關(guān)于信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

孫林莉

（山西省大同市靈丘縣人力與社會(huì)保障局，山西 大同 034400）

20世紀(jì)50年代學(xué)界開始引入“信息”概念，將所有的資源納入了“信息觀念體系”，形成了“信息化管理思維”。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)明，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)與生活領(lǐng)域不可或缺的組成部分。從信息化技術(shù)在諸領(lǐng)域的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)看，其應(yīng)用主要經(jīng)歷了兩大階段，在其初級(jí)階段主要以“資源”向“信息”的轉(zhuǎn)換應(yīng)用為主；進(jìn)入升級(jí)應(yīng)用階段，主要是將“信息”轉(zhuǎn)換為“數(shù)據(jù)”，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)性應(yīng)用。下面結(jié)合信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用意義展開討論。

1 信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用意義

從運(yùn)用意義方面解析，借助信息化技術(shù)可以轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的認(rèn)知，一方面，開發(fā)檔案管理中的“信息價(jià)值”和“數(shù)據(jù)價(jià)值”；另一方面，在紙質(zhì)檔案向信息檔案轉(zhuǎn)變后，只是提高了檔案管理，在建立檔案、整理檔案、存儲(chǔ)檔案、應(yīng)用檔案、銷毀檔案方面的“處理速度”，因而其效用僅集中于管理效率方面。然而，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，當(dāng)前檔案管理的“工具理性”逐漸轉(zhuǎn)化到了“價(jià)值理性”的高度。所以，在檔案管理中的信息化技術(shù)升級(jí)運(yùn)用后，可以進(jìn)一步將其具有“數(shù)據(jù)”特征的功能開發(fā)出來，從而提升應(yīng)用效率。比較檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化的區(qū)別發(fā)現(xiàn)，檔案信息化管理的重點(diǎn)集中在管理層面，而檔案數(shù)據(jù)化管理則將重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到了應(yīng)用層面。

2 信息化技術(shù)在檔案管理中的初級(jí)運(yùn)用

初級(jí)運(yùn)用中的轉(zhuǎn)變相對(duì)簡單，只需要吸收“互聯(lián)網(wǎng)+”改革的思路，在檔案管理基本面，如在檔案管理制度機(jī)制、檔案管理人力資源培訓(xùn)、檔案管理信息處理各方面，進(jìn)行一些配套性的改革即可以實(shí)現(xiàn)，其中配置的設(shè)備資源與人力資源及財(cái)力資源相對(duì)有限。初級(jí)運(yùn)用的主要特征是管理，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是轉(zhuǎn)變檔案形式；二是轉(zhuǎn)變檔案管理效率。具體分析如下：

在轉(zhuǎn)變檔案形式方面，其基礎(chǔ)轉(zhuǎn)變是文本形式的轉(zhuǎn)變，即將紙質(zhì)檔案變成電子檔案，這種轉(zhuǎn)變的目的是從根本上為檔案賦予一種信息屬性，從而通過電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)，提高其信息傳輸速度。在轉(zhuǎn)變檔案管理效率方面，通過檔案管理信息系統(tǒng)的建立，能夠使整個(gè)檔案管理的上傳、查詢、傳輸、下載、刪除等更為便利，一方面改變了檔案管理方式，節(jié)約了諸多資源。另一方面，通過信息系統(tǒng)的權(quán)限登錄設(shè)置，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，從而提高了其應(yīng)用范圍和管理效率。運(yùn)用馬克思提出了“反映論”分析，當(dāng)前信息化技術(shù)在檔案管理中的初級(jí)運(yùn)用，雖然建立了標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的檔案信息化管理模式，但對(duì)檔案的應(yīng)用價(jià)值并未達(dá)到全面開發(fā)的程度。所以在其升級(jí)運(yùn)用中，需要把重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到對(duì)檔案管理的應(yīng)用價(jià)值開發(fā)，和對(duì)檔案管理效用生產(chǎn)效率的擴(kuò)增方面。

