數(shù)字化時代基建檔案信息資源共享的實踐探索

張秀平

（濱州渤?；钊邢薰?，山東 濱州 256600）

基建檔案是指在各類建筑物、構(gòu)筑物、管線設(shè)施等基本建設(shè)工程全生命周期管理中形成的具有保存價值的原始記錄資料，記錄了工程項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收、改建、維修活動的具體信息，具體包括項目建議書、項目可行性報告、設(shè)計圖紙、招投標(biāo)文件、工程審計、竣工驗收報告等[1]。在以往，基建檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件，長時間保存，文件容易受潮，或者被蟲鼠啃噬，信息丟失，數(shù)字化時代背景下，基建檔案實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案儲存介質(zhì)變?yōu)榱薉VD光盤、移動硬盤、儲存卡、光盤等，這些儲存介質(zhì)具有數(shù)據(jù)容量大、儲存時間長、穩(wěn)定性強(qiáng)、體積小的優(yōu)點，安全可靠，而且能夠借助于計算機(jī)直接獲取檔案信息，借助于互聯(lián)網(wǎng)共享基建檔案信息資源，資源利用率顯著提升。

1 基建檔案信息資源共享中存在的問題分析

1）不夠重視產(chǎn)權(quán)保護(hù)。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，信息資源實現(xiàn)開放共享，這同時也意味著信息資源面臨高度的安全風(fēng)險，目前世界各國都在研究信息產(chǎn)權(quán)保護(hù)及信息安全維護(hù)，但是所取得的成果有限。即將檔案信息資源共享，提升了檔案信息的利用率，但是企業(yè)對于基建檔案信息的產(chǎn)權(quán)保護(hù)重視度不足，威脅到檔案信息安全，影響到行業(yè)秩序。在基建檔案數(shù)字化管理的過程中，管理者、執(zhí)行者產(chǎn)權(quán)意識薄弱，對于基建檔案知識產(chǎn)權(quán)缺乏正確認(rèn)知，未意識到信息資產(chǎn)的價值，創(chuàng)新能力不足，產(chǎn)權(quán)信息安全管理制度不健全，產(chǎn)權(quán)信息被盜用的情況時有發(fā)生，而且，這種對于知識產(chǎn)權(quán)不重視的現(xiàn)象屬于普遍現(xiàn)象，職工在工作過程中，忽視了檔案信息的保密級別，隨意在共享平臺上上傳涉密檔案，將檔案信息共享給個人、單位或組織，基建檔案共享與使用存在嚴(yán)重隨意性，知識產(chǎn)權(quán)被侵犯的風(fēng)險極大。

2）共享平臺建設(shè)不完善。隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，我國各個省市紛紛構(gòu)建了信息化檔案共享中心，這些計算機(jī)系統(tǒng)的資源共享，主要有系統(tǒng)內(nèi)部共享、系統(tǒng)間共享兩種模式。由于當(dāng)前社會發(fā)展迅速，基建速度增快，現(xiàn)有的信息化檔案共享中心，無法滿足基建檔案信息儲存的需求，且平臺在信息共享上存在不足之處，信息資源在多個單位之間的流通受阻，在全社會的整合、加工、共享不足，沒有實現(xiàn)真正以上的信息共享。整體而言，基建檔案信息孤島現(xiàn)象普遍存在，信息共享存在共享程度低、數(shù)據(jù)質(zhì)量較低、云數(shù)據(jù)發(fā)展緩慢等問題，這些問題的存在，與基建檔案信息共享平臺建設(shè)不完善相關(guān)。

3）檔案管理人員專業(yè)水平不高。數(shù)字化背景下，基建檔案管理的工具為計算機(jī)、筆記本、智能手機(jī)等移動終端，所依靠的核心技術(shù)為數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，要想實現(xiàn)基建檔案信息資源共享，必須達(dá)到一定的檔案信息化管理水準(zhǔn)，檔案管理人員必須具備較高的信息技術(shù)素養(yǎng)。但是，實際上管理基建檔案的人員，大多為缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)乃至缺乏專業(yè)背景的老員工，老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，思想觀念陳舊，學(xué)習(xí)接受能力有限，無法跟上基建檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。而且，部分檔案管理人員，受到專業(yè)知識體系的限制，無法接受數(shù)字化時代信息資源的共享理念與形式，限制了信息共享模式的創(chuàng)新，而且，大部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)信息安全防范意識與信息產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，無法在實現(xiàn)信息共享的同時維護(hù)知識產(chǎn)權(quán)[2]。

