信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略

蘆國富

（山東交通技師學(xué)院，山東 臨沂 276000）

檔案的價值較高，文書檔案也不例外，其作為對過去事件的真實記錄，對文書材料的妥善保管，帶動經(jīng)驗材料的再利用，在知識經(jīng)濟時代發(fā)揮著知識共享載體的作用。當(dāng)前信息化的大背景下，文書檔案管理的信息化建設(shè)是必然趨勢，在這樣的時代趨勢下，文書檔案的創(chuàng)新管理研究也必須深入開去。因此信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略探討具有現(xiàn)實必要性。

1 信息化背景下文書檔案管理的新變化

信息時代的到來，對各行各業(yè)的沖擊是顯而易見的，對于文書檔案管理來說，也使得其具有新特征。其一其管理的對象逐漸向數(shù)字材料轉(zhuǎn)變，這很大程度上是由檔案資源的信息化發(fā)展決定的。紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所代替[1]，檔案開始向?qū)嶓w材料向數(shù)字載體轉(zhuǎn)型，而數(shù)字檔案多存儲在計算機中，具有一定虛擬性，且具備了復(fù)制與傳輸?shù)男鹿δ?。其二管理實現(xiàn)了材料收集到材料價值提取的轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)檔案管理時代，管理人員的基礎(chǔ)工作是材料的收集，材料來源渠道較窄，收集難度大，耗時耗力。而信息化時代，信息來源渠道廣泛，各種材料匯聚，大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助材料的分類整理，材料收集整理更高效。而文書檔案工作人員的工作重心轉(zhuǎn)移到檔案價值的提取上，這也是知識經(jīng)濟時代信息價值挖掘的必然要求。其三檔案利用方式逐漸網(wǎng)絡(luò)化。信息化背景下文書檔案人員檔案的查詢利用往往通過網(wǎng)絡(luò)完成，擺脫了文書檔案查詢使用的時間空間限制，文書檔案的流通速度加快，檔案的利用率明顯提升。鑒于信息化背景下文書檔案的這些新變化，加強文化檔案管理的創(chuàng)新研究勢在必行。

2 信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 端正思想，認識到文書檔案管理的重要性

文書檔案的價值在知識經(jīng)濟時代更加凸顯，文書檔案管理的重要性也不言而喻。讓更多的人認識到文書檔案管理的必要性，認識到文書檔案的時代價值，才能讓文書檔案信息化建設(shè)更富支持，動力更足。對于企事業(yè)單位必須加強內(nèi)部的輿論引導(dǎo)和思想教育，端正以往人們對文書檔案管理不重視的態(tài)度，讓文書檔案管理工作從閑職形象轉(zhuǎn)變?yōu)橛袑嵚殹⒔拥貧獾墓ぷ?，企事業(yè)單位內(nèi)部形成文書檔案信息化建設(shè)的自覺性，將文書檔案的信息化建設(shè)、創(chuàng)新研究等納入企事業(yè)單位的日常管理中，作為企業(yè)運營發(fā)展的重要構(gòu)成，讓文書檔案的創(chuàng)新研究和信息化建設(shè)實踐落到實處，讓文書檔案管理工作與時代接軌，不斷推陳出新。

2.2 技術(shù)支持，構(gòu)建文書檔案信息化系統(tǒng)

信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新需要技術(shù)的支持，而技術(shù)創(chuàng)新方面主要的努力是積極構(gòu)建文書檔案的信息化系統(tǒng)，并且確保其實效的發(fā)揮。以文書檔案信息化管理系統(tǒng)為工作平臺，加大專項資金投入，確保硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)支持到位，定期對信息化系統(tǒng)平臺進行維修檢測，定期地系統(tǒng)升級，使得文書檔案在信息系統(tǒng)的支持下無論書基礎(chǔ)的信息收集、整理工作，而是文書檔案利用渠道的拓展都落到實處[2]。以文書檔案的查詢?yōu)槔?，在信息系統(tǒng)的支持下，只需要輸入查詢關(guān)鍵詞，就可以在文書檔案庫中檢索到相應(yīng)的文書檔案，查詢利用更高效，而文書檔案的具體位置和詳細內(nèi)容信息一目了然。在信息化系統(tǒng)的支持下文書檔案管理更規(guī)范更省時。

