創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

何 偉

（中國(guó)資源衛(wèi)星應(yīng)用中心，北京 100094）

在信息時(shí)代的檔案管理中，使用分析和歸納方法可以更好地滿足檔案管理需求。在經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展中建立創(chuàng)新型檔案管理職能，提高檔案管理的作用大大加強(qiáng)了檔案管理對(duì)于政府的重要性。

1 信息時(shí)代的檔案管理中的重要作用

在經(jīng)濟(jì)低迷時(shí)期，檔案管理除了可以提高經(jīng)濟(jì)效率外，還可以改善和增強(qiáng)組織的競(jìng)爭(zhēng)力并加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度。除了提高經(jīng)濟(jì)發(fā)展效率外，重點(diǎn)還應(yīng)放在提高整體效率，促進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)內(nèi)容與社會(huì)工作之間的融合以及確保將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于適當(dāng)?shù)墓芾碇?。?duì)于檔案的創(chuàng)新型管理有利于完成工作，樹立積極的政府形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展并提供內(nèi)在動(dòng)力。政府的檔案管理對(duì)于員工的要求很高，只有合格的員工才能確保良好的檔案管理發(fā)展并提供良好的支持。檔案管理滿足這些要求的同時(shí)通過(guò)最大化經(jīng)濟(jì)利益促進(jìn)可持續(xù)檔案管理發(fā)展。

2 檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

中國(guó)當(dāng)前檔案管理過(guò)程將信息化在實(shí)際業(yè)務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用以確保檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，檔案管理中心需要開發(fā)相關(guān)的信息系統(tǒng)來(lái)提高數(shù)據(jù)和文件的管理進(jìn)程。隨著檔案管理深度的增加，實(shí)際的信息化應(yīng)用程序的開發(fā)也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，并逐漸集中于實(shí)際使用和管理。在信息化在檔案管理的應(yīng)用過(guò)程中檔案信息管理系統(tǒng)將改善檔案管理效率。除此之外信息化的實(shí)際管理會(huì)促進(jìn)檔案管理的深度發(fā)展。目前中國(guó)正處于從檔案管理原始化向檔案管理信息化過(guò)渡的狀態(tài)。但是目前的信息化管理功能較弱，這意味著它的功能尚未充分開發(fā)。此外，由于政策和計(jì)劃對(duì)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的影響，一些檔案管理中心對(duì)信息技術(shù)還沒(méi)有足夠的了解，尤其是如何有效地將信息技術(shù)與檔案管理中心管理人員整合需要進(jìn)一步研究。因此，相關(guān)國(guó)家，政府和檔案管理中心工作人員應(yīng)了解先進(jìn)的信息技術(shù)，以迅速區(qū)分相關(guān)數(shù)據(jù)，最大程度地改善實(shí)踐操作可行性。通過(guò)信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)搭建，檔案管理中心工作人員可以訪問(wèn)特定案件和相關(guān)文件。數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于建立一支稱職的團(tuán)隊(duì)和改善工作績(jī)效非常有幫助。在新時(shí)代，基于信息化的檔案管理管理軟件不僅可以改善檔案管理工作績(jī)效，而且可以使員工工作效率大幅度提高。

3 中國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題

1）資料收集不夠全面。目前，在檔案管理活動(dòng)中，檔案管理人員通常沒(méi)有完全理解文件收集的重要性。儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的過(guò)程以及與檔案有關(guān)的數(shù)據(jù)管理過(guò)程不被數(shù)據(jù)收集管理人員理解，在檔案的整理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)意識(shí)到具體資料的排序等問(wèn)題也十分重要。

2）信息化建設(shè)存在一定不足?，F(xiàn)階段中國(guó)各個(gè)行業(yè)（尤其是檔案管理行政處）的檔案管理通常側(cè)重于科學(xué)化和規(guī)則化研究。另外，在其他檔案管理中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息也可以為檔案管理中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供一定的參考數(shù)據(jù)。當(dāng)前，我國(guó)的信息化建設(shè)質(zhì)量正在逐漸影響檔案管理中心的管理。因此，通常在計(jì)算機(jī)的幫助下完成檔案管理中心管理過(guò)程時(shí)，管理功能不僅高效化，而且在信息服務(wù)方面也具有非常出色的表現(xiàn)。但是，應(yīng)用程序本身仍然存在問(wèn)題，例如文件內(nèi)容的定義不夠清晰，內(nèi)容不完整以及復(fù)雜的分類。此外，檔案管理系統(tǒng)尚未完全開發(fā)，并且存在硬件故障將嚴(yán)重破壞信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4 信息時(shí)代的檔案管理的新方法

