淺析天津市數(shù)字氣象檔案館建設(shè)現(xiàn)狀、目標(biāo)及存在問題

任建玲

（天津市氣象信息中心，天津 300074）

天津市氣象檔案館成立于1986年1月，是集中統(tǒng)一保管天津市氣象系統(tǒng)的氣象科技檔案、科技資料和圖書情報(bào)的基地。目前正在向集文書、財(cái)務(wù)檔案為一體的綜合性數(shù)字檔案館邁進(jìn)。近年來，我們在建設(shè)數(shù)字檔案館方面完成了大量的工作，也存在著很多問題。

1 數(shù)字檔案館

1.1 概念

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)[1]。

所謂“數(shù)字檔案館”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件，通過現(xiàn)代技術(shù)將圖片和索引字段存儲于服務(wù)器、磁帶機(jī)等各種大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案館”。

1.2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1）查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘，提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平。

2）內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也包含了檔案文件具體完整的信息內(nèi)容。

3）有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有效地保護(hù)檔案原件，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

4）真正實(shí)時(shí)在線：聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)，授權(quán)使用者可以隨時(shí)從全球任何角落訪問自己所需的檔案資料。在局域網(wǎng)內(nèi)，可實(shí)現(xiàn)本網(wǎng)內(nèi)隨時(shí)隨地的利用要求。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、資源準(zhǔn)備、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建等諸多環(huán)節(jié)，近年來天津市氣象檔案館的建設(shè)情況如下：

2.1 制度建設(shè)

我館重新修改及制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，加上天津市檔案局要求的相關(guān)制度，中國氣象局制定的相關(guān)制度，形成了3套不同體系的制度匯編，制度的完善確保了檔案管理工作的規(guī)范化。

2.2 檔案重新核對整理上架

借助我局新業(yè)務(wù)大樓搬遷的契機(jī)，對館藏全部檔案進(jìn)行了重新摸底，對帳，整理上架。使館藏檔案整齊排列，一目了然。

2.3 完成原始記錄檔案保管體制調(diào)整工作

按照中國氣象局的統(tǒng)一要求從2004年9月開始分4期陸續(xù)完成了原始記錄檔案保管體制調(diào)整工作，實(shí)行了原始觀測檔案的集中統(tǒng)一管理。上收天津市所屬14個(gè)氣象臺站原始觀測記錄檔案，編制機(jī)制檢索目錄10萬余條，重新設(shè)計(jì)、打印、粘貼檔案檢索標(biāo)簽。

2.4 建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫

配合省級檔案管理系統(tǒng)的推廣使用，建立了七類科技檔案的目錄數(shù)據(jù)庫。

2.5 氣象科技檔案的數(shù)字化情況

1）七十年代末開始的檔案信息化工作，持續(xù)數(shù)年，完成了地面氣象月報(bào)表定時(shí)資料的數(shù)字化人工錄入、校對、質(zhì)量控制，形成了A系列數(shù)據(jù)文件。

2）2004年《天津市降水自記紙數(shù)字化處理》項(xiàng)目，中國氣象局投資7萬元，進(jìn)行了國家基本基準(zhǔn)站降水自記紙的掃描和跡線提取工作，形成8649個(gè)圖像文件和9個(gè)數(shù)據(jù)文件，建立數(shù)據(jù)集9個(gè)。

3）2009年-2018年以來，天津市氣象檔案館在中國氣象局氣象監(jiān)測與災(zāi)害預(yù)警工程、氣候變化應(yīng)對決策支撐系統(tǒng)工程、山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的持續(xù)支持下，委托數(shù)字化外包公司先后完成天津市國家級氣象臺站各類地面觀測記錄月報(bào)表、新中國成立前各類歷史氣象觀測資料、農(nóng)業(yè)氣象觀測報(bào)表、高空氣象觀測記錄表、氣壓、溫度、濕度、降水、風(fēng)向風(fēng)速自記紙的圖像掃描和數(shù)據(jù)集制作。累計(jì)投資經(jīng)費(fèi)96萬，形成數(shù)字化文件數(shù)據(jù)量達(dá)到900GB。

4）2019年，中國氣象局下達(dá)山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)56萬元，用于EL型電接風(fēng)自記紙跡線提取數(shù)字化項(xiàng)目，截止2020年底已完成全部建設(shè)任務(wù)，形成跡線文件15.7萬個(gè)，分鐘文件5172個(gè)，小時(shí)文件5172個(gè)。

5）2021年，中國氣象局下達(dá)山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)70萬元，用于紙質(zhì)檔案案卷元數(shù)據(jù)庫建設(shè)和百年臺站專題知識庫建設(shè)工作。

2.6 硬件建設(shè)

2021年，中國氣象局下達(dá)山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)100萬元，用于檔案庫房安全系統(tǒng)建設(shè)，包括檔案庫房智能物聯(lián)系統(tǒng)建設(shè)（檔案庫房智能環(huán)境管理、檔案庫房智能安防管理、檔案庫房智能語音播報(bào)、檔案庫房RFID設(shè)備）、軟件系統(tǒng)建設(shè)（軟件功能部署、智能硬件對接、圖書館系統(tǒng)定制開發(fā)）等，預(yù)計(jì)大大提高檔案庫房的安全水平。

2.7 軟件及平臺建設(shè)

