電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用

李 力

（呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊，山西 呂梁 033000）

電子信息化管理模式的應(yīng)用成為一種必然的發(fā)展趨勢，這也是各行各業(yè)對于檔案管理工作的要求，只有在實際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值，為行業(yè)的發(fā)展助力。

1 檔案管理電子信息化的價值

在檔案管理過程中，以電子信息化為管理模式、大數(shù)據(jù)作為技術(shù)支撐，不僅能夠全面保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，提升辦公自動化程度，還能確保檔案管理的精準(zhǔn)性，確保檢索、利用以及開發(fā)檔案信息的可信度。此外，通過計算機存儲系統(tǒng)及便攜化媒介，還可實現(xiàn)信息和載體的分離，從而不斷擴大檔案信息的存儲容量。最后，檔案管理的電子信息化模式還可節(jié)約一定的成本，且在對檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的自動整理編目、自動統(tǒng)計、自動檢索等過程，從而按照不同要求提供不同服務(wù)，最終實現(xiàn)檔案各個層次的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2 檔案信息化建設(shè)認(rèn)識誤區(qū)

1）檔案資源一掃了之。一些人員認(rèn)為檔案信息化就是數(shù)字化，檔案全部數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就完成了。由于沒有真正理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，還常常錯誤地認(rèn)為本單位是“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案”。實際上，從相關(guān)文件，尚無“數(shù)字化檔案室”“數(shù)字化檔案”說法，準(zhǔn)確的說法應(yīng)該是“數(shù)字檔案室”“數(shù)字檔案”。因此，我們必須要明確檔案信息化不等同于檔案數(shù)字化，兩者為包含關(guān)系，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)性工作之一。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等，各部門和單位要結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃、有步驟、有重點地分步實施。

2）檔案信息化建設(shè)地域性差異明顯。眾所周知，地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，對于檔案信息化創(chuàng)新建設(shè)，亦會造成潛移默化的影響。這是因為，一些經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，其對于檔案的投入較大一些，并且影響檔案信息化建設(shè)的客觀因素也更少，所以其信息化建設(shè)的水平要略高于經(jīng)濟(jì)相對不發(fā)達(dá)地區(qū)。反之，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對滯后的地區(qū)，檔案信息化創(chuàng)新建設(shè)因受制于諸多因素，其在建設(shè)的過程中，便會同經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)拉開一定的差距，而其最明顯的表現(xiàn)便為，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案信息化創(chuàng)新建設(shè)的進(jìn)程相對較快，經(jīng)濟(jì)相對滯后的地區(qū)，在檔案建設(shè)上則存在著相對滯后的情況。針對這樣的情況，發(fā)展緩慢的檔案機構(gòu)需要注重不斷反思總結(jié)，以此來找到發(fā)展緩慢的癥結(jié)所在，進(jìn)而推動相關(guān)工作順利展開。

3）缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進(jìn)行更為細(xì)致的工作的規(guī)定。在當(dāng)前的電子信息化檔案管理中，由于相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)范圍不清晰的問題，出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

1）做好檔案的收集和整理。檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個卷宗，而在一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發(fā)展中往往會出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無法更好地進(jìn)行檔案的管理。為了實現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學(xué)地進(jìn)行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。另外，需要建立其規(guī)范化的管理指標(biāo)與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對于電子信息化檔案管理至關(guān)重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經(jīng)之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規(guī)范行為的 發(fā)生。

2）提高檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)。選用資金投入，制定合理有效的人才培養(yǎng)的計劃，使相關(guān)人員不斷更新知識儲備、學(xué)習(xí)前沿技術(shù)。對管理工作細(xì)化處理，確保所有的工作步驟留痕、有據(jù)可查，尤其是歸檔工作，必須細(xì)致明確，在職能調(diào)整以及業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展過程中不斷完善與優(yōu)化。

3）樹立法律、法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，相關(guān)法律、法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定賦予了電子文件和電子簽名具有法律效力，為檔案信息化提供了法律依據(jù)。如《電子簽名法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。在山西省市場監(jiān)督管理局推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的過程中需要從政策方面對電子檔案的效力及真實性核驗問題進(jìn)行支持。如可以根據(jù)國家相關(guān)政策法規(guī)對采用電子報送方式報送的工商檔案資料規(guī)范相關(guān)措施，在電子檔案形成后，檔案管理部門要肩負(fù)起對電子文件初始狀態(tài)的維護(hù)、保障和延續(xù)工作，同時還需要防止電子檔案被篡改、誤用，確保其真實性。

4）升級和優(yōu)化檔案管理硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施。這是開展檔案信息化管理工作的重要保證。由于軟件的設(shè)計和優(yōu)化對于檔案的信息化管理工作具有十分重要的決定作用，所以要高度重視檔案管理軟件基礎(chǔ)設(shè)施的更新和應(yīng)用。在開展具體工作時，還需從各部門的目標(biāo)和理念出發(fā)，在各部門的引領(lǐng)下，結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況，做好軟件的研發(fā)和優(yōu)化工作。在檔案管理軟件和硬件的更新過程中，可以利用招投標(biāo)的方式來選擇一些服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平高的專業(yè)公司來開展這項工作，確保檔案管理工作中的硬件和軟件都能滿足實際檔案管理工作的需要。

5）重新認(rèn)識檔案信息化建設(shè)。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理對象從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理方式從手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容從實體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，利用方式從來館查閱向網(wǎng)絡(luò)利用轉(zhuǎn)變。我們要適應(yīng)轉(zhuǎn)變，與時俱進(jìn)、順勢而為，創(chuàng)新管理模式，助力工作轉(zhuǎn)型升級。

4 結(jié)束語

隨著時代的不斷發(fā)展，檔案在社會發(fā)展中的作用愈發(fā)突顯。因此，如何切實有效地保證信息化創(chuàng)新建設(shè)，成為當(dāng)代檔案工作開展的一個重中之重。正是在這樣的背景下，當(dāng)代檔案信息化創(chuàng)新建設(shè)需要以客觀實際為出發(fā)點，發(fā)掘信息化創(chuàng)新建設(shè)展開過程中可能存在的問題，而后以此為基礎(chǔ)，做到理論與實踐有機結(jié)合，從而為檔案信息化創(chuàng)新建設(shè)注入新的活力，繼而推進(jìn)我國檔案建設(shè)的現(xiàn)代化。