地質(zhì)系統(tǒng)文書檔案規(guī)范化管理工作的相關(guān)探究

肖 敏

（廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館，廣東 廣州 510000）

隨著近年來我國經(jīng)濟(jì)的不斷增長以及對于能源埋藏地的勘探和對西部的開發(fā)地質(zhì)檔案管理工作，成為一項十分重要的管理內(nèi)容，與此同時，現(xiàn)代社會背景下對于大類信息的查閱需求在不斷增加，對地質(zhì)檔案的管理工作，也提出了更高的要求。除此之外地質(zhì)檔案在工作時作用的領(lǐng)域也越加廣泛，包含的不僅僅是地質(zhì)工程，也包含城市化建設(shè)和水利交通等多方面的內(nèi)容，工作人員需要在開展管理的過程中對這一系列的相關(guān)內(nèi)容作出進(jìn)一步的優(yōu)化，只有這樣才能使我國的現(xiàn)代化地質(zhì)系統(tǒng)管理工作的整體質(zhì)量得到提升。就目前來說，我國的地質(zhì)檔案在進(jìn)行檢測時相關(guān)工作人員依舊需要按照相關(guān)的條例在工作中開展一系列的管理，這種現(xiàn)象能夠有助于提高整體的管理與質(zhì)量，這樣有助于促進(jìn)地質(zhì)資源的勘探和開發(fā)。

1 信息化背景下地質(zhì)系統(tǒng)文書檔案庫規(guī)范化管理存在的問題

1.1 重視程度不夠

在檔案進(jìn)行管理時，涉及檔案庫的諸多部門以及檔案管理人員，但相關(guān)管理人員都并沒有重視檔案庫內(nèi)部的檔案庫規(guī)范化管理工作，大多數(shù)檔案管理人員都將工作重點(diǎn)放在宣傳質(zhì)量的提升上。除此之外，在檔案庫內(nèi)部，大多數(shù)檔案都沒有進(jìn)行有效的對外公開，工作人員不能隨意查閱，這就導(dǎo)致檔案庫內(nèi)的相關(guān)管理人員忽略了檔案庫規(guī)范化管理工作的重要性。在大部分檔案庫或者單位內(nèi)部工作人員，在進(jìn)行檔案庫信息庫建設(shè)時，都僅僅是通過信息錄入的方式進(jìn)行檔案庫規(guī)范化管理，這種管理方式的整體效率較低，并且在進(jìn)行查閱時難度比較大，并且還有很多檔案庫在進(jìn)行檔案庫信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，甚至沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致如果檔案需要進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)取，則無法進(jìn)行。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)有待完善

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，雖然大部分檔案庫都在逐漸開展自身的檔案庫規(guī)范化管理工作，但總的來說并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，這就導(dǎo)致檔案庫的管理機(jī)制依舊較為落后，直接導(dǎo)致檔案庫規(guī)范化管理工作落實(shí)不到位，并且由于企業(yè)內(nèi)部的獎懲制度不完善，無法進(jìn)行有效的工作創(chuàng)新這些因素都直接導(dǎo)致檔案庫規(guī)范化管理工作處于不規(guī)范和不科學(xué)的狀態(tài)，最終影響了管理工作的整體機(jī)制，導(dǎo)致其無法在宣傳改革過程中發(fā)揮其應(yīng)有的效果。

1.3 材料不夠齊全

檔案的材料缺失是導(dǎo)致管理工作無法順利進(jìn)行的關(guān)鍵，工作人員在進(jìn)行現(xiàn)代化的管理時，如果沒有意識到檔案的重要性，就會導(dǎo)致在檔案的錄入時出現(xiàn)一系列的缺失，工作人員在對缺乏的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄時，甚至有可能為了省事直接謊報數(shù)據(jù)或者單位，這些因素都有可能導(dǎo)致檔案的管理工作無法順利進(jìn)行影響，最終的管理質(zhì)量。

2 信息化環(huán)境下地質(zhì)系統(tǒng)文書檔案庫建設(shè)的主要方向以及思路

2.1 提升重視程度

在進(jìn)行管理時，相關(guān)工作人員的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由管理人員自身進(jìn)行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識。除此之外，在企業(yè)內(nèi)部還需要強(qiáng)化宣傳力度，使基層的一線工作人員能夠主動參與到檔案管理工作中，明確檔案管理工作并非簡單的檔案信息登記，更重要的是維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)行。

2.2 加強(qiáng)人員素質(zhì)

在進(jìn)行檔案信息的優(yōu)化時，需要不斷對人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，檔案管理人員需要掌握數(shù)字化管理的重要性，并且將網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)應(yīng)用于其中，通過這種方式能夠使工作人員的綜合素養(yǎng)得到提高，能夠了解檔案管理，數(shù)字化建設(shè)和規(guī)范化管理的重要性，這樣才能使數(shù)字檔案的管理水平提升。強(qiáng)化人員的素質(zhì)有助于使檔案管理人員了解現(xiàn)代化的信息化和云存儲，這樣能夠保證文書檔案管理的、整體質(zhì)量使文書檔案管理與現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相接軌。工作人員還需要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息化以及云計算知識使數(shù)據(jù)能夠形成有效的全方位管理，這樣能夠在一定程度上使檔案管理的整體質(zhì)量得到提升，也有助于保障檔案管理的安全性。

