城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效措施

賈莎莎

（柳林縣城區(qū)生態(tài)公園開(kāi)發(fā)中心，山西 呂梁 033300）

城建檔案是城市在建設(shè)與規(guī)劃中的主要參考，能夠有效的推動(dòng)城市的現(xiàn)代化進(jìn)程。在現(xiàn)代城市化進(jìn)程不斷規(guī)模化的過(guò)程中，城市建設(shè)檔案的信息量也大大增加，內(nèi)容越來(lái)越多，管理難度與日俱增，原先的城建檔案管理的方式已不能滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需求，因此需要對(duì)原來(lái)思維方式優(yōu)化，將先進(jìn)的信息化技術(shù)引進(jìn)到城建檔案管理工作中，從而讓城建檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代潮流實(shí)現(xiàn)數(shù)字化方向發(fā)展。

1 城建檔案管理數(shù)字化的意義

1）便捷且高效率的管理。傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員并且效率工作不高。在對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的管理過(guò)程中，資料需依順序的規(guī)定進(jìn)行整理歸類(lèi)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料在存放時(shí)對(duì)存儲(chǔ)空間的要求是較高的，在長(zhǎng)期的保存過(guò)程中，因?yàn)槿斯せ蛘咛鞖庖约皟?chǔ)存條件的影響容易造成資料的破損。而如今在信息技術(shù)的高速發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展為城市化進(jìn)程提供了新的契機(jī)和便攜的方式，因此城建檔案管理模式也應(yīng)該加以創(chuàng)新伴同時(shí)隨著社會(huì)的進(jìn)步。隨著人們生活方式的變化，人們對(duì)信息資料的便捷化、高效化要求進(jìn)一步增加，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應(yīng)人們獲取信息的需求。因此，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的要求。

2）更加規(guī)范化的管理。原先的城建檔案管理人工管理的模式，在管理的過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)失誤，也會(huì)在搬運(yùn)或者運(yùn)送的過(guò)程中造成檔案的遺失或破損，并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套相對(duì)完備的管理制度，而管理制度一旦不當(dāng)同時(shí)也會(huì)影響管理的科學(xué)性。因此，管理模式的人工化也成為城建檔案管理規(guī)范化的阻礙因素之一，在這種缺乏有效的統(tǒng)一管理中，檔案資料管理在利用、查看、翻閱時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些的問(wèn)題，厚繁復(fù)雜的紙質(zhì)材料影響了檔案資料內(nèi)容的及時(shí)獲取，增加了時(shí)間成本。

3）提高城建檔案的利用率。建設(shè)不僅僅是實(shí)現(xiàn)了高效規(guī)范的管理，同時(shí)對(duì)于提高城建檔案的充分開(kāi)發(fā)利用也有著重要的意義。城建檔案不僅只是城市建設(shè)的重要依據(jù)，還能為城市管理等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持，用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登陸對(duì)城建檔案資料的網(wǎng)站進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)與查詢(xún)，在使用過(guò)程中也可以擴(kuò)充城建檔案的內(nèi)容。因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，打破了行政機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的組織界限，構(gòu)建了虛擬機(jī)關(guān)模式，這種城建檔案管理數(shù)字化管理的方式突破了空間的限制、時(shí)間的限制、流程的限制、暗箱操作的限制，更加便民利民。

2 城建檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

1）數(shù)字化管理穩(wěn)定性的缺乏。使用數(shù)字化方式進(jìn)行檔案的管理，需要用技術(shù)設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，因而計(jì)算機(jī)軟硬件條件的會(huì)直接影響到資料儲(chǔ)存的穩(wěn)定。計(jì)算機(jī)如果受到技術(shù)、載體和設(shè)備等等情況的干擾，會(huì)對(duì)檔案信息產(chǎn)生直接的影響，繼而會(huì)影響到城建檔案管理工作的進(jìn)行。

2）檔案的信息容易泄露。對(duì)于城建檔案的保密性，過(guò)去在運(yùn)送查看的過(guò)程中會(huì)安排專(zhuān)人和特定的地點(diǎn)進(jìn)行，同時(shí)會(huì)利用法律約束檔案管理人員的行為。而運(yùn)用數(shù)字化管理的方式對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，檔案資料會(huì)容易受到干擾，同時(shí)還要承擔(dān)一些城建管理檔案資料被篡改泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。在現(xiàn)如今的信息技術(shù)中，一些不法分子會(huì)利用一些手段對(duì)檔案信息進(jìn)行不留痕跡的盜取和篡改。因而，利用這樣信息技術(shù)的管理方式，是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。

3）檔案標(biāo)準(zhǔn)信息的缺乏。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)，管理人員需要將紙質(zhì)資料輸入電子計(jì)算機(jī)從而轉(zhuǎn)化成數(shù)字資料信息，所以需要對(duì)文本進(jìn)行整理，同屬也要對(duì)輸入內(nèi)容進(jìn)行校驗(yàn)保存。還需要一些時(shí)間的時(shí)間完成對(duì)于搜索引擎和條目的制作。而在這樣將紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字內(nèi)容的過(guò)程中，如果不同檔案管理單位使用不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)化，資料庫(kù)中將會(huì)出現(xiàn)的檔案版本是有各種不同的，這樣也會(huì)有一定的困難 對(duì)于檔案資料的共享。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效措施

