移交時可能因為檔案員的主觀原因而延誤檔案上交時間，導致檔案不完整。

4 醫(yī)院辦公室文書檔案管理的體會

1）建立和完善文書檔案管理制度。制度化地管理是新時期醫(yī)院文書檔案工作必要的手段，也是最有效的舉措之一。只有制定了文書檔案管理制度，才能規(guī)范文書檔案簽發(fā)、送呈、審批、辦理、歸檔、立卷、檢索的流程，才能對醫(yī)院的文書進行統(tǒng)一、規(guī)范、有效地管理。醫(yī)院要不斷建立和完善《檔案實體分類實施細則》《檔案保管制度》《檔案調閱制度》《檔案安全和消防制度》《檔案庫房管理制度》等制度規(guī)范，約束和加強文書檔案管理。

2）不斷提高文書管理的意識。目前醫(yī)院“重臨床，輕管理”的意識還一定程度存在，對于文書檔案的管理的重要性和必要性認識不清，很多重要文書檔案缺失和遺漏。做好文書檔案管理必須要加強重視程度，確保檔案人力資源、場地、設備等配備齊全。要給予充足的時間進行檔案整理，確保檔案質量。科室要有相對固定人員具體負責檔案工作，將檔案工作與日常工作相結合，與醫(yī)院重點工作相結合，與醫(yī)院的等級創(chuàng)建相結合，與醫(yī)院高質量發(fā)展相結合，提高認識，加強管理，并將文書檔案管理的及時性、完整性和規(guī)范性納入院科兩級目標責任制考核，落實管理責任。

3）在信息化建設的初期保證醫(yī)院檔案的安全。針對在醫(yī)院辦公室文書檔案建設初期的安全難以保證問題，必須要加強檔案管理人員的網(wǎng)絡安全意識，并且要對其進行必要的網(wǎng)絡安全教育。除此之外，還要利用網(wǎng)絡技術構建一個檔案文書管理的專用平臺，并且還要構建嚴密的防火墻，一個網(wǎng)絡安保系統(tǒng)可以更好地保證檔案資料在被調取和利用的過程中處于安全的狀態(tài)，從而避免受到黑客侵襲。除了構建安保系統(tǒng)，在進行檔案資料的各項信息化建設的同時，還要對檔案進行更加規(guī)范的管理和訪問，對存儲系統(tǒng)的建設一定要科學，對文書檔案的查詢機制一定要完善。通過將以上各種確保建設初期文書檔案安全的手段充分地結合起來，可以保證文書檔案的安全性。

4）加強檔案知識專業(yè)培訓。文書檔案管理具有專業(yè)性和系統(tǒng)性，兼職人員短期內很難掌握文書檔案管理的所有規(guī)定和要求，實際操作中勢必會影響檔案的質量。但醫(yī)院存在人力資源緊缺的現(xiàn)實狀況，很難設置專職檔案員，面對這種情況，醫(yī)院要在各科設定相對固定的兼職檔案員，定期系統(tǒng)地組織兼職檔案員進行檔案知識業(yè)務培訓，每年規(guī)定一定的學習任務和考核要求，修完學時，順利通過考核，取得兼職檔案員資格證書的才可參與檔案的管理。還要利用內網(wǎng)、微信、院務公開欄等對全院職工做好《檔案法》《檔案條例》《檔案管理辦法》等法規(guī)性、政策性文件培訓宣傳工作，增強全院職工的檔案意識及文書檔案相關業(yè)務知識。

5）加強多部門協(xié)作。醫(yī)院辦公室的文書很大一部分是上級來文，需要下發(fā)到各科室執(zhí)行和落實，但在歸檔過程中由于各部門是分別歸檔，所有文件由辦公室負責歸檔，其他執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文書檔案由各部門自己負責歸檔，這就暴露了一個問題，文件和具體執(zhí)行分類放置，需要檔案室再進行分類歸檔，增加了一定的難度。所以在歸檔過程中需要加強多部門的協(xié)作，加強科間銜接和溝通，確保文書歸檔時由該文件所產(chǎn)生的所有文書檔案均歸檔合并，實現(xiàn)閉環(huán)管理。

5 結語

綜上，辦公室文書檔案管理作為機關、企事業(yè)單位行政管理的真實歷史記錄，也是行政辦公必不可少的重要要素之一，對協(xié)助機關、企事業(yè)單位領導處理事務性工作提供信息參考等發(fā)揮著極其重要作用。辦公室文書檔案管理水平直接體現(xiàn)了行政管理效率和水平，要結合新時代檔案管理的實際需要和特點，不斷加強辦公室文書檔案規(guī)范化管理，夯實文書檔案管理基礎，堅持“以我為主”立卷歸檔原則，不斷提升案卷質量，加強辦公室文書檔案立卷歸檔指導，不斷提升文書檔案規(guī)范化管理水平，對發(fā)揮文書檔案利用價值具有積極的現(xiàn)實 意義。