信息化背景下如何加強(qiáng)審計(jì)檔案管理

闞冰鈺

（臨沂市審計(jì)局，山東 臨沂 276000）

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)型生產(chǎn)與信息管理模式已經(jīng)不再能適應(yīng)社會(huì)需求。大數(shù)據(jù)背景下的信息化改革才是當(dāng)前各行各業(yè)追逐的新型發(fā)展道路，當(dāng)然也正在被證明是正確的道路。在信息化背景下如何加強(qiáng)審計(jì)檔案管理，離不開(kāi)信息技術(shù)的融合。本文詳細(xì)介紹審計(jì)管理工作面臨的形勢(shì)以及為加強(qiáng)信息化管理提出有效性建議。

1 信息化的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)在檔案管理信息化的情勢(shì)下得到更多展示，廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)管理活動(dòng)。而相較于傳統(tǒng)書(shū)信、電報(bào)的信息傳遞方式，電子郵件、數(shù)字文件有著快捷的辦公和傳遞速度。信息化是當(dāng)前加強(qiáng)審計(jì)檔案管理的關(guān)鍵，加強(qiáng)審計(jì)檔案管理信息化已經(jīng)成為國(guó)人共識(shí)。在傳統(tǒng)型審計(jì)檔案管理模式下，工人積極性被無(wú)情壓制削減，相關(guān)工作實(shí)效性也被降低。信息化的審計(jì)檔案管理模式改革原有體制機(jī)制，充分利用現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，節(jié)省不必要的精力消耗，調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員積極性，提升工作效率。

2 關(guān)于信息化背景闡釋與審計(jì)檔案的名詞解釋

審計(jì)機(jī)關(guān)按照相關(guān)法律法規(guī)對(duì)審計(jì)活動(dòng)過(guò)程中的各種文字、圖片、影像資料進(jìn)行分類歸檔保管叫審計(jì)檔案管理。各種文件、信函、照片、電報(bào)、錄音及文字底稿、草稿、復(fù)印件等都會(huì)被劃分進(jìn)審計(jì)檔案之類。信息化是指培養(yǎng)發(fā)展以電子計(jì)算機(jī)為主要工具的新的生產(chǎn)力，并對(duì)社會(huì)生產(chǎn)具有積極作用的現(xiàn)代化模式。一般包括信息獲取、信息傳遞、信息處理等幾部分，現(xiàn)代通信、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等作為技術(shù)支撐，極大地提高了各種生產(chǎn)生活的效率，推進(jìn)了人類社會(huì)的進(jìn)步。社會(huì)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)繁榮的要求，使得各種項(xiàng)目工程需要更為精準(zhǔn)的審計(jì)與核查。審計(jì)檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)智能化與自動(dòng)化，相關(guān)計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)的應(yīng)用也在不斷提升審計(jì)工作效率與質(zhì)量。手工審計(jì)的傳統(tǒng)時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，傳統(tǒng)的記賬本、會(huì)計(jì)賬簿、資金轉(zhuǎn)移憑證等難以在數(shù)字化的當(dāng)下完整存在。而數(shù)據(jù)分析低下的效率不能滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，計(jì)算機(jī)審計(jì)才是未來(lái)審計(jì)管理實(shí)現(xiàn)電子化的主要途徑。更多審計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)使得電子審計(jì)的深度得到拓展，不再局限于數(shù)據(jù)表象。處理與存儲(chǔ)方式的改變是直接反映進(jìn)步性的標(biāo)志，效能的提升與安全性得到更大的保障則是正確道路選擇的反映。一切都給予學(xué)者還有相關(guān)審計(jì)監(jiān)察人員新的認(rèn)識(shí)：實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理信息化是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 傳統(tǒng)型審計(jì)管理模式存在的弊端

1）審計(jì)案卷被相關(guān)審計(jì)人員歸入檔案管理室，查閱需要經(jīng)過(guò)層層上報(bào)與審批，上報(bào)程序的復(fù)雜程度直接與查詢速度掛鉤，給數(shù)據(jù)的傳輸與利用帶來(lái)了很大的不便。實(shí)行信息化的審計(jì)檔案查閱，只需要得到系統(tǒng)授權(quán)和查詢密碼便可以不受時(shí)間、空間的限制，實(shí)現(xiàn)“秀才不出門，便曉天下事”，極大地便利了人們的日常生活和企業(yè)、工廠生產(chǎn)活動(dòng)。

2）傳統(tǒng)的紙質(zhì)或影像資料被二次裝訂、匯總，如果不加以特殊手段保護(hù)極易造成資料遺失。而傳統(tǒng)型歸檔要求與方式不經(jīng)歷信息化改革，難免會(huì)出現(xiàn)信息遺漏與缺失。

3）傳統(tǒng)型審計(jì)數(shù)據(jù)的收集需要經(jīng)歷人工過(guò)程，才能得到所需數(shù)據(jù)。而且傳統(tǒng)檔案里的存儲(chǔ)空間有限，受到技術(shù)限制無(wú)法包括大的信息量，也難以反映整個(gè)審計(jì)過(guò)程。信息化的審計(jì)技術(shù)能夠幫助建立起更為有效的監(jiān)督管理機(jī)制，提升對(duì)項(xiàng)目歷史信息的利用效率與審計(jì)檔案的利用價(jià)值。關(guān)于如何使得審計(jì)檔案管理更加規(guī)范科學(xué)、最大限度發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)、更好的服務(wù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)建設(shè)、突破客觀條件的局限，都是值得專家學(xué)者研究鉆研的課題。

