論社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息化與檔案信息倫理建設(shè)

吳 琴

（湖北省襄陽(yáng)市大數(shù)據(jù)中心，湖北 襄陽(yáng) 441000）

在檔案管理工作中，融入信息化技術(shù)對(duì)于提高管理效率與質(zhì)量而言有著積極的意義與影響。尤其是在信息時(shí)代背景下，檔案信息化已是大勢(shì)所趨，憑借此可以使信息資源的共享性以及可復(fù)制性得到增強(qiáng)，然而不得不承認(rèn)的是，檔案信息化的同時(shí)帶來(lái)的問題也十分突出，例如檔案信息的安全問題，隱私權(quán)以及知情權(quán)等倫理問題一直困擾的管理者與使用者。鑒于此，我們有必要圍繞社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息化與檔案信息倫理建設(shè)進(jìn)行探討與研究。

1 社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息化特點(diǎn)

1.1 工作模式革新

在社會(huì)轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，檔案工作的開展方向也發(fā)生了重大變化，其需要充分結(jié)合時(shí)代需求，對(duì)工作模式進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，而檔案信息化則與之充分契合，相較于傳統(tǒng)檔案工作而言有著十分重要的變化。基于對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案工作在日常管理中的執(zhí)行效率得到了極大的提升，大量的檔案資源在電子化、數(shù)字化處理之下，使得檔案管理者與使用者能夠更加快速、便捷的查詢與使用檔案信息，這對(duì)于檔案工作的開展而言有著非常重要的意義。

1.2 利用模式發(fā)生改變

在傳統(tǒng)模式下，檔案工作中大部分資源都是以紙質(zhì)信息的形式呈現(xiàn)，管理者與使用者在查找、節(jié)約以及使用過程中需要經(jīng)歷比較繁瑣的程序，從而導(dǎo)致檔案利用的效率難以得到提升。而隨著檔案信息化的發(fā)展，檔案的存儲(chǔ)與處理發(fā)生了重大變化，信息化的呈現(xiàn)方式極大的提高了檔案利用的效率，使得檔案資源的價(jià)值得到了全面提升。

1.3 檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用

在檔案信息化管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的重大成果，利用該系統(tǒng)可以為使用者提供更加完善的服務(wù)，促使檔案管理以及處理量得到了有效提升，同時(shí)也使檔案處理更加便捷，減少因?yàn)槿藶橐蛩囟a(chǎn)生的錯(cuò)誤。

2 社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息倫理失范分析

2.1 檔案信息泛濫

檔案信息化建設(shè)減少了紙質(zhì)檔案資源的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)成為檔案信息處理的主要工具。這一成果極大的簡(jiǎn)化了檔案管理的流程與成本，并且也使得機(jī)構(gòu)間信息的交互與共享變得更加便捷。與此同時(shí)我們也必須承認(rèn)，檔案信息化的發(fā)展也使得文件的下發(fā)量不斷增加，在面對(duì)龐大的信息資源時(shí)，管理人員往往難以對(duì)其進(jìn)行價(jià)值鑒定而是直接進(jìn)行存檔，如此就導(dǎo)致部門檔案泛濫情況嚴(yán)重，對(duì)于檔案整體價(jià)值產(chǎn)生了一定負(fù)面影響。

2.2 檔案信息污染

檔案信息應(yīng)該保證自身的完整性、真實(shí)性以及原始性，如果檔案信息出現(xiàn)虛假內(nèi)容，或者對(duì)使用者造成誤導(dǎo)甚至危害，那么就被稱為檔案信息污染。在信息化背景下，檔案信息管理難度增加，很多檔案信息并沒有經(jīng)過嚴(yán)格的篩選與堅(jiān)定，從而導(dǎo)致機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案可信度難以得到保障，這顯然不利于發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。

2.3 檔案信息殖民

所謂的檔案信息殖民，就是指經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)水平更高的國(guó)家向我國(guó)發(fā)布與滲透檔案信息，從而影響到我國(guó)公布檔案信息的行為。眾所周知，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息的交互與傳遞不斷加速，而國(guó)內(nèi)一些機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息的管理并不夠重視，從而導(dǎo)致檔案信息殖民問題趨于惡化，最終導(dǎo)致檔案信息質(zhì)量嚴(yán)重受損，對(duì)使用者造成了一定的誤導(dǎo)，同時(shí)也因?yàn)榱艘欢ǖ男畔踩珕栴}。

