事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

在社會不斷進(jìn)步過程中，檔案規(guī)模與數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢，檔案類型更加多元化，紙質(zhì)檔案的地位受到挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案成為主流，加快檔案管理先進(jìn)模式的構(gòu)建，事關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)步性與長遠(yuǎn)性。人事檔案管理隸屬檔案管理范疇，只有保障科學(xué)性與先進(jìn)性，與信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，才能保證人才管理的實效性。

為此，要對信息技術(shù)給予端正認(rèn)識，與人事檔案管理工作進(jìn)行深入結(jié)合，將信息化發(fā)展作為新時期的工作重點，促使事業(yè)單位人事檔案管理模式實現(xiàn)升級與創(chuàng)新。

1 正確認(rèn)識事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

立足傳統(tǒng)人事檔案管理，紙質(zhì)檔案是主要對象，資料的收集分類以及管理是主要任務(wù)，整個工作較為復(fù)雜，工作效率不高，在根本上制約了檔案資料的開發(fā)利用，管理工作缺乏有序性，很難發(fā)揮對事業(yè)單位工作的引導(dǎo)作用。為此，要結(jié)合時代要求，以信息化建設(shè)為主要任務(wù)，發(fā)揮技術(shù)支持作用，更好服務(wù)于人事檔案管理工作的要求，更好發(fā)揮人才的支撐性作用，為事業(yè)單位在新階段的發(fā)展與進(jìn)步創(chuàng)設(shè)有利的環(huán)境。

2 深入剖析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1）人事檔案管理思維滯后，領(lǐng)導(dǎo)者重視度不高。在新的發(fā)展時代，人事檔案管理效果直接決定事業(yè)單位發(fā)展的先進(jìn)性。一旦人事檔案管理不到位，很容易引發(fā)檔案資料的遺失或者損壞，不利于人才建設(shè)，影響事業(yè)單位用人的科學(xué)性，甚至造成損失?？v觀事業(yè)單位發(fā)展實際，管理者對人事檔案管理工作重視度不強，忽視其價值所在，尤其是對其工作任務(wù)進(jìn)行簡單歸納，即于資料的收集、保存、查詢，認(rèn)為只要資料全面與安全，資料完整不丟失，工作目標(biāo)就實現(xiàn)。基于這種思想的影響，其認(rèn)識很難提高，忽視時代發(fā)展對人事檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)，無法促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的順利開展。因此，事業(yè)單位人事檔案管理信息化滯后與管理者思想息息相關(guān)，需要關(guān)注單位發(fā)展實際，促使管理更具規(guī)范性與便捷性，構(gòu)建更加科學(xué)高效的管理范圍。

2）事業(yè)單位人事檔案管理機制不健全，管理制度亟待完善。管理工作的進(jìn)行與制度先進(jìn)性分不開。為此，事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)行需要先進(jìn)制度的支撐與保障。人事檔案管理制度內(nèi)涵豐富，囊括檔案資料的整理分類、查閱調(diào)動等，任何一個環(huán)節(jié)都關(guān)乎事業(yè)單位人事檔案管理效果。但是目前，事業(yè)單位人事檔案管理制度問題較多，比較突出的是缺乏與時俱進(jìn)性，很多內(nèi)容嚴(yán)重落后，影響人事管理，甚至造成巨大困擾。另外，還存在人事檔案丟失的情況。除此之外，人事檔案管理開發(fā)利用機制不完善，威脅人才利用的合理性，誘發(fā)人才流失現(xiàn)象?；诖?，人事管理制度的健全與完善勢在必行，以科學(xué)與合理為方向，更好服務(wù)于人才引進(jìn)，增強管理效果，為事業(yè)單位工作效率的全面提升奠定基礎(chǔ)。

3）缺乏具有專業(yè)素質(zhì)與能力的人事檔案管理人才，阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程。任何管理行為的開展都需要專業(yè)人才的支撐，一旦人員專業(yè)能力不強，素質(zhì)不高，無法保證管理行為的開展。事業(yè)單位人事檔案 管理信息化建設(shè)需要專業(yè)性人才的保障。目前，高素質(zhì)的檔案管理人才十分匱乏，使得諸多工作無法順利開展。具體講，管理人員不掌握信息化管理流程，對關(guān)鍵性工作掌握不到位，技術(shù)應(yīng)用能力有限，操作不熟練，信息技術(shù)應(yīng)用能力薄弱，尤其是對相關(guān)技術(shù)手段以及設(shè)備無法進(jìn)行獨立使用，加之個人素質(zhì)差異，職業(yè)素質(zhì)參差不齊，使得人事檔案管理信息化建設(shè)深度不夠，表面性較強，整個工作落實不到位，先進(jìn)技術(shù)優(yōu)勢未得到發(fā)揮，延緩事業(yè)單位人事檔案管理信息化進(jìn)程。

