新時(shí)代衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理策略新探

孟令雷

（山東省臨沂市蘭山區(qū)衛(wèi)生健康監(jiān)督執(zhí)法大隊(duì)，山東 臨沂 276000）

新時(shí)代公共衛(wèi)生體制建設(shè)，要從多方面入手。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理是企業(yè)單位衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)制的重要管理手段。近年來(lái)，隨著管理的日漸深入，管理中存在的問(wèn)題逐漸浮出表面，也得到了管理部門的重視。如何加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理水平，使檔案管理工作能夠及時(shí)有效的、科學(xué)地進(jìn)行實(shí)施管理。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的開展，對(duì)加強(qiáng)管理水平的辦法做了細(xì)致的探討和總結(jié)，下面做一下詳細(xì)的闡述。

1 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理是在特定的時(shí)間里，有針對(duì)性地對(duì)事件以及活動(dòng)作出具體的詳細(xì)的記錄，并且將記錄整理好后進(jìn)行存檔。檔案管理是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期整理和收集的過(guò)程，在管理的同時(shí)需要制定監(jiān)管規(guī)范，來(lái)協(xié)助檔案管理的順利完成。對(duì)檔案的監(jiān)督也是一個(gè)需要長(zhǎng)時(shí)間維持的工作，不會(huì)受到來(lái)自外界或區(qū)域的影響和限制。

2 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)提升

想要做好加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，首先要對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的整體素質(zhì)進(jìn)行提升。關(guān)于檔案管理人員需要具備的基本素質(zhì)，我們做了簡(jiǎn)單的總結(jié)，主要有以下幾點(diǎn)：

第一，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員要有責(zé)任意識(shí)。檔案的管理工作是一項(xiàng)范圍廣、難度大的工作，對(duì)企業(yè)單位的發(fā)展和運(yùn)行起到了重要的作用，檔案的管理人員要在工作中有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)。

第二，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員要有學(xué)習(xí)意識(shí)。要努力的學(xué)習(xí)和參透衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的專業(yè)技能以及專業(yè)知識(shí)，熟悉的了解工作的具體內(nèi)容，以便于在工作當(dāng)中遇到困難可以得心應(yīng)手，具備專業(yè)的管理及操作能力。

第三，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員要有創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新意識(shí)主要是要求檔案管理人員要在工作中積極主動(dòng)的思考問(wèn)題，沖破傳統(tǒng)管理模式的束縛，做到與時(shí)俱進(jìn)的思想境界，利用現(xiàn)代化的科學(xué)手段來(lái)進(jìn)行檔案的采集、整理和收集。

第四，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員要有服務(wù)意識(shí)三是要有服務(wù)意識(shí)。監(jiān)督檔案管理也是一項(xiàng)有著服務(wù)性質(zhì)的工作。在工作中要有一定的耐心，要做好檔案管理的相關(guān)工作，為企業(yè)單位提供信息咨詢與管理的相關(guān)服務(wù)。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理策略

3.1 重視檔案管理，健全工作機(jī)制

樹牢“逢一必爭(zhēng)、逢冠必奪”衛(wèi)生監(jiān)督精神，高度重視檔案管理，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案工作，服務(wù)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法大局。

一是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立綜合檔案室，落實(shí)具體工作人員，使檔案管理有人抓、有人管、有人干。

二是檔案管理與衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步推進(jìn)。各科室設(shè)定檔案管理信息員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、分類、整理和遞交歸檔。每年的工作計(jì)劃安排中，明確檔案管理的年度目標(biāo)。

三是單位在經(jīng)費(fèi)十分緊張的情況下，投入一部分資金購(gòu)置檔案管理設(shè)備，做到庫(kù)房、閱檔室、工作人員辦公室三室分開，完善檔案管理的設(shè)備設(shè)施的配置，為改善和推進(jìn)檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

四是建立、完善了從文件材料的收集到檔案接收、保管、利用、保密等規(guī)章制度，形成“檔案管理人人爭(zhēng)先、人人責(zé)任在肩”的檔案管理責(zé)任制，使檔案管理工作有章可循，有紀(jì)可依，照章辦事，違者必究。

3.2 狠抓制度落實(shí)，嚴(yán)格績(jī)效考核

要整體推進(jìn)每一項(xiàng)工作，除有健全的制度外，關(guān)鍵靠抓好制度的落實(shí)，檔案管理也不例外。在對(duì)文件材料進(jìn)行分類、整理、歸檔時(shí)，除嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局制定的文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限表等行政規(guī)章外，還嚴(yán)格執(zhí)行單位制定的規(guī)章制度。對(duì)違反行政規(guī)章和單位制度的科室和個(gè)人，將影響優(yōu)秀科室評(píng)選及監(jiān)督員績(jī)效工資和年度考核結(jié)果。同樣，檔案管理人員未認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，也將影響到具體工作人員的績(jī)效工資和年度考核結(jié)果。

3.3 價(jià)值開發(fā)利用，發(fā)揮服務(wù)功能

搞好檔案管理工作的目的是充分利用檔案價(jià)值，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作水平不斷提高。

一是充分利用歷史形成的檔案，提升衛(wèi)生監(jiān)督工作水平。衛(wèi)生監(jiān)督是一個(gè)新興專業(yè)，監(jiān)督員基本上是由原衛(wèi)生防疫站直接劃撥而來(lái)，對(duì)衛(wèi)生執(zhí)法領(lǐng)域十分陌生，在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，只有邊干邊學(xué)。除向其他執(zhí)法部門學(xué)習(xí)外，唯一便捷的途徑就是向館藏的行政處罰文書檔案取經(jīng)。凡遇未辦理過(guò)的行政違法案件，衛(wèi)生監(jiān)督員即利用所檔案室保存的行政處罰案件卷宗，從中學(xué)習(xí)辦案思路、處罰依據(jù)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)等，從而使執(zhí)法人員素質(zhì)與辦理案件質(zhì)量不斷得到提高；

二是充分利用文書檔案，指導(dǎo)制定每年的全局性工作計(jì)劃，使衛(wèi)生監(jiān)督工作每年都有新突破、新進(jìn)展。各科負(fù)責(zé)人在每年年初，通過(guò)去檔案室查找前幾年的重要工作材料、年度總結(jié)等進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出當(dāng)年前瞻性的工作目標(biāo)和攻克本學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的前沿性課題。

三是充分利用文書檔案，不斷完善單位的組織沿革、重大事記等歷史資料的積累，為編寫泰州衛(wèi)生監(jiān)督年鑒、泰州市志等打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 完善電子檔案，提高利用效率

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與管理軟件產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案電子化是檔案管理學(xué)的努力方向。為此，可以委派專人參加了市檔案局的專門培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)電子文件檔案的軟件使用和編碼技術(shù)，取得明顯成效。這不僅減輕了檔案工作人員書寫檔案目錄的勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省時(shí)間，提高了工作效率，更為重要的是查找文件更加方便、快捷。還可以依據(jù)本單位的事情發(fā)展情況，撰寫執(zhí)法文書檔案，形成一套完整的執(zhí)法檔案查閱目錄，建立說(shuō)理式文書檔案基礎(chǔ)庫(kù)數(shù)據(jù)，逐步使檔案管理由傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)移到檔案信息化管理，以此為切入點(diǎn)，帶動(dòng)各專業(yè)檔案、財(cái)務(wù)檔案、內(nèi)部政務(wù)檔案等系統(tǒng)化、規(guī)范化管理水平穩(wěn)步提升，更好地為全市衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作水平上新臺(tái)階搭建有益 平臺(tái)。