提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略探析

杜超琛

（淄博市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心，山東 淄博 255000）

隨著社會的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為眾多企業(yè)與政府部門檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此事業(yè)單位需要做出合理的改進與調(diào)整，提升檔案信息化管理水平。

1 信息化建設(shè)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案是企業(yè)內(nèi)人員信息、經(jīng)營活動、組織框架的真實記錄，對于事業(yè)單位而言，檔案中記載了所有工作人員的信息、單位的發(fā)展變遷，并且能夠充分反映社會、經(jīng)濟的發(fā)展。事業(yè)單位作為一個社會服務(wù)性機構(gòu)，其檔案不再僅僅是一個單純的記錄，它更是眾多企業(yè)與政府決策的重要參考，對社會的發(fā)展具有重要意義。因此，事業(yè)單位的檔案管理極為重要，隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案越來越多，檔案管理工作的壓力越來越大。目前，信息化檔案管理的方式是社會發(fā)展的必然趨勢，并且信息化檔案管理可以減少檔案的占地面積，方便工作人員對于檔案的查找和傳閱，節(jié)省檔案復(fù)制的費用等，降低工作人員的工作壓力。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平策略

2.1 加強管理人員的信息意識

相比于紙質(zhì)檔案，信息化檔案管理方式具有高效性、快捷性、方便性，并且其具有極高的儲存空間，對于保存的條件也不嚴(yán)苛。事業(yè)單位想要提升檔案管理工作的信息化水平，就要對檔案管理工作給予足夠的重視，事業(yè)單位管理人員從內(nèi)心底深刻意識到檔案管理工作的重要性，才能對工作人員進行科學(xué)的管理，并加大對檔案管理的資金投入。因此，事業(yè)單位需要將工作的重心轉(zhuǎn)移到對檔案的信息化建設(shè)上，完善檔案管理工作制度，對工作人員的具體工作流程進行規(guī)范。禁止工作人員出現(xiàn)越級借調(diào)的行為，工作人員禁止對檔案進行違規(guī)借調(diào)、違規(guī)復(fù)制，保障檔案的私密性和安全性。另一方面，部分檔案需要保留印章和簽名才能生效，因此事業(yè)單位在對檔案進行信息化管理時，應(yīng)保留部分紙質(zhì)檔案。事業(yè)單位需要在保留紙質(zhì)檔案的同時，將其電子版錄入信息管理系統(tǒng)。在紙質(zhì)檔案和電子檔案上，分別標(biāo)注另一份檔案的保管位置，方便檔案的查找。

2.2 提升工作人員的工作能力

工作人員的工作能力、綜合素質(zhì)是提升檔案管理工作水平的基礎(chǔ)，但是目前檔案管理工作的從業(yè)人員普遍集中在40歲到50歲之間，并且沒有足夠?qū)I(yè)知識和能力，檔案的管理工作也缺乏專業(yè)性、規(guī)范性。因此事業(yè)單位需要對檔案工作的管理人員進行合理的調(diào)整，并進行專業(yè)性高素質(zhì)人才的引入，通過對檔案工作流程的規(guī)范性管理，提升工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。另外事業(yè)單位需要加強對管理人員的培訓(xùn)，包括檔案專業(yè)知識、檔案管理體系、計算機操作能力、思想教育、綜合素質(zhì)等方面，幫助工作人員從內(nèi)心底深刻意識到檔案工作的重要性，并做到真正落實檔案的規(guī)范性流程。事業(yè)單位還需要對檔案管理人員進行定期的考核，考核不僅僅是對理論知識的考核，還要對設(shè)備操作進行全面的實踐考核，確保每一位工作人員都能夠熟練使用設(shè)備，幫助工作人員提升工作能力。事業(yè)單位必須對員工的考核給予高度重視，對于設(shè)備的熟練操作是工作人員日常工作的基礎(chǔ)，對于實踐方面的考核，可以有效避免工作人員在日常工作中出現(xiàn)濫竽充數(shù)的情況[1]。

2.3 引進先進的信息化技術(shù)

目前5G、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)快速發(fā)展，對于我國的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要作用，因此事業(yè)單位可以加強對于檔案管理技術(shù)的引入，提升檔案管理的信息化建設(shè)水平。信息化管理檔案具有較高的靈活性，事業(yè)單位的工作人員可以直接通過電腦登錄檔案管理系統(tǒng)，完成檔案的查詢與借閱，整個過程可以在幾分鐘內(nèi)完成，對于提升工作人員的工作效率具有重要作用。另外，應(yīng)用信息化管理檔案可以節(jié)省較大的空間，事業(yè)單位作為社會服務(wù)性機構(gòu)，其成立時間長、職責(zé)范圍大、工作內(nèi)容多，因此其工作檔案的數(shù)量較為龐大，并且紙質(zhì)文件的保存條件較為嚴(yán)苛，較長時間的保存，容易出現(xiàn)字跡不清的情況。開放檔案管理的應(yīng)用軟件對于提升檔案的信息化管理具有重要作用，事業(yè)單位的檔案管理具有一定的機密性，因此檔案管理軟件需要設(shè)立完善的防盜機制，防止黑客入侵。另外可以對事業(yè)單位內(nèi)不同級別的員工設(shè)立不同的檔案查閱權(quán)限，工作人員不可以越級查閱檔案，更不可以借用他人身份進行檔案的閱讀與復(fù)制，通過這樣的方式，保障檔案的安全性和私密性[2]。

2.4 加大資金投入的力度

設(shè)備對于檔案的信息化管理具有基礎(chǔ)性意義，事業(yè)單位想要提升檔案的管理水平，就要對檔案工作投入足夠的資金，用于完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。檔案管理部門需要對老舊的設(shè)備進行及時的更換，并對每個工作設(shè)備進行定期的檢查和維修，提升其使用壽命。對于檔案的信息化管理，事業(yè)單位可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過電腦完成檔案的錄入、查閱。其他部門的工作人員可以直接通過電腦完成檔案的借閱。對此檔案管理的工作人員需要建設(shè)多個電子信息數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類管理，并通過單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，完成單位內(nèi)不同部門的檔案數(shù)據(jù)共享。并且要保障系統(tǒng)的安全性，防止惡意偷盜事件導(dǎo)致檔案的泄露與丟失。

3 結(jié)論

信息時代，事業(yè)單位必須做好檔案管理的信息化建設(shè)，才能緊跟時代的步伐，推動檔案工作的開展。因此事業(yè)單位需要加強對檔案工作的重視程度和管理力度，提升檔案管理的水平，促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。