新時(shí)代民政局檔案管理工作質(zhì)量提升探討

宋 丹

（昭通市民政局，云南 昭通 657000）

民政局屬于國(guó)家一個(gè)重要的職能部門，主要負(fù)責(zé)社會(huì)各項(xiàng)基礎(chǔ)的民政事務(wù)，與每一個(gè)公民息息相關(guān)。而由于民政局的性質(zhì)，也決定了其檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，主要因?yàn)槊裾值臋n案內(nèi)容涉及的類別較多樣，包括社會(huì)救助檔案、民辦組織檔案等等，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類別的檔案規(guī)范化管理具有一定的難度性。因此，對(duì)于民政局而言，規(guī)范化開(kāi)展檔案管理工作尤其必要，應(yīng)通過(guò)有效規(guī)范的檔案管理，提升檔案管理的工作質(zhì)量，從而保證檔案利用率得以提升，進(jìn)而促進(jìn)民政局各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

1 新時(shí)代民政局檔案管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀分析

新時(shí)代隨著信息技術(shù)的進(jìn)步、電子政務(wù)普及，使得民政檔案管理工作有了較大的變化，民政檔案信息化成為民政局檔案管理工作發(fā)展的新方向。信息化的使用，使得民政檔案管理部門能夠更加高效便捷地提供檔案服務(wù)，可滿足社會(huì)對(duì)民政檔案的需求，且在現(xiàn)代信息技術(shù)的作用下，民政局可進(jìn)一步擴(kuò)大民政檔案信息的宣傳途徑，確保民政檔案信息能夠及時(shí)更新、補(bǔ)充和維護(hù)，有利于提高民政檔案信息的真實(shí)性、全面性和可靠性。但也不可否認(rèn)的是，在此形勢(shì)下，民政局檔案管理工作仍有許多不足的地方，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)完善。

1）檔案管理意識(shí)仍有待加強(qiáng)。在新時(shí)代下，對(duì)民政局檔案管理工作提出了更高的要求，但從實(shí)際情況來(lái)看，仍有一些工作人員并不重視檔案管理工作的開(kāi)展，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，片面地認(rèn)為只需要保管好檔案便可，甚至認(rèn)為檔案管理并不重要，所以在日常工作中沒(méi)有嚴(yán)格要求自己，使得檔案管理工作落實(shí)不到位，難以有效提升工作質(zhì)量。

2）先進(jìn)檔案管理手段還未完全形成。近年來(lái)，民政局承擔(dān)的社會(huì)管理責(zé)任更加沉重，職權(quán)范圍也變得更加廣泛，在這樣的情況下，民政檔案的覆蓋范圍、數(shù)量也變得更廣更多，這一定程度上增加了檔案管理工作的壓力。假若民政局仍然保留傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅會(huì)限制檔案管理效率的提升，還會(huì)對(duì)檔案的完整性和真實(shí)性產(chǎn)生影響，因此需要民政局積極創(chuàng)新檔案管理方式，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的效率。然而從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，仍有一些民政部門還為完全形成先進(jìn)的檔案管理手段，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用水平不高，尤其是在電子檔案方面，還未形成有效完善的電子檔案管理系統(tǒng)，難以保證檔案信息的完整性，更是對(duì)檔案的利用產(chǎn)生阻礙。

3）檔案管理人員的素質(zhì)水平有待提升。檔案管理人員素質(zhì)水平將直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，但從實(shí)際情況來(lái)看，現(xiàn)階段民政局中的檔案管理人員素質(zhì)水平并不高，一方面表現(xiàn)為在實(shí)際工作中，并不能嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案管理制度進(jìn)行檔案的收集、分類及歸檔工作，使得檔案信息的完整性和真實(shí)性受到影響；另一方面表現(xiàn)為部分檔案管理人員并不重視利用信息化技術(shù)管理檔案，也不善于利用信息化手段為群眾提供相關(guān)的檔案信息服務(wù)，以致于檔案管理效率不高。這些都是民政局檔案管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，需要進(jìn)一步完善人才培養(yǎng)與利用機(jī)制，打造專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，這樣才能夠確保檔案管理工作順利開(kāi)展。

