探究新時期行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的意義和對策

董名丹

（四平市城市管理信息中心，吉林 四平 136000）

我國很多行政事業(yè)單位對于人事檔案管理建設(shè)不重視，依然沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，紙質(zhì)的管理方法嚴(yán)重影響了資料的安全性，對于檔案的調(diào)閱效率也有很大影響。新時期背景下，行政事業(yè)單位要充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建完善的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對人事專員專業(yè)性的重視，從而能夠確保行政事業(yè)單位的各項管理工作能夠順利進(jìn)行。

1 行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理的意義

第一，現(xiàn)代化人事檔案管理好地解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題，能夠使人事檔案管理效率和安全性不斷增強(qiáng)。行政事業(yè)單位在組建和運行的過程中，就會形成單位內(nèi)部的人事檔案，人事檔案中包括員工的各種基本資料，還包括單位本身的發(fā)展資料、運營資料等。行政事業(yè)單位在運營和發(fā)展的過程中，人事檔案的相關(guān)數(shù)量也會隨之增加，人事檔案也會不斷擴(kuò)充、更新。人事檔案對于行政事業(yè)單位管理至關(guān)重要，是行政事業(yè)單位在運行過程中的重要依據(jù)，能夠為行政事業(yè)單位的改革和發(fā)展提供翔實的關(guān)鍵參考資料，為人事崗位的調(diào)動提供關(guān)鍵的決策依據(jù)。無論是行政事業(yè)單位隊伍的優(yōu)化、人員的變動以及科室調(diào)整等，都依靠人事檔案管理咨詢?，F(xiàn)代化人事檔案管理能夠充分發(fā)揮出自身的作用，使人事檔案管理的利用效率進(jìn)一步提高，更快速有效地進(jìn)行人事檔案的調(diào)閱與統(tǒng)計。

第二，行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理能夠更好地幫助解決傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題。我國當(dāng)前很多行政事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的人事檔案的管理方法，部分資料仍然使用紙質(zhì)材料進(jìn)行存放，存放時擺放在普通的檔案柜中，這種傳統(tǒng)的管理方法帶來了很多問題。紙質(zhì)材料的人事檔案管理方法，容易導(dǎo)致人事檔案的目錄不清晰，在行政事業(yè)單位進(jìn)行調(diào)閱的過程中，只能按照人事工作者的經(jīng)驗進(jìn)行預(yù)估選擇，影響了人事檔案的相關(guān)調(diào)閱效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法人事檔案存放相對集中，因此在進(jìn)行調(diào)閱的過程中，不能進(jìn)行實時調(diào)閱，也只能由相關(guān)派遣的工作人員進(jìn)行調(diào)研，消耗了很多時間成本。傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，檔案的調(diào)閱需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)審批，經(jīng)常出現(xiàn)一次審批不能滿足全部調(diào)閱的需求，從而出現(xiàn)了多次審批的問題。上述問題都容易導(dǎo)致行政事業(yè)單位人事檔案的應(yīng)用效率降低，行政事業(yè)單位內(nèi)部的管理效率也會隨之降低。紙質(zhì)的人事檔案如果遇到了陰雨天，空氣濕度相對較大的時候，如果不能對人事檔案存放處進(jìn)行及時的除濕、通風(fēng)工作，紙質(zhì)的人事檔案非常容易發(fā)霉、受潮。行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事管理能夠有效避免由于紙質(zhì)答案帶來的各種不便，節(jié)省了檔案調(diào)閱時間，全面提升了行政事業(yè)單位人事檔案管理的效率，為行政事業(yè)單位的正常運營和發(fā)展提供更多的幫助。

2 行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1）管理意識薄弱。我國當(dāng)前大部分行政單位在進(jìn)行管理的過程中將重點都放在業(yè)務(wù)領(lǐng)域上，對于人事檔案管理工作并不重視，企業(yè)管理者對于人事檔案的管理意識相對薄弱，導(dǎo)致了很多行政單位沒有構(gòu)建完善的現(xiàn)代化人事管理體系?，F(xiàn)代化人事檔案管理能夠有效提高企業(yè)行政管理的效率，有利于單位的整體運營發(fā)展。