4 信息化背景下加強(qiáng)審計(jì)檔案管理的創(chuàng)新性建議

初期建立紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的審計(jì)信息存儲(chǔ)模式，二者互補(bǔ)立卷，實(shí)現(xiàn)查閱利用的便利、快捷、準(zhǔn)確。紙質(zhì)檔案與電子檔案建立一對(duì)一的搜索對(duì)應(yīng)關(guān)系，成冊(cè)保存的紙質(zhì)檔案可以作為數(shù)字式電子檔案的補(bǔ)充。雙份的存儲(chǔ)量雖然占用更多的存儲(chǔ)空間，但卻可以減輕日常查閱與人員管理的工作量，也更具實(shí)用性，管理更加高效、規(guī)范和科學(xué)。雙重性質(zhì)的檔案管理模式是向最終無(wú)紙化審計(jì)管理的過(guò)渡，最終實(shí)現(xiàn)信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)。建立更加符合現(xiàn)代社會(huì)要求的管理模式也同樣重要，依據(jù)相關(guān)管理制度實(shí)現(xiàn)管理效能的最大化，遵循相關(guān)法律法規(guī)，重視審計(jì)檔案管理程序中的法規(guī)性、連續(xù)性、正當(dāng)性，制定科學(xué)的、符合實(shí)際情況的審計(jì)制度。

開(kāi)發(fā)新的審計(jì)APP、軟件，在人機(jī)結(jié)合基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的革新，建立完善的電子審計(jì)檔案管理軟件系統(tǒng)。審計(jì)檔案數(shù)據(jù)的檢索需要更為強(qiáng)大的技術(shù)支撐，開(kāi)發(fā)更具有實(shí)際效能、更高品質(zhì)搜索引擎的軟件，建立起一整套集存儲(chǔ)、編號(hào)、加密、檢索、標(biāo)引和管理的電子管理系統(tǒng)才是適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求的正確做法。電子管理系統(tǒng)的建立幫助審計(jì)數(shù)據(jù)資源得到最大限度利用，也能更大程度上降低人力成本。

加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，提升相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)，提升整個(gè)審計(jì)檔案管理領(lǐng)域的平均素質(zhì)。審計(jì)檔案管理的工作水平與人員專業(yè)素質(zhì)密不可分，對(duì)人員專業(yè)能力是一個(gè)考驗(yàn)。加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員的知識(shí)培養(yǎng)與實(shí)踐能力考核，促進(jìn)專業(yè)人員技能與素質(zhì)提升。繁瑣的審計(jì)工作容易造成疲勞，復(fù)雜、繁瑣的工作性質(zhì)需要審計(jì)人員有高于一般人的判斷力，而后進(jìn)行無(wú)用信息的發(fā)現(xiàn)與剔除，建立完整有條理的審計(jì)檔案。提高考核標(biāo)準(zhǔn)，更加注重人員質(zhì)量，不再糾結(jié)與傳統(tǒng)的數(shù)量取勝。審計(jì)人員自我意識(shí)的提高，從而具備更大的責(zé)任心與擔(dān)當(dāng)，促進(jìn)審計(jì)領(lǐng)域的進(jìn)步。

通過(guò)對(duì)以往生活生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的審計(jì)，進(jìn)而考核職員工作成績(jī)、研究工程改善方案還有進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)管。各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)工作人員都應(yīng)該秉持審計(jì)材料真實(shí)有效的原則，保證數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性，不虛假錄入檔案。審計(jì)檔案管理必須要遵循基本性原則，即統(tǒng)一性、完整性、安全性和取用方便的原則。建立審計(jì)主體責(zé)任擔(dān)當(dāng)、審結(jié)卷成、歸檔定期的制度；采用更為有序的立卷方法，可以按職能、項(xiàng)目、單位排列立卷。歸檔的實(shí)效性也值得審計(jì)業(yè)務(wù)部門重視，質(zhì)量監(jiān)測(cè)隨時(shí)隨地，材料收集與整理立足于實(shí)際。做好工程活動(dòng)審計(jì)檔案的資料搜集、整理和保管工作是各級(jí)審計(jì)管理機(jī)關(guān)的職責(zé)之一。

5 結(jié)束語(yǔ)

如上所述，審計(jì)檔案管理領(lǐng)域的革新離不開(kāi)信息化技術(shù)的支持。當(dāng)前，我國(guó)信息技術(shù)正處在大發(fā)展時(shí)期，高速發(fā)展是一大特色。日益成熟的信息技術(shù)也逐漸在各個(gè)領(lǐng)域展現(xiàn)出了無(wú)與倫比的競(jìng)爭(zhēng)力。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化、全球共享的信息傳播形勢(shì)下，閉門造車已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。國(guó)家相關(guān)立法部門出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范管理法律法規(guī)措施，而各級(jí)審計(jì)部門優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案管理實(shí)際工作效率，促進(jìn)整個(gè)審計(jì)檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)步。