新時期住房公積金檔案管理的特點與措施

向 偉

（荊州住房公積金管理中心，湖北 荊州 434000）

住房檔案在住房管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用，因此住房管理需要高度重視，其中住房配置文件是記錄公共交通交易的檔案文件，包括訪問、貸款、金融和文檔管理四個領(lǐng)域。隨著住房和公屋檔案的數(shù)量隨著時間的推移不斷增加，貸款數(shù)量不斷增加，發(fā)展健全的住房檔案管理制度，解決住房管理和住房融資問題，是當(dāng)今的一項重大任務(wù)。本文書作者根據(jù)其工作經(jīng)驗發(fā)表了意見，并對現(xiàn)行公共住房管理制度中出現(xiàn)的一些問題作出了回應(yīng)。

1 住房公積金檔案管理的特點

住房公積金的對應(yīng)部門在辦理不同業(yè)務(wù)時，都會查閱檔案中客戶的相關(guān)資料，檔案中明確記錄客戶最開始的業(yè)務(wù)辦理情況與之后涉及的多種信息。所以在住房公積金的業(yè)務(wù)辦理過程中，檔案是客戶的歷史記錄，對于業(yè)務(wù)的辦理有著十分關(guān)鍵的作用。

1）檔案整理有時效性?？蛻粼谵k理住房公積金的對應(yīng)業(yè)務(wù)時，需要立即把自己的相關(guān)信息、資料予以歸檔。因此，住房公積金的管理擁有較強(qiáng)的時效性，如果客戶在相應(yīng)的時間中沒有立即進(jìn)行歸檔，那么就會大大提升將來的工作難度。例如，客戶如需辦理住房貸款，若辦理完對應(yīng)的業(yè)務(wù)后，辦理者沒有馬上對信息進(jìn)行歸檔，則在系統(tǒng)內(nèi)無法顯示客戶已經(jīng)辦理了該業(yè)務(wù)，客戶在之后進(jìn)行公積金項目辦理時，需要再次填寫相關(guān)信息，辦理該業(yè)務(wù)，從而對客戶的業(yè)務(wù)辦理產(chǎn)生了負(fù)面的影響。所以需要辦理人員在客戶住房公積金辦理中注重業(yè)務(wù)辦理的時效性，能夠現(xiàn)辦現(xiàn)存。

2）檔案構(gòu)成復(fù)雜，種類豐富。住房公積金的經(jīng)辦部門、繳存單位、對應(yīng)管理部門的繳存員工都是住房公積金檔案構(gòu)成內(nèi)容。同時以上部門一般還含有其他的公證機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦單位、銀行等，所以構(gòu)成較為復(fù)雜。我國當(dāng)前的住房公積金檔案一般分為三種類型：提取、貸款、歸集，多種業(yè)務(wù)檔案還擁有其他不同層次的劃分，所以住房公積金的檔案管理內(nèi)容十分豐富。

2 住房公積金檔案管理中存在的問題

1）檔案管理設(shè)施不達(dá)標(biāo)。檔案管理問題尤其突出，因為房屋局管理部門設(shè)立房屋局的時間較短，而且檔案缺乏正式的設(shè)計，因而有更多不合理的規(guī)定，例如：b.地區(qū)一級的辦公條件差或缺乏檔案儲存，致使9小時安全措施失效，并影響了檔案的安全和保存。

2）缺乏檔案管理機(jī)制，缺乏限制。今天，我國在住房預(yù)算管理方面缺乏更強(qiáng)有力的規(guī)章制度和監(jiān)管機(jī)制，各地區(qū)住房預(yù)算缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)，許多地區(qū)的住房預(yù)算管理沒有積極參照其他地區(qū)的機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致缺乏區(qū)域管理。住房材料檔案的管理是一個新的、經(jīng)驗較少的方面，因此，所建立的檔案系統(tǒng)既不系統(tǒng)、統(tǒng)一也不全面，嚴(yán)重限制了公共資金的管理。

3）檔案管理小組是不專業(yè)的。管理臨時雇傭大量員工的住房合同的員工安排不足，缺乏文件管理方面的理論和實踐知識，不足以應(yīng)用計算機(jī)、處理公共信貸和一些現(xiàn)代管理技術(shù)，從而造成日常文件管理的障礙。