3 社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息倫理建設(shè)路徑探討

3.1 完善檔案信息倫理機(jī)制

為了有效整合檔案文化，確保檔案管理措施與辦法得以順利執(zhí)行，首先要做的就是制定一個(gè)完善、有效的倫理機(jī)制，對(duì)檔案信息中的倫理關(guān)系進(jìn)行約束與協(xié)調(diào)，確保檔案信息化建設(shè)與發(fā)展與社會(huì)轉(zhuǎn)型期的實(shí)際需求相適應(yīng)。具體來(lái)講，在形成檔案信息倫理機(jī)制的過程中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)行業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行深入的調(diào)查與分析，加大與政府機(jī)構(gòu)的溝通與對(duì)接力度，并遵循全過程控制的原則，在檔案形成過程中做好協(xié)調(diào)工作，確保檔案文件在產(chǎn)生階段就已經(jīng)與信息化相融合，最終順利完成對(duì)接，保障檔案質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)道德教育

做好道德教育，強(qiáng)化檔案信息管理者與使用者的道德意識(shí)，對(duì)于推動(dòng)檔案信息倫理建設(shè)工作而言也有著十分重要的意義。具體來(lái)講，在工作實(shí)踐中檔案信息倫理建設(shè)應(yīng)該涉及三個(gè)方面：第一，面向社會(huì)層面，加大宣傳教育力度。例如檔案館可以通過展覽、網(wǎng)絡(luò)宣傳、編制檔案音頻與視頻等方式，向社會(huì)公眾科普檔案工作與發(fā)展的相關(guān)內(nèi)容，提高整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)知度；第二，對(duì)于檔案管理建設(shè)從業(yè)人員，則應(yīng)該建立完善的培訓(xùn)考核機(jī)制。在檔案行業(yè)中檔案從業(yè)人員發(fā)揮著重要的主體作用，他們的專業(yè)素養(yǎng)決定了檔案?jìng)惱淼赖陆ㄔO(shè)的成果，因此檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該從專業(yè)層面上為檔案從業(yè)人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)與教育活動(dòng)，提高他們的專業(yè)水平，強(qiáng)化其職業(yè)道德意識(shí)，同時(shí)通過嚴(yán)格的考核評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)其行為進(jìn)行約束與限制，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息倫理建設(shè)朝著一個(gè)健康的方向發(fā)展；第三，在檔案?jìng)惱黻P(guān)系中，檔案利用者也占據(jù)著重要的地位，檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這部分群體的教育，促使其信息素養(yǎng)得到提升，確保公民對(duì)檔案?jìng)惱黻P(guān)系有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)與理解，基于此才能夠有效推進(jìn)檔案信息倫理建設(shè)。

3.3 做好監(jiān)管機(jī)制建設(shè)與相關(guān)工作

在檔案信息活動(dòng)中，檔案信息倫理屬于調(diào)節(jié)關(guān)系的一種道德機(jī)制，其作用就在于為公眾有效利用檔案信息提供支持與保障，確保整個(gè)社會(huì)的信息趨于公平化。在社會(huì)轉(zhuǎn)型期，檔案信息倫理的建設(shè)應(yīng)該圍繞信息公平這一點(diǎn)開展工作，而為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就應(yīng)該建立一個(gè)有效的監(jiān)管機(jī)制。具體來(lái)講，首先應(yīng)該對(duì)檔案從業(yè)人員及利用者之間的關(guān)系有一個(gè)明確認(rèn)識(shí)，并將二者信息不對(duì)稱問題消除；其次，提高檔案信息獲取的效率也十分關(guān)鍵，檔案信息應(yīng)該具有可獲取性、非限制性以及免費(fèi)性；此外，對(duì)于檔案利用行為，則應(yīng)該加大監(jiān)督力度，以國(guó)家安全、個(gè)人與商業(yè)隱私安全等為前提開展工作，確保檔案價(jià)值發(fā)揮的同時(shí)不會(huì)產(chǎn)生負(fù)面的影響。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在社會(huì)轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期，檔案信息化工作的開展意義重大，作為檔案從業(yè)人員以及利用者，應(yīng)該清晰認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案信息倫理關(guān)系現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際情況找到應(yīng)對(duì)措施，在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)協(xié)調(diào)好檔案信息倫理關(guān)系，為充分發(fā)揮檔案價(jià)值奠定一個(gè)扎實(shí)的 基礎(chǔ)。