3 信息化技術(shù)在檔案管理中的升級(jí)運(yùn)用

現(xiàn)階段信息化技術(shù)在檔案管理中的升級(jí)運(yùn)用，主要受到兩個(gè)決定性因素的限定。一個(gè)因素是在檔案的信息屬性基礎(chǔ)上，逐漸認(rèn)識(shí)到了它的數(shù)據(jù)屬性；另一個(gè)因素是當(dāng)前檔案管理的信息化建設(shè)工作已經(jīng)完成，通過“大數(shù)據(jù)”技術(shù)在其中的應(yīng)用，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到了數(shù)據(jù)化管理階段。盡管當(dāng)前檔案管理正處于信息化管理向數(shù)據(jù)化管理的過渡階段，但是，數(shù)據(jù)化管理的各種功能效用已經(jīng)十分明顯。其中的不足表現(xiàn)在檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對(duì)緩慢，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)利用率相對(duì)不高；同時(shí)，檔案管理的數(shù)據(jù)化升級(jí)，需要配套的實(shí)施協(xié)同合作，而當(dāng)前的協(xié)同合作效應(yīng)并不明顯。因此，仍需從這兩個(gè)方面促進(jìn)其升級(jí)運(yùn)用。建議如下：

首先，當(dāng)前一些企業(yè)和事業(yè)單位，在檔案管理五大流程和項(xiàng)目兩個(gè)方向的數(shù)據(jù)庫建設(shè)經(jīng)驗(yàn)表明，其速度較快，應(yīng)用效用較好。建議按照檔案管理的五個(gè)基本構(gòu)成環(huán)節(jié)，進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理，加快檔案管理不同環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時(shí)，吸收紙質(zhì)檔案管理時(shí)期的分類經(jīng)驗(yàn)，按照檔案管理中的項(xiàng)目分類，以總項(xiàng)目、分項(xiàng)目、子項(xiàng)目的形式，進(jìn)行項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

其次，需要結(jié)合紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理、數(shù)據(jù)檔案管理的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，從三種管理方式或三個(gè)管理階段中，運(yùn)用分類方法，劃分出檔案管理中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、核心數(shù)據(jù)、效率數(shù)據(jù)。這種劃分可以通過其中的文件、信息、數(shù)據(jù)，在使用頻率、重要程度、應(yīng)用價(jià)值方面的綜合評(píng)估逐步實(shí)現(xiàn)。比如，在國有企業(yè)中的人事檔案占據(jù)著重要地位，其中的使用頻率也比較高，應(yīng)用價(jià)值相對(duì)較大，所以就可以將其作為重點(diǎn)，從中挖掘一些效率數(shù)據(jù)。再如，對(duì)于社會(huì)化企業(yè)而言，其中的財(cái)務(wù)管理檔案占據(jù)著重要地位，因而可以通過對(duì)財(cái)務(wù)管理檔案的核心數(shù)據(jù)挖掘，進(jìn)入到對(duì)企業(yè)經(jīng)營狀況的分析等。

第三，檔案管理數(shù)據(jù)化升級(jí)運(yùn)用中，要求檔案管理部門、數(shù)據(jù)分析部門、業(yè)務(wù)處理部門之間，形成一種密切的協(xié)同合作關(guān)系。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)中的數(shù)據(jù)分析，需要依靠數(shù)據(jù)分析部門實(shí)現(xiàn)；另一方面，檔案管理部門需要在接收到大數(shù)據(jù)中心處理分發(fā)的預(yù)測結(jié)果后，根據(jù)專業(yè)檔案管理知識(shí)與技能，進(jìn)行一些專門化的分析處理；另外，檔案管理數(shù)據(jù)化管理中的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)中心預(yù)測結(jié)果分發(fā)等，都與各個(gè)業(yè)務(wù)部門緊密關(guān)聯(lián)。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理中的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，應(yīng)該在協(xié)同合作的基礎(chǔ)上，通過擴(kuò)大協(xié)同效用加以促進(jìn)。

4 結(jié)束語

經(jīng)過信息化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用、發(fā)展、完善，從根本上豐富了檔案管理內(nèi)涵、改變了檔案管理屬性、提升了檔案管理價(jià)值。同時(shí)，在運(yùn)用過程中，逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案管理由物質(zhì)生產(chǎn)效率向效用生產(chǎn)效率的擴(kuò)增，從實(shí)質(zhì)上推進(jìn)了檔案管理方面的綜合效益產(chǎn)出。結(jié)合以上分析，建議現(xiàn)階段增強(qiáng)信息化技術(shù)不同應(yīng)用階段的研究，和應(yīng)用信息化技術(shù)時(shí)，對(duì)不同功能選擇分析。