4）檔案收集不完整，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。在業(yè)務(wù)辦理與辦理模式中，住房公積金的管理機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，很多地區(qū)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)存在著較大的差異，同時因為管理的內(nèi)容多樣化，負(fù)責(zé)管理的工作人員較少，檔案機(jī)構(gòu)不但需要獲取客戶的檔案資料，同時還需要負(fù)責(zé)其他檔案業(yè)務(wù)的辦理。但很多業(yè)務(wù)分散在檔案管理部門的多個科室中，這導(dǎo)致檔案資料在整理、收集的過程中不能統(tǒng)一協(xié)同開展，使得檔案資料出現(xiàn)不完整的問題。

3 住房公積金檔案管理的措施

1）規(guī)范歸檔程序，強(qiáng)化責(zé)任落實。公積金管理中心需結(jié)合《住房公積金管理條例》《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，制定適應(yīng)本單位情況的檔案管理實施細(xì)則，用制度來規(guī)范檔案的管理。完善檔案管理的保密制度、管理員崗位責(zé)任制、出入庫登記制等制度，做到有規(guī)可依，保證檔案的準(zhǔn)確、完整、安全。嚴(yán)格履行歸檔程序。歸檔前，部門需要對資料進(jìn)行再次審核，確認(rèn)公積金檔案資料的完整性。部門檔案員根據(jù)業(yè)務(wù)類型和發(fā)生的時間對資料按順序編號，即時立卷及裝訂成冊后，編制《檔案保管清冊》。當(dāng)年的檔案在裝訂成冊或立卷完畢后，可以由部門檔案員暫時保管，期滿之后移交本單位檔案部門管理。移交到檔案部門管理的檔案，應(yīng)保持卷冊原本封裝，特殊情況必須拆封進(jìn)行重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部門共同拆封整理，以明晰責(zé)任。各部門都應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理崗，在檔案的流轉(zhuǎn)過程中分段管理、各負(fù)其責(zé)，提高檔案管理工作的規(guī)范性。各部門檔案管理人員應(yīng)密切配合，使檔案得到科學(xué)的管理、有效的利用和完整的保存。

2）構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制。公積金對應(yīng)管理機(jī)構(gòu)一定要根據(jù)自身的現(xiàn)實狀況，對住房公積金檔案管理的機(jī)制予以完善，了解公積金檔案管理過程中相關(guān)的保管、歸檔、整理、收集等業(yè)務(wù)，確保檔案管理人員能夠正確、有效地對客戶的檔案予以操作，從而確保住房公積金資料的準(zhǔn)確性與有效性，讓住房公積金檔案標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范，符合檔案管理的內(nèi)容要求。由此可見，住房公積金檔案管理是構(gòu)建和諧社會、化解公積金貸款風(fēng)險、健全住房保障系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它不僅僅是對企業(yè)科學(xué)管理的內(nèi)容。相關(guān)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)需要有效完成對應(yīng)的任務(wù)與責(zé)任，把其納入公積金考核機(jī)制內(nèi)，從而有效化解檔案管理中存在的問題，形成信用貸款對應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，嚴(yán)格根據(jù)要求展開考核、檢查，有效促進(jìn)住房公積金檔案管理工作人員的自主性。

3）培養(yǎng)高水平的檔案管理人員。作為管理公積金檔案的主體，住房公積金檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低會直接影響檔案管理的水平，因此，需要培養(yǎng)高水平的檔案管理人員，提高他們的整體素質(zhì)。一是重視檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。招錄檔案員時盡量選擇檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，提高檔案管理的專業(yè)化水平。同時，加強(qiáng)住房公積金檔案管理人員的日常培訓(xùn)工作，努力提高他們的檔案管理專業(yè)知識水平和技能，使其加強(qiáng)對檔案管理法律法規(guī)及檔案管理新理論、新方法的學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)做好公積金檔案的管理工作。二是重視對高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)。檔案管理人員不只需要懂得檔案管理知識，還應(yīng)積極學(xué)習(xí)住房公積金各項政策規(guī)定、業(yè)務(wù)辦理流程，了解公積金檔案的特殊性。同時，隨著檔案電子信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案管理人員還應(yīng)該具備一些計算機(jī)知識和技能，從而提高檔案管理的效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，住房公積金檔案管理工作者一定要及時了解檔案管理的最新發(fā)展情況，通過增強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識，構(gòu)建明確的獎罰機(jī)制、構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制、增強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)水平、重視資金投入，從強(qiáng)化檔案管理設(shè)施建設(shè)等多個內(nèi)容入手，切實保障相關(guān)客戶的應(yīng)有權(quán)益，確保相關(guān)部門的業(yè)務(wù)順利開展，從而促進(jìn)我國住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)順利、持續(xù)發(fā)展。