李合英
(梁山縣財政局,山東 濟寧 272600)
信息時代的到來,相關領域和之前相比存在有較大的突破,檔案亦是如此,之前是紙質,現(xiàn)今主要是電子檔案。而且,縣級財政檔案也轉變成了電子檔案,緩解了檔案的難度,工作效率明顯提升,節(jié)省了諸多人力的投入。但是,過程中還是需要對縣級財政電子檔案的管理和維護工作加以重視,提升效率,從根本上保證電子檔案信息的完整性和安全性。
小的DVD 光盤就能儲存10G的信息量,不僅可以存儲當年的財政補貼、會計等文件和材料,而且未來的工作內(nèi)容都能夠進行存儲?;鶎迂攧展ぷ髦兄攸c部分是每年的惠農(nóng)補貼,這項工作的資料比較多,通常包括以下幾個方面:糧食直補農(nóng)作物種植面積統(tǒng)計表、農(nóng)民補貼以及農(nóng)戶基本信息資料。
每年在完成工作之后,檔案員需要將信息導出,保存三份,預算、惠農(nóng)補貼會計將導出的數(shù)據(jù)中自己需要的部分進行刻錄,存留在會計手中做好保存工作,然后會計手中的其他數(shù)據(jù)需要進行整合,在光盤中刻錄,將其放置在縣財政局和財政所檔案室中保存。
縣級財政檔案中,之前一直都是紙質版,所以,很多檔案工作都需要人工完成,隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,縣級財政檔案的內(nèi)容明顯增加,單純的依靠紙質檔案的方式已經(jīng)不能滿足縣級財政檔案工作的需要。人為的管理方式效率比較低,也很容易出現(xiàn)失誤,在時代淘汰是必然趨勢?,F(xiàn)今,電子檔案開始代替了傳統(tǒng)的檔案管理方式,成為主流。電子檔案主要是指通過電子信息的形式將需要保存和歸檔的資料錄入到計算機信息數(shù)據(jù)庫中,和紙質檔案錄入相比,工作量明顯減少,工作效率極大的提升,錯誤的概率也明顯減少。
縣級城市的發(fā)展,檔案資料明顯增加,縣級財政檔案需要錄入的信息明顯增加,巨大的工作量,如果還是使用傳統(tǒng)的紙質檔案進行存儲,會出現(xiàn)疏漏,進一步造成信息不完整,但是電子檔案的出現(xiàn)巧妙的解決了該問題。不管是文字亦或是影像等都可以在電子檔案數(shù)據(jù)中存儲,一個計算機和數(shù)據(jù)庫軟件就能實現(xiàn),確保了財政檔案的完整性,也減少了資源的浪費。
處理電子檔案通過一個計算機和數(shù)據(jù)庫軟件就能實現(xiàn),兩者的功能較為全面,不管是增減、修改資料,亦或是查找等,都能夠使用計算機中的功能,簡單快捷,這樣不只是提升了工作效率,而且節(jié)省了時間。
縣級財政電子檔案記錄著縣級財政部門收集的財政信息,目前,社會的迅猛發(fā)展,檔案工作也需要滿足時代發(fā)展的需要,拓寬范圍,電子檔案的運用,能夠有效的拓寬范圍,收集財政資料的速度明顯加快,而且也能夠實時做好共享和查詢工作,之前單一和被動的查詢已經(jīng)開始朝著多元和主動的方向發(fā)展。
不管是何種管理機制下,要想促進管理工作的有序開展,都和管理機制的合理和規(guī)范有著密切的聯(lián)系,電子檔案管理亦是如此。事業(yè)單位建立電子檔案管理機制可以聯(lián)系單位的工作內(nèi)容和性質進行調(diào)整,在過程中,作為管理者可以學習單位對傳統(tǒng)檔案管理的具體規(guī)定,制定針對性的管理手段。需要注意的是,電子檔案的管理機制需要詳細說明檔案錄入和保存方式,形成統(tǒng)一標準,同時需要嚴格的落實到位。另外,作為事業(yè)單位還需要建立起完善的監(jiān)督機制對管理人員的日常工作加強監(jiān)督,制定完善的獎懲機制,這樣不僅能夠建立起完善的約束機制,減少互相推諉情況的發(fā)生,而且檔案管理中處理問題的速度還會明顯加快。
電子檔案全程化管理是在無紙化辦公的基礎之上形成的,信息時代,加強電子檔案的全程化管理如果只是想將傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢保存下來是不夠的,作為管理者還需要不斷創(chuàng)新,探索出新的電子檔案的管理方式,希望能夠更好的促進檔案管理工作的有序開展。為了能夠實現(xiàn)這一目標,作為檔案管理人員需要對電子檔案的管理加深了解,明確其具體的定義。在電子文件形成初期,要加強管控,盡可能的保障原始材料的完整性,避免在加強電子檔案管理過程中出現(xiàn)不利于單位發(fā)展的不良影響;其次,雖然電子檔案是檔案部門管理的,但是在過程中,所使用的技術標準不應該是檔案部門選擇,應該是檔案部門從技術部門選擇的技術標準中找到較為成熟的部分,然后再由使用單位負責甄選,過程中,存在有缺陷的技術標準,作為檔案管理部門嚴禁使用,這樣才能提升電子檔案的管理水平。
電子信息技術的發(fā)展,會計電算化技術也有了較快的發(fā)展,對會計檔案信息的要求也明顯提升。會計電子檔案的出現(xiàn),極大的便利了檔案的使用和管理,但是計算機網(wǎng)絡存在有病毒和信息被盜取的情況,這些都不利于檔案管理工作的開展,為了能夠將不良影響降到最低,盡可能的保證電子檔案的安全性,作為工作人員在實際的工作中,需要實現(xiàn)電子和紙質檔案同時保管的形式。單位內(nèi)部每個會計都要拷貝出每個月的財務數(shù)據(jù),復制到移動硬盤中,進行備份,年底需要將比較重要的電子文件進行整理,將重要部分刻錄成光盤,形成電子檔案,電子文件還需要形成紙質版,紙質版需要做好分類保管,刻錄好的光盤也需要上交一份到市里的財務局保管,這種屬于多重保險,減少了檔案資料丟失的可能性。
綜上所述,建立在時間的基礎之上,本文深層次的分析了管理和維護縣級財政電子檔案的有效舉措,有關工作人員,需要建立在此基礎之上,加深認識,提升電子檔案管理水平,提升電子檔案的管理質量,為縣級財政部門更好的開展工作奠定堅實基礎。