1）2005年研制并投入使用了“天津市氣象科研檔案管理與查詢系統(tǒng)”建立了科研檔案數(shù)據(jù)庫，研制了科研檔案管理與查詢系統(tǒng)軟件，設(shè)計(jì)并制作了“科研檔案信息網(wǎng)”，使科研檔案管理初步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

2）2006年-2009年份3期完成了國家科技基礎(chǔ)條件平臺重點(diǎn)專項(xiàng)“氣象科學(xué)數(shù)據(jù)共享中心”項(xiàng)目的子專題“省級數(shù)據(jù)資源建設(shè)與共享服務(wù)”課題。對氣象數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、質(zhì)量控制、按照規(guī)范建立相關(guān)數(shù)據(jù)集，制定了數(shù)據(jù)共享辦法和共享策略，完成了中國氣象科學(xué)數(shù)據(jù)共享服務(wù)網(wǎng)站省級分節(jié)點(diǎn)的建立。

3）2010年中國氣象局研制并下發(fā)了《省級氣象檔案管理系統(tǒng)》軟件，基本能實(shí)現(xiàn)檔案目錄、機(jī)讀載體檔案、圖像檔案、庫房管理、檔案服務(wù)等功能。

4）2012年市局投資80萬，建立了《天津市氣象信息共享平臺》，實(shí)現(xiàn)了各類實(shí)時(shí)、歷史氣象資料，預(yù)報(bào)服務(wù)產(chǎn)品，檔案、期刊的檢索查詢功能。

5）2017年自行開發(fā)《利用虛擬化技術(shù)搭建氣象觀測檔案掃描圖像安全查閱系統(tǒng)》，根據(jù)檔案分類和用戶查詢的使用習(xí)慣開發(fā)歷史氣象觀測檔案數(shù)字化檢索平臺，實(shí)現(xiàn)在平臺上對歷史氣象觀測檔案的分類檢索和調(diào)閱；在服務(wù)器虛擬化平臺上部署桌面虛擬化系統(tǒng)，在閱覽室部署瘦客戶機(jī)，完成歷史氣象觀測檔案數(shù)字化檢索平臺應(yīng)用的桌面虛擬化實(shí)現(xiàn)。

6）2021年開始，中國氣象局即將推行統(tǒng)一開發(fā)的《氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)》，該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)覆蓋氣象檔案全生命周期的“人館物”一體管理。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)的基本思路、建設(shè)目標(biāo)和內(nèi)容

3.1 思路

按照國家檔案局、中國氣象局和天津市檔案局檔案管理和信息開發(fā)的總體要求，以氣象檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以氣象檔案信息資源建設(shè)為核心，以氣象檔案信息資源開發(fā)為目標(biāo)，進(jìn)行氣象科技檔案的數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等項(xiàng)工作，建成一個(gè)資源共享的氣象檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，為天津市的改革開放和現(xiàn)代化建設(shè) 服務(wù)。

3.2 近期目標(biāo)和內(nèi)容

實(shí)現(xiàn)全部館藏十萬卷案卷的進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。按照氣象行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《氣象檔案分類與編碼》重新調(diào)整實(shí)體檔案分類。

按照氣象行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《氣象檔案元數(shù)據(jù)》，對館藏檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，實(shí)現(xiàn)基于檔案元數(shù)據(jù)的檔案檢索、管理和服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全國氣象檔案資源的共享利用。

加快檔案資源梳理和深度挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案資源精準(zhǔn)供給服務(wù)。

推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新氣象檔案信息化管理模式，提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)信息化。

盡快加入中國氣象局基于氣象大數(shù)據(jù)云平臺構(gòu)建的“1+31”數(shù)字氣象檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對氣象檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全智能、集約高效的管理。

4 存在的問題

4.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

數(shù)字檔案館的建設(shè)對人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)提出了要求。首先需要檔案管理人員除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代知識的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。其次需要一批具有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員去面對各種應(yīng)用管理軟件的升級、更新和研發(fā)。目前，從事檔案管理工作的人員還需進(jìn)一步提高自己的檔案專業(yè)知識并學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)。

4.2 檔案庫區(qū)需進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造

根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，檔案館布局應(yīng)按照功能要求和工作流程合理規(guī)劃功能區(qū)。目前由于庫區(qū)面積緊張仍無法實(shí)現(xiàn)。

4.3 安全性問題

通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺和軟件，提供檔案信息服務(wù)和共享利用是數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)。檔案資源的保密性和安全性、檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性、檔案系統(tǒng)的安全性、利用的安全性等問題逐漸擺在我們面前，解決這些問題是一個(gè)系統(tǒng)工程，單靠檔案管理人員的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不 夠的。

4.4 資金保障

建設(shè)數(shù)字檔案館所需資金與其它檔案事業(yè)建設(shè)相比數(shù)額是巨大的。其中包含計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)通信線路及設(shè)備、服務(wù)器、大容量存儲設(shè)備等硬件開支和保障數(shù)字檔案館正常運(yùn)行的技術(shù)開支、人力開支、軟件購置、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換等軟件開支。缺少資金保障，數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展將受到很大程度的 制約。

4.5 數(shù)字檔案資源保障

數(shù)字檔案館要求將紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體的檔案轉(zhuǎn)換成電子文件。我們完成的檔案掃描圖像也只是全部館藏檔案的1/2，更不要說實(shí)現(xiàn)圖像檔案中包含信息的數(shù)字化。只有持續(xù)不斷地進(jìn)行老檔案的數(shù)字化工作和收集新的電子文件，才能真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字氣象檔 案館。