信息技術(shù)視野下高校電子檔案管理的應(yīng)用探索

覃湘紅

（廣西醫(yī)科大學(xué)，廣西 南寧 530021）

黨的十九大報(bào)告中提出：“我國步入了教育信息化新時(shí)代，要全面推動(dòng)教育現(xiàn)代化”。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)過程中產(chǎn)生的大量檔案，越來越多以數(shù)字化的形式保存了下來，這些檔案見證了高校的發(fā)展過程，在日常管理、教育改革和戰(zhàn)略決策等許多領(lǐng)域都發(fā)揮出極大的作用。隨著高校發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大和信息化建設(shè)的逐步加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式不足以應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展需要，因此管理人員借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)高校電子檔案進(jìn)行管理具有一定的實(shí)效性。

1 信息技術(shù)在高校電子檔案管理中應(yīng)用的意義

1）推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化。在高校電子檔案管理工作中引入信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，在電子信息技術(shù)的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)如文字、照片、聲像等不同類型的大量檔案文件存入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行分類、整理、歸檔等細(xì)致化管理，能滿足電子檔案建設(shè)所需的豐富性和全面性要求，同時(shí)便于管理人員一體化管理。

2）提高檔案管理工作效率。信息技術(shù)的運(yùn)用還可以使高校電子檔案建設(shè)符合現(xiàn)代化的目標(biāo)，當(dāng)一些信息被輸入到電腦中后，系統(tǒng)可以進(jìn)行相關(guān)的統(tǒng)計(jì)與分析，以及方便快速的網(wǎng)絡(luò)檢索功能，在自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化中能夠明顯提高檔案管理工作效率。

3）提升檔案服務(wù)水平。應(yīng)用信息技術(shù)便于通過數(shù)據(jù)挖掘等方式對(duì)用戶的檔案查、借閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析出用戶感興趣的信息，再進(jìn)行個(gè)性化推薦，深度開發(fā)和利用電子檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案利用的主動(dòng)性和智能型，為高校的管理和發(fā)展提供可靠的決策和信息服務(wù)。

2 信息技術(shù)在高校電子檔案管理中應(yīng)用面臨的問題

1）沒有形成系統(tǒng)認(rèn)識(shí)。相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案建設(shè)工作屬于較為新型的事項(xiàng)。在許多高校檔案的建設(shè)過程中，工作人員的工作觀念與思維方式還滯留在以往的思想層面中，無法認(rèn)識(shí)到理論與知識(shí)認(rèn)識(shí)性不足等問題，缺少對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的整體認(rèn)識(shí)。另外，很多高校電子檔案工作人員都無法在工作方法、形式與工作對(duì)象層面將其與傳統(tǒng)檔案的差異性進(jìn)行區(qū)分，導(dǎo)致對(duì)電子檔案缺少了長期與系統(tǒng)的建設(shè)。因此高校的檔案部門不重視電子檔案建設(shè)，導(dǎo)致開展建設(shè)工作容易使高校電子檔案具有重復(fù)性，影響檔案功能發(fā)展，不能提升工作 效率。

2）沒有明確建設(shè)范圍?，F(xiàn)如今高校管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行建設(shè)時(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的要求較高，需要結(jié)合著數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存技術(shù)與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)電子檔案的建設(shè)管理工作。但在此過程中，我們應(yīng)該建設(shè)怎樣的系統(tǒng)，使用哪一種數(shù)據(jù)庫技術(shù)卻未形成具體說明，致使高校電子檔案建設(shè)無法彰顯出兼容性、通用性和適應(yīng)性特征，存在少許問題，導(dǎo)致檔案安置與復(fù)制現(xiàn)象很普遍，無法體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值。

3）檔案建設(shè)具有難度。無論是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，其信息的真實(shí)性和原始性都能夠彰顯出檔案的價(jià)值與功能本質(zhì)。對(duì)紙質(zhì)檔案而言，原始性與真實(shí)性的形式較為單一，輕易地就能夠分辨，所以紙質(zhì)檔案在分辨過程中是非常簡單的；但電子檔案卻經(jīng)常處于信息被動(dòng)狀態(tài)，在信息形成之后容易被相關(guān)人員修改、刪除，所以在真實(shí)性方面便會(huì)大打折扣。而且高校的電子檔案可以與信息載體進(jìn)行分離，能夠結(jié)合著相關(guān)移動(dòng)設(shè)備轉(zhuǎn)移資料，所以如何保證檔案的真實(shí)性也成為信息化電子檔案建設(shè)的重要問題。

