數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理研究

宋朝霞

（中共鹽城市委黨校，江蘇 鹽城 224000）

數(shù)字化檔案管理指的是利用現(xiàn)代化計算機技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的管理基礎(chǔ)上進行全面化的改進，在事業(yè)單位當中利用數(shù)字化檔案管理不僅能夠提高單位內(nèi)部的工作質(zhì)量，而且也能為人民提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以，在現(xiàn)階段信息化發(fā)展迅速的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位將兩者有效的結(jié)合已經(jīng)是必然的趨勢。

1 事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題分析

1.1 數(shù)字化背景的適應(yīng)期

現(xiàn)如今我國的科技正飛速的發(fā)展著，而且很多的傳統(tǒng)行業(yè)在這一環(huán)境下生產(chǎn)與發(fā)展的方式也逐漸向著信息化體系當中過渡著，而從以前的管理和運行方面來講的話，已經(jīng)維持了很長一段時間，所以在面對新型的環(huán)境時短時間內(nèi)難以適應(yīng)[1]。而事業(yè)單位當中所涉及的工作內(nèi)容繁多，要想讓其中會計檔案管理的工作理念與工作方式有所更新，這就需要一定的適應(yīng)期，尤其是在數(shù)字化剛?cè)谌氲臅r候，很有可能在工作的內(nèi)容和效率上沒有太大的變化，但是不得不說的是在這種工作體系下所產(chǎn)生的效應(yīng)是比較明顯的，但是也不能操之過急，要有效的結(jié)合目前會計檔案管理工作的實際規(guī)律找到合適的時機將其融合。

1.2 工作流程不夠完善

目前事業(yè)單位當中的會計檔案管理工作在數(shù)字化的發(fā)展融合已經(jīng)有了一些時間，而且在借鑒國內(nèi)外的實例下儲備了相關(guān)的經(jīng)驗，但是從整體上來看的話工作的改變并不大，效果也不是很顯著。造成這樣現(xiàn)象的主要原因是事業(yè)單位在傳統(tǒng)的會計檔案管理工作中已經(jīng)形成了固定的流程，要想合理的融入數(shù)字化需要改變之前的工作流程[2]。但是在進行各種工作的管理時經(jīng)常會出現(xiàn)不平衡的情況，就比方說檔案整理的時候不同的工作人員都有著屬于自己的工作方向，但往往就會出現(xiàn)工作和執(zhí)行出現(xiàn)差異?？偠灾谑聵I(yè)單位的會計檔案管理當中，工作流程還是沒有完善的，因為很多單位都不重視對標準化工作流程體系的構(gòu)建，而且對于工作也沒有科學(xué)的監(jiān)管體系作為約束，因此在實際工作當中就顯得十分懶散。

1.3 安全問題

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位會計檔案管理當中，對于檔案的儲存基本上都是使用紙質(zhì)材料，會計在整理和儲存的時候難免會出現(xiàn)漏洞，就比方說在進行招聘的時候，有些負責(zé)招聘的人員會修改檔案，讓自己的親戚或朋友入職，這樣的情況在以前會發(fā)生，就是因為檔案安全不夠高。而在數(shù)字化背景下會計的檔案管理以網(wǎng)絡(luò)安全為基礎(chǔ)發(fā)生了很大的改變，因為在信息技術(shù)的支持下能夠提高工作的效率，并且由會計掌管檔案也不會被人修改或者遺失。但這其中還是會有一些安全的隱患，互聯(lián)網(wǎng)當中病毒、木馬等都是安全隱患，因為數(shù)字化的儲存是通過網(wǎng)絡(luò)渠道的，而檔案的共享性在不斷傳輸?shù)倪^程中就會有空隙，所以很有可能讓不法分子鉆空隙，這對于事業(yè)單位和人民的財產(chǎn)隱私而言有著很大的威脅。

2 在數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理的有效途徑

2.1 提高理論知識，盡快融入數(shù)字化時代

從理論上需要事業(yè)單位提高重視，必須要提高對人才的招聘，這樣對于單位內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)是有著極高推動性作用的。因為目前在對這一工作而言其整體上還處于發(fā)展建設(shè)的階段中，并未完善，那么理論的支持在這一時期至關(guān)重要。而且事業(yè)單位在會計檔案管理工作上一旦有了理論的支持，那么就會在工作的方向和內(nèi)容上能夠合理的優(yōu)化并完善，在此其中應(yīng)當根據(jù)改革的具體事宜建立一個比較完善的框架，并把其中的數(shù)字化檔案管理工作流程都記錄下來，這樣也能為日后的創(chuàng)新完善打下良好的理論基礎(chǔ)。而且在實踐工作上要進一步的推動工作的效率與質(zhì)量，以此來提高事業(yè)單位會計檔案管理的服務(wù) 效果[3]。

2.2 制定標準化的工作流程

在進行數(shù)字化事業(yè)單位會計檔案管理的建設(shè)當中，對于傳統(tǒng)的工作是一種沖擊，主要是借助于技術(shù)來改變工作的方式，這也順應(yīng)了時代發(fā)展的潮流。而在數(shù)字化發(fā)展的初級階段，事業(yè)單位的會計檔案管理部門需要先適應(yīng)這一技術(shù)，因為之前的工作人員工作內(nèi)容和方向都或多或少發(fā)生一定的改變，但還是要確定每個人員的工作職責(zé)。其實這一工作體系的建設(shè)是想當復(fù)雜的，而且牽扯到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，并不能空口無憑，必須要從理論和實踐上去借鑒，然后結(jié)合會計檔案管理工作的現(xiàn)狀，以此來制定科學(xué)的改革計劃。把每一個部門和工作人員都落實到位，他們的分工必須明確，就像財務(wù)檔案、人力資源檔案、原材料檔案、歷史檔案等等，這些都要有專門的會計人員進行管理，這樣一來每個會計都會各司其職，再通過合理的監(jiān)管機制達成約束，從而保證事業(yè)單位的穩(wěn)定運行與發(fā)展。

2.3 加強科技建設(shè)，重視檔案的安全

在建設(shè)數(shù)字化信息會計檔案管理的過程當中，事業(yè)單位需要把眼光放遠，積極的引進各種科技人才，這樣就能彌補之前的不足，從而優(yōu)化檔案管理工作的整體效率。尤其是在電子檔案的安全方面，必須要加強網(wǎng)絡(luò)安全工作的重視程度，通過對檔案的加密或者是建立防火墻等保護措施來提高檔案的安全程度[4]。與此同時，也要安排一部分會計對之前的老舊檔案進行整理，將其傳輸?shù)綌?shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫當中并把紙質(zhì)版的銷毀，然后讓技術(shù)人員把那些模糊或者是損壞的檔案復(fù)原并錄入，這樣一來才能真正的提高事業(yè)單位會計檔案管理的整體時效性，從而為國家和人民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)并不能一蹴而就，需要事業(yè)單位的會計檔案管理部門以理論概念作為支持，然后結(jié)合新型技術(shù)，加強對漏洞的補填與安全程度，以此來提高檔案管理工作的整體效率。而相關(guān)技術(shù)人員也要在此其中不斷的探索與研究，借鑒他國或者其它單位的數(shù)字化檔案建立實例，再加上創(chuàng)新改革，從而推動事業(yè)單位的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。