中學(xué)檔案管理信息化有效建設(shè)策略研究

黎 瑩 何 峰

（1.廣西南寧市第三中學(xué)，廣西 南寧 530021；2.廣西制造工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530001）

檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校的各項(xiàng)管理工作提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)保障，為后期工作的開展提供良好的參考和借鑒。然而，在實(shí)際的檔案管理工作中管理人員缺乏信息化的管理思維，管理重視度和管理體系的建設(shè)度不足，造成檔案管理工作不能順利開展。同時(shí)，中學(xué)檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)和人力資源的不足，也對(duì)檔案管理造成制約。因此，中學(xué)院校應(yīng)該針對(duì)問題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，推動(dòng)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，更好的順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，為校園檔案管理提升效率。

1 中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及問題分析

1）檔案管理信息化思想薄弱。檔案管作為制定辦學(xué)方向、管理政策的有效參考，對(duì)中學(xué)管理工作存在重要的價(jià)值。但是，由于檔案管理信息化思想薄弱，導(dǎo)致學(xué)校對(duì)其的重視程度較低，不能夠有效地加以利用。一方面，學(xué)校沒有重視先進(jìn)管理思想的進(jìn)行，依舊靠管理人員進(jìn)行人工的數(shù)據(jù)整理，導(dǎo)致大部分都是紙質(zhì)檔案，查閱起來非常不方便。另一方面，學(xué)校沒有專門為檔案管理設(shè)定相應(yīng)的管理制度和管理流程，導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行管理時(shí)不能夠形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理的效率低、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性差。因此，學(xué)校應(yīng)該積極的轉(zhuǎn)變管理思想，重視檔案管理的重要價(jià)值，建設(shè)學(xué)校特色的信息化處理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理工作的開展。

2）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施陳舊?；A(chǔ)設(shè)施能夠輔助管理人員進(jìn)行管理，提升檔案管理的效率。然而目前多數(shù)學(xué)校更加重視教學(xué)實(shí)驗(yàn)室和教室的建設(shè)，認(rèn)為檔案管理只需要進(jìn)行存儲(chǔ)就行。這樣的形式導(dǎo)致檔案管理投入資金不足，長(zhǎng)期不能引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，大多數(shù)的檔案都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，很容易造成管理數(shù)據(jù)的丟失。同時(shí)，檔案管理設(shè)施本來就較為基礎(chǔ)，加上沒有定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，導(dǎo)致很多設(shè)備已經(jīng)不能夠進(jìn)行使用，造成檔案管理的硬件設(shè)施不足。因此，學(xué)校應(yīng)該增加資金投入，為檔案管理室引進(jìn)信息化的管理設(shè)備，更好地將檔案進(jìn)行數(shù)字化的保存，提升檔案的利用率為學(xué)校發(fā)展提供方向。

3）檔案管理專業(yè)人員匱乏。檔案管理工作量繁雜龐大需要專業(yè)的人員進(jìn)行管理，才能確保能夠?qū)⒅匾獢?shù)據(jù)進(jìn)行管理，讓管理工作高效開展。然而，學(xué)校在管理人員的組建上沒有科學(xué)合理的結(jié)構(gòu)。一方面，在管理人員招聘的過程沒有與崗位形成對(duì)應(yīng)，沒有充分的考慮管理人員的專業(yè)、學(xué)習(xí)以及實(shí)際操作水平等，導(dǎo)致管理人員不能夠勝任管理工作。另一方面，學(xué)校沒有開展定期的檔案管理培訓(xùn)工作，導(dǎo)致管理人員缺乏提升自己技能的途徑，造成管理技能跟不上時(shí)代的發(fā)展，引起管理效率較低。因此，學(xué)校應(yīng)該重視管理人員的選拔與培訓(xùn)，不斷的通過培訓(xùn)去提升管理人員的技能，為學(xué)校帶來高素質(zhì)的檔案管理人才。

2 中學(xué)檔案信息化管理的重要意義

中學(xué)檔案信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校發(fā)展具有重要意義。一方面檔案詳細(xì)地記錄著學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)數(shù)據(jù)和憑證，對(duì)學(xué)校后期項(xiàng)目的開展能夠提供良好的數(shù)據(jù)借鑒。同時(shí)，學(xué)校也能夠通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題，及時(shí)地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，確保各項(xiàng)辦學(xué)工作能夠順利開展。另一方面，檔案信息化能夠創(chuàng)新中學(xué)管理新模式。首先能夠?qū)θ熒鸬郊s束作用，檔案能夠根據(jù)學(xué)校的教學(xué)特點(diǎn)進(jìn)行合理的規(guī)章制定，讓全體成員能夠嚴(yán)格按照教學(xué)目標(biāo)、職業(yè)道德、心理素質(zhì)等要求進(jìn)行發(fā)展。其次能夠?qū)W(xué)校的發(fā)展起到輻射作用，將學(xué)校優(yōu)質(zhì)的辦學(xué)成果進(jìn)行宣傳，提升學(xué)校的整體教學(xué)形象起到育人作用。