4）電子檔案的安全隱患。信息技術(shù)的發(fā)展可以提高電子檔案的管理效率，同時(shí)也給電子檔案帶來安全隱患。電子檔案所在的電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)都容易受到病毒、黑客的侵害，在形成、傳輸和存儲(chǔ)過程中，存在數(shù)據(jù)被非法訪問、獲取、操作的問題，面臨被篡改、丟失、泄密等等安全風(fēng)險(xiǎn)，是必須引起高度重視的突出問題。

3 信息技術(shù)在高校電子檔案管理中的應(yīng)用探索

1）建立健全電子檔案管理制度。一是高校要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況研究出臺(tái)符合本單位實(shí)際的電子檔案管理制度，明確學(xué)校和二級(jí)部門兩級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)，整合相關(guān)職能部門職責(zé)，在日常工作中做到權(quán)責(zé)明確，結(jié)構(gòu)合理，管理高效。二是高校要成立檔案信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案建設(shè)及協(xié)調(diào)工作，根據(jù)檔案中的信息化建設(shè)需求，生成有效信息，進(jìn)行傳播工作。三是設(shè)立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。高校檔案的信息化建設(shè)屬于持續(xù)時(shí)間長、資金投入量大、效果顯露較慢的一項(xiàng)工作，所以高校管理者要將信息化資金投入問題重視起來，將其歸入到年度的預(yù)算當(dāng)中，秉著財(cái)政支持與自身抽檢原則，爭(zhēng)取到多領(lǐng)域、多方面的支持，盡可能加大投入的力度，緩解信息化建設(shè)中的不足之處。

2）完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。大力建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施是將信息技術(shù)引入高校電子檔案管理建設(shè)的必要條件。一是要提高有關(guān)部門和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用成效，加強(qiáng)檔案中的內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，將之與局域網(wǎng)絡(luò)的辦公區(qū)域進(jìn)行充分對(duì)接，積極在校園網(wǎng)中應(yīng)用這一系統(tǒng)，體現(xiàn)管理的兼容性與適應(yīng)性特點(diǎn)，起到數(shù)字化管理的效果。二是要充分利用管理軟件，分重點(diǎn)、按步驟把當(dāng)前的檔案信息數(shù)字化。在此過程中，高?？梢詫⒃撃晟a(chǎn)出來的歸檔電子文件目錄根據(jù)有關(guān)檔案的需要?dú)w納到網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)當(dāng)中，在降低相關(guān)人員工作量的同時(shí)促使部門檔案的原始信息具備真實(shí)性原則，提升檔案信息共享的效率。同時(shí)，高校把已有的檔案改變成機(jī)檢數(shù)據(jù)信息，依照著信息技術(shù)手段，根據(jù)紙質(zhì)文件與電子文件共存的原則，對(duì)這兩種形式進(jìn)行有效保管，以此確保檔案原始信息的真實(shí)性，繼而對(duì)檔案資源有目的、有計(jì)劃地進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。三是利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，推動(dòng)信息資源的整合共享，滿足師生的多樣化需求，提高信息共享效果，提升檔案服務(wù)水平。

3）構(gòu)建電子檔案安全保障體系。電子檔案安全即對(duì)電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性和保密性進(jìn)行長期有效的報(bào)賬。一是建立分級(jí)管理制度，設(shè)置身份驗(yàn)證，配置不同的權(quán)限，防止對(duì)電子檔案的非法訪問、修改。二是建立利用控制機(jī)制，對(duì)電子檔案進(jìn)行必要的加密處理，限定訪問全都等，對(duì)于一些沒有公開過的檔案信息，禁止將其于網(wǎng)絡(luò)中傳播。通過信息技術(shù)，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行可讀性和完整性進(jìn)行檢測(cè)，以及對(duì)黃精系統(tǒng)實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。三是強(qiáng)化安全管理，將安全要素融入其中，防止黑客、病毒的攻擊，避免發(fā)生信息泄漏事故。結(jié)合防火墻、身份認(rèn)證及數(shù)據(jù)備份等保護(hù)措施確保檔案信息的安全系數(shù)和系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校依托信息技術(shù)建構(gòu)檔案管理系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理水平的提高，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和管理等工作，為高校的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。