2.3 規(guī)范運作，推動文書檔案的分級安全管理

文書檔案信息化建設(shè)中也必然面臨著系列的信息倫理問題，特別是信息安全問題。在文書檔案信息化建設(shè)中要加強其安全管理，通過規(guī)范運作，安全等級管理，提升文書檔案的安全系數(shù)。就當(dāng)前文書檔案管理來說，分級安全管理是必要的，針對不同類型的文書檔案設(shè)置不同的安全訪問權(quán)限和管理登記，特別是保密的價值高的文書檔案，可以設(shè)置訪問權(quán)限，加強特殊防護等。具體來說，安全防護方面主要是信息化系統(tǒng)平臺支持的多級別密鑰防護措施，文書檔案只對經(jīng)過授權(quán)的用戶開放。加強防火墻保護，嚴厲抵制非法入侵行為，一旦發(fā)現(xiàn)非法入侵現(xiàn)象及時預(yù)警處理，若發(fā)現(xiàn)私自下載文書檔案的或者超時登錄的，系統(tǒng)自動鎖屏或者關(guān)閉，最大限度避免文書檔案信息的泄露。在分級安全管理技術(shù)的支持下，文書檔案的安全性更有保障。

2.4 凸顯價值，積極創(chuàng)新文書檔案利用機制

信息化背景下知識價值更為凸顯，信息優(yōu)勢被重點關(guān)注。因此必須積極創(chuàng)新文書檔案的利用機制。變被動的文書檔案服務(wù)為主動的服務(wù)。具體來說，可以提供主動的信息推送服務(wù)，如同現(xiàn)在很多公共圖書館的信息推送服務(wù)一樣，文書檔案管理部門可以以大數(shù)據(jù)技術(shù)進行用戶群體的有效劃分，基于用戶群體畫像開展個性化的信息推送，實現(xiàn)檔案價值的進一步挖掘，主動為檔案利用者推送服務(wù)，使得文書檔案的利用率明顯提升。再如加強文書檔案資源的共享互通，文書檔案管理部門借助信息技術(shù)打破文書檔案的館內(nèi)、館際藩籬，實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的優(yōu)質(zhì)文書檔案信息的共享利用，支持跨館提取與利用，讓文書檔案服務(wù)價值更高。

2.5 加強培訓(xùn)，提升文書檔案管理人員整體素質(zhì)

文書檔案管理人員的素質(zhì)和能力對文書檔案的信息化建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展具有十分重要的意義。當(dāng)務(wù)之急是加強培訓(xùn)，盡可能地提升企事業(yè)單位文書檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使得其更好地適應(yīng)文書檔案管理的新環(huán)境，應(yīng)對信息化背景下文書檔案管理的新挑戰(zhàn)。培訓(xùn)中加強文書檔案專業(yè)知識的講解，定期開展信息化實操培訓(xùn)，加強對文書檔案管理人員工作的考核，定期開展文書檔案管理個體團隊的表彰嘉獎等[3]，以提高文書檔案管理人員工作的積極性和學(xué)習(xí)的自覺性，使得其整體素質(zhì)和能力有所提升。加強思想政治教育，提升文書檔案管理人運動額責(zé)任意識，加強其文書檔案創(chuàng)新研究的使命感，使得文書檔案管理工作質(zhì)量穩(wěn)步提升。

3 結(jié)束語

當(dāng)前信息化的大背景，使得文書檔案管理面臨很多新挑戰(zhàn)，文書檔案管理的創(chuàng)新研究具有現(xiàn)實必要性。認識到信息化背景下文書檔案管理的新要求和新特征，有針對性地提升文書檔案管理實效，創(chuàng)新文書檔案管理思路和方式，文書檔案管理的價值才能真正凸顯，文書檔案管理實效更明顯，使得其在知識經(jīng)濟時代信息服務(wù)價值最大化。