基于信息化背景下企業(yè)文書(shū)檔案管理探析

王 博

（中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)安徽省電力設(shè)計(jì)院有限公司，安徽 合肥 230000）

信息技術(shù)的全面普及為社會(huì)各企業(yè)的快速發(fā)展帶來(lái)了曙光，推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展和進(jìn)步。在該背景下，文書(shū)檔案管理的重要性越來(lái)越明顯。為推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，相關(guān)管理人員要采取具體措施對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

1 信息化背景下企業(yè)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)文書(shū)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升，但是具體而言，當(dāng)下我國(guó)很多企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作依舊存在一些明顯的問(wèn)題，主要介紹如下：第一，文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)水平較低。當(dāng)下我國(guó)很多企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作人員并不了解自己的工作崗位職責(zé)，工作存在懶散、缺乏熱情的情況，因此造成文書(shū)檔案管理質(zhì)量不高、工作效率低下。某些文書(shū)檔案管理人員還會(huì)出現(xiàn)工作失誤，對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了負(fù)面影響。與此同時(shí)，部分企業(yè)文書(shū)檔案管理人員不具有專業(yè)的文書(shū)檔案管理技能，不能使用相關(guān)知識(shí)對(duì)實(shí)務(wù)工作進(jìn)行詳細(xì)分析，因此造成企業(yè)文書(shū)檔案管理問(wèn)題頻繁發(fā)生，企業(yè)運(yùn)行情況受到一定程度的影響。另外，某些企業(yè)文書(shū)檔案管理工作人員執(zhí)行力不高，造成了企業(yè)工程周期延長(zhǎng)，嚴(yán)重降低了文書(shū)檔案管理效率和質(zhì)量。第二，文書(shū)檔案管理技術(shù)落后。管理技術(shù)是企業(yè)文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的重要影響因素，但是就目前來(lái)看，我國(guó)很多企業(yè)并沒(méi)有將先進(jìn)的管理技術(shù)應(yīng)用到對(duì)文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，部分企業(yè)始終沿用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方法，因此造成企業(yè)文書(shū)檔案管理質(zhì)量不高。第三，企業(yè)各部門(mén)之間缺乏溝通和交流。各部門(mén)之間的溝通和交流是提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的重要手段，但是當(dāng)下很多企業(yè)的各部門(mén)之間相互獨(dú)立，并沒(méi)有進(jìn)行有效的溝通和交流，文書(shū)檔案管理部門(mén)并沒(méi)有綜合企業(yè)全體員工的意見(jiàn)開(kāi)展檔案管理工作，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理效果不符合企業(yè)的發(fā)展需求，阻礙了企業(yè)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，不利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的持續(xù)提升。

2 加強(qiáng)信息化背景下企業(yè)文書(shū)檔案管理的有效策略

2.1 轉(zhuǎn)變文書(shū)檔案管理理念

正確的管理理念是企業(yè)文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，文書(shū)檔案管理人員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門(mén)工作人員只有意識(shí)到了文書(shū)檔案管理的重要作用，才能有效調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理工作人員的工作積極性，確保文書(shū)檔案管理人員能夠?qū)俜职俚木ν度氲綄?duì)企業(yè)文書(shū)檔案的管理過(guò)程中。第一，企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到文書(shū)檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要意義，樹(shù)立文書(shū)檔案管理信息化理念，并采取具體措施培養(yǎng)檔案管理工作人員具備文書(shū)檔案的信息化管理理念。第二，企業(yè)可通過(guò)將其他企業(yè)的文書(shū)檔案信息化管理成效展示到企業(yè)文書(shū)檔案管理工作人員眼前的方式，讓文書(shū)檔案管理工作人員能夠深刻認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要意義，由此可有效增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的文書(shū)檔案管理意識(shí)，為接下來(lái)的文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展建立基礎(chǔ)。通過(guò)這種方式，不僅可以提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，還能提升文書(shū)檔案管理人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)、員工的互利共贏，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展水平的快速提升[1]。