2.3 完善管理系統(tǒng)

在進(jìn)行體制建設(shè)時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進(jìn)行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應(yīng)的管理制度進(jìn)行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。除此之外，通過合理的管理，還能夠使工作人員各司其職，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行各項操作，并且還需要規(guī)范認(rèn)定制度以及查漏補(bǔ)缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科學(xué)性。

2.4 確實(shí)把握檔案“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案庫在建設(shè)過程中要求檔案“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，并且分布在我國各個地區(qū)都需要進(jìn)行進(jìn)一步的推進(jìn)，一邊建設(shè)，一邊使用，使檔案庫的信息技術(shù)逐漸提升，而圍繞這一指導(dǎo)思想和目標(biāo)，各個檔案庫都需要結(jié)合當(dāng)?shù)鼗蛘邌挝坏膶?shí)際狀況，尋求其中存在的問題，并制定切實(shí)可行的檔案管理建設(shè)這樣才能制定可行的實(shí)施計劃，工作人員應(yīng)當(dāng)盡可能把握多個方向的目標(biāo)，才能有助于使檔案“網(wǎng)絡(luò)化”的建設(shè)質(zhì)量得到提升。

檔案“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)在發(fā)展過程中，一定要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施，但在實(shí)際工作時也需要考慮到各個單位的實(shí)際狀況、在進(jìn)行建設(shè)規(guī)模的優(yōu)化時，無論是規(guī)模還是模式，都不可以將我國通用的檔案庫管理體系應(yīng)用于其中，應(yīng)當(dāng)盡可能根據(jù)不同區(qū)域的檔案庫發(fā)展?fàn)顩r以及運(yùn)行模式進(jìn)行調(diào)整，這樣才有助于使檔案庫的整體管理質(zhì)量得到優(yōu)化。

其次在進(jìn)行檔案庫的管理時，工作人員需要了解檔案“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)的主要方向以及建設(shè)規(guī)模，確定其中的關(guān)鍵點(diǎn)，在進(jìn)行檔案庫的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時，其重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站或APP的建設(shè)中，確保信息資源得到有效地開發(fā)，并且還需要做好有效的信息保密，只有這樣才能夠使檔案管理的質(zhì)量得到提升，工作人員應(yīng)當(dāng)高度關(guān)注并且集中突破?！熬W(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)在開展過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)區(qū)域的信息實(shí)際需求以及檔案提供能力進(jìn)行調(diào)整，切實(shí)發(fā)揮檔案庫的最大效能，并將其作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，開展一系列的建設(shè)工作。

規(guī)劃建設(shè)具有極強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性相關(guān)的從業(yè)人員，一定要具備完整的專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)技能工作人員，也需要在進(jìn)行人力資源的培養(yǎng)時，做好現(xiàn)有隊伍的優(yōu)化建設(shè)，也可以在社會上盡量尋找一部分具有高度專業(yè)技能的工作人員，通過這種方式使內(nèi)部的人力資源管理質(zhì)量得到提升，就目前來說首先就需要突出計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的使用管理，并強(qiáng)化安全防護(hù)和多媒體等相關(guān)知識的培訓(xùn)，尤其需要提高檔案人員的綜合素質(zhì)和能力，這樣才能有助于滿足檔案“網(wǎng)絡(luò)化”的建設(shè)需求，使檔案的整體管理質(zhì)量得到優(yōu)化。

2.5 根據(jù)實(shí)際需求設(shè)計檔案管理的電腦軟件，推進(jìn)數(shù)字檔案的工程建設(shè)

首先要事先做好有效的規(guī)劃和管理規(guī)范建設(shè)，避免出現(xiàn)重復(fù)和浪費(fèi)的情況，例如采用機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式和xml技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)并建立完整的計算機(jī)檢索體系，需要由相關(guān)工作人員對整個檔案庫的運(yùn)行狀況做出相應(yīng)的評估，保障檔案數(shù)據(jù)檢查能夠更為順利地進(jìn)行使檔案信息資源能夠隨時隨地得到有效的調(diào)用。除此之外，還需要正確認(rèn)識檔案的“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)。檔案的“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)并不是指將檔案全部錄入數(shù)據(jù)庫中即可，而是需要在能夠進(jìn)行檔案調(diào)用時，快速從數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索，這樣對于檔案數(shù)字信息庫的建設(shè)質(zhì)量要求較高，所以工作人員需要根據(jù)檔案的特點(diǎn)設(shè)計相應(yīng)的管理軟件，并有序推進(jìn)數(shù)字檔案的工程建設(shè)。

3 總結(jié)

從信息化的視野下進(jìn)行分析，能夠幫助地質(zhì)系統(tǒng)文書檔案庫開展文化資源檔案管理，研究人員在進(jìn)行研究時，也需要立足于信息化和數(shù)字檔案的有效結(jié)合，地質(zhì)系統(tǒng)文書檔案庫的檔案管理人員需要了解在大數(shù)字環(huán)境下開展數(shù)字檔案管理的必要性，并結(jié)合實(shí)際狀況分析目前高等院校周文化資源檔案在管理中存在的問題，盡可能擴(kuò)信息化的容量，并提高資源的合理管理性，只有這樣才能夠使檔案的整體管理質(zhì)量得到保障。