3 優(yōu)化中學(xué)檔案信息化管理的策略與建議

1）引進(jìn)檔案管理信息化的管理思想

中學(xué)院校應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理思想，重視檔案的信息化管理建設(shè)。一方面，學(xué)校應(yīng)該邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外的檔案管理專家開設(shè)專題講座，將目前先進(jìn)的管理方法和管理理念進(jìn)行普及，增加檔案管理人員對(duì)學(xué)校檔案管理的重視程度。另一方面，學(xué)校應(yīng)該組織管理人員進(jìn)行專題研討，根據(jù)學(xué)校自身的特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的管理建議，借鑒目前先進(jìn)的發(fā)展理念，為學(xué)校制定一份特色化的管理建議，更好地進(jìn)行檔案管理。通過優(yōu)質(zhì)思想的引進(jìn)和學(xué)校特點(diǎn)的融合，一定能夠促進(jìn)檔案管理的信息化 開展。

2）強(qiáng)化中學(xué)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)能夠?yàn)闄n案管理提供高效的操作。一方面，要用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)學(xué)校相關(guān)信息進(jìn)行收集、納入以及處理，將紙質(zhì)的文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，更好的通過設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)分析。另一方面學(xué)校應(yīng)該增加對(duì)檔案館的資金投入，讓其有充分的基金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的引進(jìn)。這樣才能全面建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、AI智能文本處理系統(tǒng)、數(shù)字答案一體化建設(shè)、智能庫(kù)房建設(shè)、數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)等設(shè)施，更好地為場(chǎng)館提供高效的服務(wù)。因此，重視學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)能夠緩解工作人員的壓力，輕松實(shí)現(xiàn)中學(xué)院校的檔案管理工作。

3）組建中學(xué)檔案管理專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)。學(xué)校不僅要重視信息化的數(shù)據(jù)建設(shè)，更應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才。一方面學(xué)?？梢酝晟茖W(xué)校的招聘制度，在進(jìn)行管理人員選拔的時(shí)候除了考慮管理人員的學(xué)習(xí)、專業(yè)等，還需要重點(diǎn)考察管理人員的檔案處理技術(shù)，這樣才能確保其能夠快速地上崗，更加適應(yīng)場(chǎng)館的管理需求。另一方面，學(xué)校要為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和晉升的途徑。通過開展定期技能培訓(xùn)的形式，不斷地更新管理人員的思想和技能，讓其能夠?qū)⑴嘤?xùn)所學(xué)的管理知識(shí)不斷與學(xué)校自身的特點(diǎn)進(jìn)行融合，更好地推進(jìn)學(xué)校管理的發(fā)展建設(shè)。這樣學(xué)校才能通過人才引進(jìn)和人才培養(yǎng)等形式為檔案館提供優(yōu)秀的人才，不斷地對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

4）完善中學(xué)檔案管理體制機(jī)制建設(shè)。檔案館的管理體系能夠形成約束作用，促進(jìn)管理工作高質(zhì)量進(jìn)行。首先學(xué)校要根據(jù)學(xué)校工作和時(shí)代的變化，及時(shí)地進(jìn)行檔案管理體制的修改與更新，讓管理人員能夠依靠制度進(jìn)行管理。其次，學(xué)校應(yīng)該設(shè)定相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和操作流程，讓管理人員的管理工作能夠形成標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)的落實(shí)檔案處理的每一步，確保數(shù)據(jù)管理的精準(zhǔn)性。最后，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)信息出處理的安全管理工作，引進(jìn)安保系統(tǒng)防止重要的數(shù)據(jù)泄露，保障數(shù)據(jù)的安全性。這樣才能夠有效地進(jìn)行檔案管理工作，不斷的完善信息收集、加工、處理以及安全環(huán)節(jié)。

4 結(jié)束語

綜上所述，中學(xué)院校想要開展信息化檔案管理模式，首先需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化理念和管理基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理提供軟硬件設(shè)施。其次，學(xué)校應(yīng)該不斷的完善檔案管理體系，明確管理人員的工作細(xì)則和操作流程，讓管理人員能夠有秩序地開展管理工作。最后，學(xué)校應(yīng)該針對(duì)學(xué)校檔案管理的強(qiáng)度，組建優(yōu)質(zhì)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，更好地進(jìn)行檔案的針對(duì)性管理。通過上述管理規(guī)劃，中學(xué)院校能夠搭建信息化的檔案管理平臺(tái)，讓檔案更好地發(fā)揮其效用，推動(dòng)學(xué)校管理工作的順利 開展。