3 如何加快事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

1）轉(zhuǎn)變管理思維，發(fā)揮先進(jìn)觀念對人事檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)作用。在事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展中，重要內(nèi)容是進(jìn)行思維的轉(zhuǎn)變，增強觀念認(rèn)識，尤其是對于領(lǐng)導(dǎo)者，需要對人事檔案管理進(jìn)行全面與深入的再認(rèn)識，掌握其新時期發(fā)展的價值，結(jié)合時代發(fā)展情況，突破傳統(tǒng)思維的束縛，在思想上提高重視度，將其有效貫徹在實踐之中，這也是決定事業(yè)單位人事檔案管理工作方向的根本因素，事關(guān)信息化建設(shè)效果與效率。一方面，要加強管理者思想建設(shè)，將時代要求為基礎(chǔ)，分析信息化發(fā)展的客觀因素與影響條件，以便更好適應(yīng)新時代的要求。在這種思想的指引下，要合理加大投入，重視資金與設(shè)備更新?lián)Q代，將信息化建設(shè)落到實處。除此之外，要關(guān)注人才隊伍建設(shè)，尤其要重視信息化人才的培養(yǎng)與培訓(xùn)，全面提升人事檔案管理效果，維護(hù)人事檔案的完整性。最后，作為管理者，要對信息化建設(shè)的價值給予肯定，端正認(rèn)識，合理納入管理領(lǐng)域，加快人事檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變。也就是說，人事檔案管理要從本質(zhì)上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由單一的資料管理向社會服務(wù)性過渡，在做好信息收集分類基礎(chǔ)上，加強信息共享。

2）積極構(gòu)建健全完善的人事檔案管理制度，為信息化建設(shè)營造優(yōu)質(zhì)環(huán)境。對于管理而言，制度是根本，發(fā)揮的是保障性作用，也是推動各項工作得以有序進(jìn)行的指南針。為此，基于人事檔案信息化管理實踐，需要重視以單位實際為基礎(chǔ)，積極建立相適應(yīng)的信息化管理制度，為信息化建設(shè)各項工作的開展創(chuàng)設(shè)基礎(chǔ)性條件，促使各個環(huán)節(jié)都能夠得到有效執(zhí)行，強化整體信息化水平的提高。另外，針對現(xiàn)行人事檔案管理制度，要進(jìn)行積極調(diào)整，結(jié)合時代具體要求，進(jìn)行針對性吸取與去除，促使管理機制更加飽滿，增強適應(yīng)性，更好適應(yīng)人事檔案管理信息化新需求，以標(biāo)準(zhǔn)化為導(dǎo)向，在提升管理效率的同時，保證人員權(quán)益，為事業(yè)單位優(yōu)秀人才建設(shè)營造優(yōu)質(zhì)環(huán)境。

3）重視提高檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，加快信息化管理隊伍建設(shè)。事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展需要專業(yè)化的人才，信息化建設(shè)更是離不開高素質(zhì)的管理人才，因此，要重視采取內(nèi)外部相結(jié)合的方式培養(yǎng)人才。具體講，一方面，在培養(yǎng)過程中，促使管理人員樹立信息化管理思維，能夠有效應(yīng)用信息化技術(shù)，強化技術(shù)與管理的雙向融合，發(fā)揮整合優(yōu)勢，推動信息化發(fā)展進(jìn)程。另外，職業(yè)素養(yǎng)也不容忽視，需要培養(yǎng)其高尚的道德素質(zhì)，對人事檔案管理工作秉承嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，維護(hù)人員信息的安全性，避免信息篡改。除此之外，服務(wù)意識的增強也是重要內(nèi)容，要培養(yǎng)管理人員服務(wù)觀念，為單位人員提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，也為事業(yè)單位人才引進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境。從外部角度分析，要吸納更多專業(yè)的檔案管理人才，擁有完整的教育背景，行業(yè)經(jīng)驗豐富。

4 結(jié)束語

綜上，在新的發(fā)展階段，檔案管理信息化建設(shè)勢不可擋，決定其未來發(fā)展方向與趨勢。事業(yè)單位需要將信息化作為工作核心，重視管理模式改革，以數(shù)字化為核心手段，將其作為提升管理效果、最大化發(fā)揮人才價值、提高管理質(zhì)量與效率的核心手段，加速實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，全面實現(xiàn)科學(xué)化管理，推動事業(yè)單位實現(xiàn)長遠(yuǎn)與可持續(xù)發(fā)展。