4）民政檔案利用率有待提升。當(dāng)下民政局檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，為適應(yīng)新形勢(shì)檔案管理工作的要求，民政局也需要在檔案管理利用上進(jìn)行創(chuàng)新，確保民政檔案利用工作能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。然而從實(shí)際情況來(lái)看，現(xiàn)階段民政檔案利用率還有待提升，主要因?yàn)槿狈χ鲃?dòng)服務(wù)的意識(shí)，未建立起完善的工作服務(wù)機(jī)制，難以滿足群眾對(duì)相關(guān)檔案信息質(zhì)量的需求。另外，隨著民政檔案文件資料越來(lái)越多，且往往是分散和無(wú)規(guī)律的，但有的民政部門并未建立起相應(yīng)的民政檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，也未充分利用信息技術(shù)龐大的檢索功能，為群眾提供相關(guān)的檔案資料信息服務(wù)，從而導(dǎo)致檔案利用率較低。

2 新時(shí)代民政局檔案管理工作質(zhì)量提升的策略

1）提高檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度。新時(shí)代下，民政局要想提升檔案管理工作的質(zhì)量，首先需要重視檔案管理工作的開(kāi)展，在新的歷史發(fā)展時(shí)期，并不是簡(jiǎn)單的做好基礎(chǔ)信息錄入和資料整理工作便可，而是要對(duì)檔案進(jìn)行管理。這需要民政局加強(qiáng)檔案管理的宣傳，提升全體人檔案管理的意識(shí)，同時(shí)還需要不斷完善檔案管理制度，制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員在日常工作中按照制度要求落實(shí)檔案管理工作，最重要的是要科學(xué)進(jìn)行檔案的歸檔，對(duì)檔案資料進(jìn)行細(xì)致的整理，從而保證檔案資料的完整性，以便后續(xù)能夠查詢利用。

2）積極引進(jìn)現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)檔案信息化管理。新時(shí)代下，民政局應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立完善的檔案管理硬件設(shè)備，并積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)檔案信息化管理，從而提高檔案管理工作的效率。具體而言，民政局需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，建立電子信息檔案管理模式，加快紙質(zhì)檔案向電子檔案的方向轉(zhuǎn)變，并依托信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促使檔案管理工作具有高效性、共享性及持續(xù)保存性。比如，可基于云技術(shù)基礎(chǔ)進(jìn)行民政檔案存儲(chǔ)管理，可避免檔案丟失等問(wèn)題。與此同時(shí)，在實(shí)施民政檔案信息化管理的同時(shí)，也要重視檔案保密工作的開(kāi)展，應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，并落實(shí)有效保護(hù)措施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的保護(hù)，避免檔案信息丟失問(wèn)題出現(xiàn)。

3）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量，因此新時(shí)代下民政局在實(shí)施信息化檔案管理模式的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)多元化的培訓(xùn)方式，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這需要民政局制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，但在此之前，也應(yīng)做好人才的引進(jìn)工作，優(yōu)先選擇專業(yè)知識(shí)與技能強(qiáng)，且熟練運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段的人員，然后通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)力度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化、針對(duì)性地培訓(xùn)，打造出一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理工作隊(duì)伍，確保民政局檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展的同時(shí)，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

4）強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理利用率。在新時(shí)代背景下，民政局應(yīng)確保民政檔案資料管理利用能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，這需要轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)的檔案管理利用思想，形成主動(dòng)為社會(huì)提供檔案服務(wù)的意識(shí)，比如主動(dòng)搜集相關(guān)檔案資料，為群眾提供相關(guān)的檔案信息服務(wù)。與此同時(shí)，現(xiàn)階段群眾對(duì)民政檔案信息數(shù)量的需求不斷上升，民政檔案管理部門也要進(jìn)一步下去檔案工作的分析和匯總，提高民政檔案的編制水平，提取出檔案的精華，從而為群眾提供更加齊全優(yōu)質(zhì)的民政檔案信息質(zhì)量。另外，還需要建立起完善的民政檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用信息技術(shù)的檢索功能，為社會(huì)提供特色的民政檔案信息定制服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，在新時(shí)代下民政局需要高度重視檔案管理工作的開(kāi)展，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化積極進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，探索更加高效的檔案管理模式，提升檔案管理的效率與質(zhì)量，讓民政檔案價(jià)值優(yōu)勢(shì)得以充分發(fā)揮，從而推動(dòng)民政局的穩(wěn)定發(fā)展。