2.2 創(chuàng)新文書(shū)檔案管理方式

企業(yè)文書(shū)管理工作涵蓋了多個(gè)階段，各個(gè)階段對(duì)管理方式的要求均不一樣。對(duì)于文書(shū)管理初始階段，工作人員需要從兩個(gè)方面進(jìn)行把握。第一，企業(yè)上級(jí)管理人員需要對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平給予充分的重視，采取具體措施對(duì)工作人員不足的地方進(jìn)行改進(jìn)和完善。即使當(dāng)下我國(guó)的信息化水平已經(jīng)比較高，各大企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化管理，但是這并不能說(shuō)明可以摒棄基礎(chǔ)的文書(shū)檔案管理業(yè)務(wù)。就目前而言，企業(yè)可以借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理，同時(shí)工作人員需要將數(shù)字化后的文書(shū)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存管理。與此同時(shí)，企業(yè)可對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行檔案編研，將紙質(zhì)版的文書(shū)檔案制作成企業(yè)檔案的“記憶工程”，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案信息的長(zhǎng)久儲(chǔ)存管理。例如，對(duì)于一些企業(yè)的扶貧工作，企業(yè)可將文書(shū)檔案制作成為系列檔案，用來(lái)將貧困地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、貧困地區(qū)貧困原因、貧困地區(qū)人員構(gòu)成以及歷史扶貧成效等數(shù)據(jù)展示出來(lái)，將扶貧工作的原貌進(jìn)行真實(shí)還原。另外，對(duì)于企業(yè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面，相關(guān)管理人員需要強(qiáng)調(diào)文書(shū)檔案部署、實(shí)施、檢查以及驗(yàn)收階段的同步性，確保無(wú)論業(yè)務(wù)工作開(kāi)展有多深，文書(shū)檔案工作都要保持一致。第二，企業(yè)文書(shū)檔案管理工作人員需要做好對(duì)標(biāo)工作和學(xué)習(xí)工作。在信息化背景下，跨界合作的事情屢見(jiàn)不鮮，并取得了明顯的成效。針對(duì)這種情況，企業(yè)文書(shū)檔案管理人員要跳出傳統(tǒng)觀念的束縛，盡可能多的去學(xué)習(xí)一些優(yōu)秀企業(yè)、優(yōu)秀人才的文書(shū)檔案管理方式，找出創(chuàng)新的地方并進(jìn)行歸納學(xué)習(xí)，探究企業(yè)自身文書(shū)檔案管理的最新途徑，有效提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 健全文書(shū)檔案管理手段

信息化背景下，為提高企業(yè)文書(shū)檔案管理質(zhì)量，企業(yè)有必要將信息化管理手段運(yùn)用到對(duì)文書(shū)檔案的管理中，有效提升企業(yè)文書(shū)檔案管理效果。首先，企業(yè)需要建立一個(gè)完整的文書(shū)檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，用以有效連接企業(yè)的各部門(mén)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的完全控制和管理。其次，企業(yè)文書(shū)檔案管理人員要將文書(shū)檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤的輸入到信息化數(shù)據(jù)庫(kù)中，并做好數(shù)據(jù)保密工作。最后，企業(yè)還需要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控外網(wǎng)的安全性，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)中的各項(xiàng)軟件，同時(shí)還要設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限，確保企業(yè)文書(shū)檔案的絕對(duì)安全，提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量[2]。

2.4 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)工作

優(yōu)秀的人才是企業(yè)順利開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，為確保企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量能夠符合要求，企業(yè)有必要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)。企業(yè)培訓(xùn)部門(mén)可定期開(kāi)展文書(shū)檔案管理員工培訓(xùn)工作，為企業(yè)培訓(xùn)符合社會(huì)發(fā)展要求的文書(shū)檔案管理人員，推動(dòng)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，企業(yè)需要對(duì)文書(shū)管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，采取學(xué)歷教育、課程培訓(xùn)以及進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，有效提升文書(shū)檔案管理人員的整體水平。另外，企業(yè)還需要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行思想教育，有效提管理人員的思想道德素質(zhì)，確保管理人員能夠擁有正確的文書(shū)檔案管理意識(shí)，有效提升企業(yè)文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

2.5 構(gòu)建信息化的管理平臺(tái)

為保證文書(shū)檔案管理質(zhì)量能夠符合社會(huì)快速發(fā)展的需求，企業(yè)有必要建立功能完整的文書(shū)檔案信息管理平臺(tái)，用于實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的信息化管理。構(gòu)建文書(shū)檔案信息化平臺(tái)時(shí)，企業(yè)需要不斷加強(qiáng)文書(shū)檔案管理力度，規(guī)避文書(shū)檔案管理質(zhì)量不高、管理能力不足的問(wèn)題。文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)要包含文書(shū)檔案加工系統(tǒng)以及檔案保密系統(tǒng)，通過(guò)這種方式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的高效管理，還能有效提升文書(shū)檔案的安全性和有效性。因此，各大企業(yè)要加快文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程，有效提升文書(shū)檔案管理效率和質(zhì)量。

3 結(jié)論

總而言之，文化檔案記錄了一個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)管理等多方面的數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的作用巨大。因此為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展水平的進(jìn)一步提升，文書(shū)檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身管理理念，健全管理手段并構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，科學(xué)管理企業(yè)文書(shū)檔案。