2 數(shù)字化時代基建檔案信息資源共享的實踐途徑分析

1）建立健全數(shù)字化工作體系。數(shù)字化時代，基建檔案的數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢，管理層應(yīng)該建立正確的認(rèn)知，學(xué)習(xí)相關(guān)知識和理念，明確新時代基建檔案的管理、共享模式，樹立知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，確?；n案信息共享的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。借鑒學(xué)習(xí)其他國家、其他地區(qū)的基建檔案數(shù)字化管理方法，基于實際情況引進(jìn)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)及設(shè)施，明確企業(yè)在數(shù)字化檔案管理方面的管理機(jī)制、運(yùn)維投入、業(yè)務(wù)建設(shè)、宣傳推廣方案，實現(xiàn)數(shù)字化基建檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在建立基建檔案數(shù)字化工作體系的過程中，構(gòu)建完整的信息框架，細(xì)化檔案分類，做好檔案儲存、鑒定、備份工作，根據(jù)檔案保密級別進(jìn)行信息共享[3]。不同類型的基建檔案，呈現(xiàn)出不同的特征，面向不同類型的信息接收者，企業(yè)應(yīng)該從實際出發(fā)，制定針對性的信息共享方案，確保用戶能夠迅速獲取意向信息，同時避免項目信息外泄。加強(qiáng)對于檔案管理人員及企業(yè)職工的培訓(xùn)，強(qiáng)化其信息產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識，切實保障信息安全。

2）完善信息共享平臺建設(shè)。創(chuàng)新基建檔案管理理念、方法、手段，引進(jìn)計算機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)、專用微機(jī)等技術(shù)設(shè)施，構(gòu)建集信息采集、審核、儲存、共享等功能于一體的基建檔案數(shù)字化管理平臺。做好宣傳推廣工作，吸引多方主體參與到基建檔案信息共享平臺的建設(shè)中，按照規(guī)范采集、整理、歸納項目信息，豐富平臺信息資源，保證基建工程信息的全面性、真實性。優(yōu)化平臺結(jié)構(gòu)，注重平臺的實用性，設(shè)計高效便捷的頁面，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，內(nèi)部人員可以以“工號+密碼”的形式登陸系統(tǒng)，獲取職位權(quán)限內(nèi)的權(quán)利，比如說檔案管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。完善數(shù)據(jù)平臺防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

3）加強(qiáng)專業(yè)性人才隊伍建設(shè)。完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，注意豐富隊伍結(jié)構(gòu)，聘用不同學(xué)科、不同年齡層的工作人員，提升團(tuán)隊業(yè)務(wù)水平。為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任基建檔案數(shù)字化管理工作，企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，學(xué)習(xí)檔案、統(tǒng)計、法律等多學(xué)科知識，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當(dāng)前基建檔案信息化管理，及相關(guān)信息資源共享中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，保障數(shù)字檔案儲存、利用的安全性[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，基建檔案是濱州渤?；钊邢薰緟⑴c工程建設(shè)的工作記錄，有利于各部門及參與者明確自身職責(zé)，提升工作效率和質(zhì)量，確保工程按時保質(zhì)完成，而且從宏觀層面來說，基建檔案反映了國家各個地區(qū)的發(fā)展進(jìn)程，推動基建檔案的科學(xué)管理和高效利用，有利于促進(jìn)社會的發(fā)展。數(shù)字化時代，基建檔案管理朝著數(shù)字化、信息化、自動化的方向發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)該積極引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等，構(gòu)建完善的基建檔案信息平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線采集、儲存、管理、傳輸，實現(xiàn)信息資源共享，全面提升基建檔案管理及服務(wù)水平[5]。