2）管理不夠規(guī)范。我國當(dāng)前很多行政事業(yè)單位的現(xiàn)代化人事檔案管理不夠規(guī)范，對于員工和各種事項相關(guān)資料的收集、整理、利用、統(tǒng)計、鑒定、保存等環(huán)節(jié)沒有進(jìn)行明確規(guī)定。其一，人事檔案的權(quán)威性和真實性不能得到保障，存在著隨意涂改和造假的問題，無法為單位提供可靠的數(shù)據(jù)支撐；其二，很多人事專員的專業(yè)性不強(qiáng)，對于現(xiàn)代的人事檔案管理知識掌握程度不足，操作技能也存在著一定的問題。據(jù)權(quán)威調(diào)查顯示，在很多單位內(nèi)部并沒有配備專門的人事檔案管理人員，有些人事檔案管理人員根據(jù)單位的具體需求臨時借調(diào)而來，自身的專業(yè)性得不到保障，因此在對人事檔案進(jìn)行處理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)人為方面的問題。

3）利用效率低下。行政事業(yè)單位人事檔案管理最主要的目的就是合理地使用人事檔案系統(tǒng)，為行政事業(yè)單位的運營和發(fā)展提供服務(wù)。我國當(dāng)前很多行政事業(yè)單位對于人事檔案管理的作用并不明確，認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡單的保存和存放人事檔案，不能充分對人事辦管理系統(tǒng)進(jìn)行利用，導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)的利用效率低下。

3 新時期行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的對策

1）建立嚴(yán)格的規(guī)章制度?，F(xiàn)代化人事檔案管理結(jié)合了傳統(tǒng)人事檔案管理和信息化管理，使人事檔案管理效率能夠不斷提升。行政事業(yè)單位應(yīng)該建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度，要充分地使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建完善的現(xiàn)代化人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)平臺上公布各項規(guī)章制度。無論是行政事業(yè)單位的管理者還是人事專員都要全面提升現(xiàn)代化人事檔案管理意識，構(gòu)建完善的檔案收集、管理、保存以及調(diào)閱制度，使人事檔案管理操作有章可循，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化人事檔案管理的優(yōu)勢。

2）做好檔案的甄別歸檔。人事專員要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)做好人事檔案的甄別和歸檔工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，使人事檔案在調(diào)閱的過程更便利。人事專員必須要做好人事檔案的相關(guān)核實工作，確保各項資料的準(zhǔn)確性，定期要對人事檔案進(jìn)行徹底的清理和檢查，如果發(fā)現(xiàn)過期、不實的信息要及時進(jìn)行更新和處理，從而能夠更全面地保障人事檔案自身的完整性。

3）加強(qiáng)檔案管理的信息化輔助。信息化技術(shù)能夠有效幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的保存和傳遞，對于構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理體系有至關(guān)重要的作用。因此必須要加強(qiáng)人事檔案管理中的信息化輔助，從而才能全面提升行政事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量和效率。人事專員在開展工作的過程中，要以保密性和準(zhǔn)確性作為原則，充分使用信息化輔助，使用各種先進(jìn)的硬件和軟件實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞和保存。

4）加強(qiáng)隊伍建設(shè)。行政事業(yè)單位人事檔案的工作者為人事專員，人事專員的專業(yè)性、工作經(jīng)驗、職業(yè)操守等都是決定人事檔案管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。因此必須要加強(qiáng)隊伍的建設(shè)，在人事專員招聘的過程中，要著重對專業(yè)性理論知識進(jìn)行考察，對操作規(guī)范進(jìn)行檢驗，綜合判斷是否能夠勝任人事檔案管理工作。對現(xiàn)有的人事專員要進(jìn)行定期培訓(xùn)與考察，全面提升人事專員的綜合能力。還需要對人事專員進(jìn)行思想層面的教育，使人生專員能夠更充分地認(rèn)識到現(xiàn)代化人事檔案管理的重要性。

4 結(jié)語

現(xiàn)代化人事檔案管理能夠為單位的各項決策提供數(shù)據(jù)支撐，使單位的各項行政工作能夠有條不紊地進(jìn)行。在新時代背景下，充分利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，能夠使人事檔案管理更加規(guī)范，使各項管理工作能夠更有序地展開，能夠更好地規(guī)避傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題，使人事檔案管理效率進(jìn)一步增強(qiáng)。