1）進(jìn)行更為全面的規(guī)劃。做好全面的規(guī)劃工作，才能有效地保證城建檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)性、完善性，數(shù)字化的處理方式、檔案掃描的流程等嚴(yán)格有效的開(kāi)展相關(guān)工作，并且必須保證檔案管理有健全的體系。建設(shè)城鎮(zhèn)檔案管理數(shù)字化管理模式需要我們，對(duì)現(xiàn)在有用的檔案恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行分類(lèi)。制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不斷的進(jìn)行優(yōu)化，使數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性得到保證，必須確保掃描出來(lái)的文件是與原件相吻合的，細(xì)化文件的頁(yè)碼掃描，并且要對(duì)相關(guān)的技術(shù)與內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的考察，做好數(shù)據(jù)信息的對(duì)接工作，從而讓絕大部分的檔案被數(shù)字化轉(zhuǎn)換，豐富完善城建檔案管理數(shù)字化體系。想要徹底實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的處理，檔案管理部門(mén)必須立足于標(biāo)準(zhǔn)化原則，讓相關(guān)人員按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、檢索等工作。同時(shí)，國(guó)家也應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作的立法，出臺(tái)硬性規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，使檔城建案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化有據(jù)可循。

2）實(shí)物檔案規(guī)范化管理。在城建檔案管理工作中，對(duì)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，圖片檔案、影像檔案等，也要對(duì)其實(shí)現(xiàn)規(guī)范的精準(zhǔn)電子化管理，保證相關(guān)的檔案管理數(shù)據(jù)更加完善，另其與實(shí)物檔案相對(duì)應(yīng)，同時(shí)對(duì)于實(shí)物檔案的規(guī)范也要進(jìn)行不斷的規(guī)范處理，監(jiān)督考察各個(gè)環(huán)節(jié)，必須保證實(shí)物檔案的科學(xué)性和完整性，才能使數(shù)字檔案管理的開(kāi)發(fā)更能發(fā)揮其價(jià)值。

3）基礎(chǔ)設(shè)施與檔案信息資源建設(shè)。對(duì)于城建檔案數(shù)字化管理來(lái)說(shuō)，必須注意開(kāi)發(fā)以及利用城建檔案基礎(chǔ)設(shè)施，它相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施是其非常重要的物質(zhì)保證，可以直觀展現(xiàn)出城建檔案數(shù)字化管理的程度。因此，必須有效的保證城建管理檔案的信息化、數(shù)據(jù)化、通信便捷充分的有效結(jié)合起來(lái)。檔案信息資源的建設(shè)也至關(guān)重要，因?yàn)槌墙n案涉及的信息內(nèi)容直觀真實(shí)的展現(xiàn)著城市的發(fā)展，影響著城市發(fā)展的未來(lái)，因此與信息技術(shù)的相結(jié)合，快速高效的是檔案數(shù)據(jù)被數(shù)字化，保證資源的共享，包括對(duì)信息的背景數(shù)據(jù)系統(tǒng)記錄完整，對(duì)流環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的控制和具體規(guī)范等。

4）建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍。城建檔案管理數(shù)字化方面的專(zhuān)業(yè)人才比較稀少。檔案數(shù)字化管理工作其實(shí)是需要有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性的比如計(jì)算機(jī)類(lèi)的專(zhuān)業(yè)人才、統(tǒng)計(jì)類(lèi)專(zhuān)業(yè)的人才等，因此確保有這一類(lèi)人才的隊(duì)伍支撐，才可以保證城建檔案數(shù)字化管理工作的有效開(kāi)展，相關(guān)部門(mén)在選拔人才時(shí)一定要本著公平公開(kāi)公正的原則的基礎(chǔ)上去選擇有能力的專(zhuān)業(yè)化人才，培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)優(yōu)秀的城建檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)要對(duì)工作人員進(jìn)行不定期的培訓(xùn)與能力的提升，例如開(kāi)展單位內(nèi)部講座，讓有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的同事傳授自己的經(jīng)驗(yàn)或者可以借助績(jī)效考核，業(yè)務(wù)審查等方式提高檔案管理工作者的積極性，建設(shè)一支擁有活力創(chuàng)造力且高效率的城建數(shù)字管理隊(duì)伍，可以更好的增強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，從而使檔案的收集、整理、檢索、保存等都到標(biāo)準(zhǔn)。

現(xiàn)如今，城市化的發(fā)展腳步越來(lái)越快，城建檔案的管理工作也需由傳統(tǒng)的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化，效率與專(zhuān)業(yè)性以及規(guī)模方式成為目前面臨的一大難題，同時(shí)也是一大挑戰(zhàn)相關(guān)部門(mén)要充分運(yùn)用有效措施加以解決，認(rèn)識(shí)到城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題，使城市建設(shè)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展需求得到滿(mǎn)足，保障網(wǎng)絡(luò)體系的安全系數(shù)，為城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。