關(guān)于自來水公司檔案管理創(chuàng)新策略研究

朱業(yè)菲

（濟南市濟陽區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展集團有限公司（原濟陽縣自來水公司），山東 濟南 251400）

1 自來水公司檔案管理的意義

自來水公司檔案資料是公司各項管理活動的重要記錄，特別是施工圖紙資料、地下管網(wǎng)資料是反映工程質(zhì)量和基礎(chǔ)設(shè)施存在形式的依據(jù)，在管路改造施工、新管路布局中發(fā)揮重要作用，也是工程延期、索賠、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任追究的重要憑證，是工程技術(shù)人員和各有關(guān)部門實施工程管理、制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的重要參考 資料。

自來水公司檔案管理的目的是根據(jù)公司確定的工作思路和目標(biāo)，堅持“為人民供水，服務(wù)人民”的宗旨，規(guī)范行業(yè)行為，提高群眾滿意度。長期以來，自來水公司的檔案管理幾乎停留在傳統(tǒng)的地方區(qū)域管理和人工管理框架下，在信息化時代下自來水公司的檔案管理必須實現(xiàn)方式方法創(chuàng)新。實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中集成管理， 已經(jīng)成為自來水公司檔案管理不可或缺的重要內(nèi)容。由于自來水公司的業(yè)務(wù)管理有其特殊性，管理對象不僅包括用水居民，也包括城市和大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的地下管網(wǎng)和大量設(shè)施，因此，自來水公司檔案管理系統(tǒng)應(yīng)基于自來水公司的業(yè)務(wù)統(tǒng)一規(guī)劃，科學(xué)設(shè)置分類，集中管理數(shù)據(jù)。特別是要響應(yīng)國家以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展的要求，形成檔案綜合管理信息平臺，不斷提高服務(wù)水平和服務(wù)效率。

2 自來水公司檔案管理存在的問題分析

2.1 檔案資料內(nèi)容不全面，存在作假現(xiàn)象

檔案資料保存的前提是需要保證這些獲取資料的真實性，如果連最基本的真實性都無法滿足，資料也就沒有保存的意義。自來水公司涉及的檔案內(nèi)容都是與自來水公司的發(fā)展密切相關(guān)的，因而在搜集資料的時候，必須要注重對數(shù)據(jù)真實性的審核。資料來源是從下往上逐步傳遞的，從最基層傳遞到公司管理，但是通常很多的基層操作者為了節(jié)約時間，簡化工序，在工作中不按公司要求填寫工作記錄，如此一來，會造成填寫數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)不相符合的情況，形成原始檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失。例如，施工階段的工程監(jiān)理資料包括項目合同、設(shè)計文件、監(jiān)理規(guī)劃及實施細(xì)則等方面的資料，由于資料的來源廣泛，需要多個不同人員參與負(fù)責(zé)。人員之間的工作沒有相互協(xié)調(diào)好，導(dǎo)致資料搜集的不準(zhǔn)確，甚至出現(xiàn)偽造數(shù)據(jù)的情況，如此惡劣的情況必然會給檔案管理工作帶來很多的麻煩，甚至給公司帶來無法挽回的損失。

2.2 檔案管理信息化程度低

自來水公司業(yè)務(wù)繁雜，事無巨細(xì)，管理著全市范圍內(nèi)的地下管網(wǎng)和大量設(shè)備，關(guān)系著千家萬戶的用水需求，檔案管理必須要以為用戶服務(wù)為宗旨，提高管理效率和服務(wù)水平。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣，檔案管理部門很難對其進行歸納總結(jié)和加工，提取重要要素，很多檔案資源被束之高閣，沒有得到充分利用。有些自來水公司有大量的紙質(zhì)檔案，有些資料具有較高的使用價值，如給水管道施工圖、竣工圖等，受當(dāng)時技術(shù)條件限制，圖紙資料大部分由手工繪制，隨著時間的推移，紙質(zhì)資料正在慢慢老化，保管越來越難，保管成本越來越高，同時隨著地形變化，其使用效率越來越低。如供水單位管網(wǎng)資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時間，其修訂往往要數(shù)年時間，更新較慢，而現(xiàn)在城市發(fā)展日新月異，待管網(wǎng)圖檔修訂后，實際管網(wǎng)已發(fā)生了變化，造成管線資料現(xiàn)勢性較差，因而管網(wǎng)圖檔的修訂往往跟不上生產(chǎn)的需要。這就要求自來水公司必須以整體信息化為出發(fā)點，提高檔案管理水平。

3 自來水公司檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 重視自來水公司檔案管理

自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現(xiàn)責(zé)任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務(wù)劃分、有合理的責(zé)任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障其主要是檔案管理的電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設(shè)備要及時更新?lián)Q代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設(shè)備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新?lián)Q代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優(yōu)質(zhì)紙等。

3.2 加強檔案的信息化管理

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統(tǒng)要引入先進的信息化管理系統(tǒng)，設(shè)計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩(wěn)定、管理界面友好、管理操作方便，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水公司可為每一臺供水機電設(shè)備設(shè)立相應(yīng)的電子檔案，其運行中的各個參數(shù)都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設(shè)備的運行情況就有全面地了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規(guī)模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規(guī)模擴大再生產(chǎn)提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設(shè)計檔案資料，這些可靠的技術(shù)參數(shù)檔案能為再次供水工程的施工設(shè)計提供準(zhǔn)確參考，從而節(jié)約設(shè)計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強自來水公司的檔案安全管理

自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設(shè)，在這個過程中需要我們注意提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設(shè)備參數(shù)、方案信息、預(yù)決算、流程圖、用戶信息等數(shù)據(jù)都必須按照內(nèi)部文件信息進行權(quán)限歸檔，公司涉及的業(yè)務(wù)相關(guān)信息部在移交清理后不能泄露給第三方，引進先進計算機安全技術(shù)保障檔案信息系統(tǒng)的安全性，提高檔案管理的安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，自來水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會人民生活質(zhì)量的提高，居民對用水的需求也不斷提高，因此，自來水公司應(yīng)重視檔案管理工作，采用現(xiàn)代電子信息管理手段，提高檔案利用率，增強檔案應(yīng)用的價值。