朱業(yè)菲
(濟南市濟陽區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展集團有限公司(原濟陽縣自來水公司),山東 濟南 251400)
自來水公司檔案資料是公司各項管理活動的重要記錄,特別是施工圖紙資料、地下管網(wǎng)資料是反映工程質(zhì)量和基礎(chǔ)設(shè)施存在形式的依據(jù),在管路改造施工、新管路布局中發(fā)揮重要作用,也是工程延期、索賠、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任追究的重要憑證,是工程技術(shù)人員和各有關(guān)部門實施工程管理、制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的重要參考 資料。
自來水公司檔案管理的目的是根據(jù)公司確定的工作思路和目標(biāo),堅持“為人民供水,服務(wù)人民”的宗旨,規(guī)范行業(yè)行為,提高群眾滿意度。長期以來,自來水公司的檔案管理幾乎停留在傳統(tǒng)的地方區(qū)域管理和人工管理框架下,在信息化時代下自來水公司的檔案管理必須實現(xiàn)方式方法創(chuàng)新。實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中集成管理, 已經(jīng)成為自來水公司檔案管理不可或缺的重要內(nèi)容。由于自來水公司的業(yè)務(wù)管理有其特殊性,管理對象不僅包括用水居民,也包括城市和大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的地下管網(wǎng)和大量設(shè)施,因此,自來水公司檔案管理系統(tǒng)應(yīng)基于自來水公司的業(yè)務(wù)統(tǒng)一規(guī)劃,科學(xué)設(shè)置分類,集中管理數(shù)據(jù)。特別是要響應(yīng)國家以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展的要求,形成檔案綜合管理信息平臺,不斷提高服務(wù)水平和服務(wù)效率。
檔案資料保存的前提是需要保證這些獲取資料的真實性,如果連最基本的真實性都無法滿足,資料也就沒有保存的意義。自來水公司涉及的檔案內(nèi)容都是與自來水公司的發(fā)展密切相關(guān)的,因而在搜集資料的時候,必須要注重對數(shù)據(jù)真實性的審核。資料來源是從下往上逐步傳遞的,從最基層傳遞到公司管理,但是通常很多的基層操作者為了節(jié)約時間,簡化工序,在工作中不按公司要求填寫工作記錄,如此一來,會造成填寫數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)不相符合的情況,形成原始檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失。例如,施工階段的工程監(jiān)理資料包括項目合同、設(shè)計文件、監(jiān)理規(guī)劃及實施細(xì)則等方面的資料,由于資料的來源廣泛,需要多個不同人員參與負(fù)責(zé)。人員之間的工作沒有相互協(xié)調(diào)好,導(dǎo)致資料搜集的不準(zhǔn)確,甚至出現(xiàn)偽造數(shù)據(jù)的情況,如此惡劣的情況必然會給檔案管理工作帶來很多的麻煩,甚至給公司帶來無法挽回的損失。
自來水公司業(yè)務(wù)繁雜,事無巨細(xì),管理著全市范圍內(nèi)的地下管網(wǎng)和大量設(shè)備,關(guān)系著千家萬戶的用水需求,檔案管理必須要以為用戶服務(wù)為宗旨,提高管理效率和服務(wù)水平。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體,以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程,其工作量巨大,步驟繁瑣,檔案管理部門很難對其進行歸納總結(jié)和加工,提取重要要素,很多檔案資源被束之高閣,沒有得到充分利用。有些自來水公司有大量的紙質(zhì)檔案,有些資料具有較高的使用價值,如給水管道施工圖、竣工圖等,受當(dāng)時技術(shù)條件限制,圖紙資料大部分由手工繪制,隨著時間的推移,紙質(zhì)資料正在慢慢老化,保管越來越難,保管成本越來越高,同時隨著地形變化,其使用效率越來越低。如供水單位管網(wǎng)資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時間,其修訂往往要數(shù)年時間,更新較慢,而現(xiàn)在城市發(fā)展日新月異,待管網(wǎng)圖檔修訂后,實際管網(wǎng)已發(fā)生了變化,造成管線資料現(xiàn)勢性較差,因而管網(wǎng)圖檔的修訂往往跟不上生產(chǎn)的需要。這就要求自來水公司必須以整體信息化為出發(fā)點,提高檔案管理水平。
自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現(xiàn)責(zé)任制,管理有明確的步驟、有清晰的任務(wù)劃分、有合理的責(zé)任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障,軟件的保障其主要是檔案管理的電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要得到保障,硬件的保障主要是公司檔案管理設(shè)備要及時更新?lián)Q代,配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設(shè)備。檔案管理的安全工作也要做好,做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新?lián)Q代,引入先進的檔案載體,如檔案盒、光盤檔案、優(yōu)質(zhì)紙等。
信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統(tǒng)要引入先進的信息化管理系統(tǒng),設(shè)計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩(wěn)定、管理界面友好、管理操作方便,實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化,從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水公司可為每一臺供水機電設(shè)備設(shè)立相應(yīng)的電子檔案,其運行中的各個參數(shù)都能通過電子檔案實時查詢核對,公司對該設(shè)備的運行情況就有全面地了解。
隨著城市供水規(guī)模的不斷擴大,自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規(guī)模擴大再生產(chǎn)提供信息參考,例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設(shè)計檔案資料,這些可靠的技術(shù)參數(shù)檔案能為再次供水工程的施工設(shè)計提供準(zhǔn)確參考,從而節(jié)約設(shè)計工期,提高工效,從而提高了檔案管理的使用效率。
自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設(shè),在這個過程中需要我們注意提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性。在信息化管理過程中,涉及的公司設(shè)備參數(shù)、方案信息、預(yù)決算、流程圖、用戶信息等數(shù)據(jù)都必須按照內(nèi)部文件信息進行權(quán)限歸檔,公司涉及的業(yè)務(wù)相關(guān)信息部在移交清理后不能泄露給第三方,引進先進計算機安全技術(shù)保障檔案信息系統(tǒng)的安全性,提高檔案管理的安全性。
綜上所述,自來水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分,隨著現(xiàn)代社會人民生活質(zhì)量的提高,居民對用水的需求也不斷提高,因此,自來水公司應(yīng)重視檔案管理工作,采用現(xiàn)代電子信息管理手段,提高檔案利用率,增強檔案應(yīng)用的價值。