1）提高檔案管理意識(shí)。適當(dāng)?shù)臋n案管理職能可以幫助簡(jiǎn)化檔案管理的規(guī)劃和使用。在檔案管理發(fā)展中政府要注意結(jié)合現(xiàn)實(shí)的信息時(shí)代檔案管理環(huán)境、建立良好的檔案管理模型并且遵循經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)則，并在強(qiáng)大的檔案管理環(huán)境中高效地建立檔案管理團(tuán)隊(duì)。在發(fā)展檔案管理的過(guò)程中，重要的是建立基礎(chǔ)設(shè)施，擴(kuò)大檔案資源并建立強(qiáng)有力的檔案管理流程。除控制風(fēng)險(xiǎn)外，還必須準(zhǔn)確預(yù)測(cè)檔案管理項(xiàng)目以確保檔案管理的合理性。此外，必須建立在政府環(huán)境內(nèi)的良性檔案管理模式。在檔案管理領(lǐng)域，需要精心設(shè)計(jì)檔案管理活動(dòng)，以確保檔案管理人員使用合理的檔案管理方法來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量。

2）構(gòu)建檔案信息一體化管理模式。由于檔案管理中心的日常管理是復(fù)雜多樣的，并且其管理系統(tǒng)非常復(fù)雜化，因此，重要的是要注意將片段引入信息管理系統(tǒng)以促進(jìn)檔案管理發(fā)展。為了節(jié)省能源和財(cái)務(wù)資源，我們需要提高收集的數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)量，以便它們可以創(chuàng)建最佳的信息流，從而幫助建立高效，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，檔案管理中心需要解決信息技術(shù)方面的不足，并對(duì)其設(shè)計(jì)需求進(jìn)行廣泛的研究。這就要求適當(dāng)?shù)臋n案館繼續(xù)促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展進(jìn)程，并加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)和其他活動(dòng)的管理。為了成功建立整合的治理模型，真正的領(lǐng)導(dǎo)者還必須具有最高的素質(zhì)，并且他們的知識(shí)和技能必須不斷提高以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

3）檔案管理中心各部門整合優(yōu)化。當(dāng)前，中國(guó)大多數(shù)檔案管理中心在開發(fā)信息管理系統(tǒng)時(shí)，它們通常會(huì)分別處理檔案所有者檔案信息管理和其他信息。該系統(tǒng)主要包含一個(gè)完整的存檔和一個(gè)具有各種功能的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如，信息部門負(fù)責(zé)檔案所有者文件數(shù)據(jù)的管理和統(tǒng)計(jì)，而整個(gè)文件系統(tǒng)則控制每個(gè)檔案管理中心檔案的檔案管理以及導(dǎo)入和相關(guān)描述。他們既獨(dú)立又有和諧的關(guān)系。因此，經(jīng)常可能會(huì)數(shù)據(jù)重復(fù)，這會(huì)消耗大量的能量，金錢和資源，從而大大增加了檔案管理中心信息管理的成本。此外，由于大多數(shù)檔案管理中心都設(shè)有多個(gè)檔案，因此文件數(shù)據(jù)量極其復(fù)雜，其中包括大量的檔案，記錄和財(cái)務(wù)信息。此類工作在數(shù)據(jù)構(gòu)建中是不可避免的。因此，受影響的檔案管理中心應(yīng)加強(qiáng)根據(jù)情況進(jìn)行規(guī)劃和思考的能力，以盡可能改善不同檔案數(shù)據(jù)之間的合并和擴(kuò)展文件數(shù)據(jù)并最大程度地減少流動(dòng)數(shù)據(jù)，從而顯著節(jié)省費(fèi)用檔案管理中心收入。

4）檔案創(chuàng)新發(fā)展在服務(wù)過(guò)程中秉持以人為本的理念。我國(guó)一貫秉持以人為本的核心理念。檔案創(chuàng)新發(fā)展的建設(shè)有利于黨在人民群眾中以人為本理念的貫徹和落實(shí)。在檔案創(chuàng)新發(fā)展工作的開展中，使人民加強(qiáng)對(duì)黨和國(guó)家的理解，提高黨在人民心中的形象，提高黨與人民一家親的程度。在工作的開展過(guò)程中要求檔案創(chuàng)新發(fā)展相關(guān)工作人員以全心全意為人民服務(wù)作為基本的工作原則，為人民群眾在日常工作過(guò)程中盡可能提供幫助。無(wú)論是基層檔案管理中心居民的內(nèi)部工作還是由檔案創(chuàng)新發(fā)展?fàn)款^組織的相關(guān)工作，檔案創(chuàng)新發(fā)展檔案管要給予相應(yīng)資料以及信息。檔案的管理關(guān)系到基層檔案管理中心群眾的具體信息采集工作，務(wù)必做到高效，準(zhǔn)確。

5）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。管理基層檔案的部門應(yīng)該創(chuàng)建最好的團(tuán)隊(duì)并最大程度地提高工作成功率。邀請(qǐng)學(xué)者描述和教授與各個(gè)學(xué)科相關(guān)的科學(xué)，并不斷更新和發(fā)展知識(shí)體系。評(píng)估增強(qiáng)了學(xué)習(xí)和提高團(tuán)隊(duì)建設(shè)效率的能力。高質(zhì)量培訓(xùn)的效果是可以提高信息化檔案管理的應(yīng)用。良好的人才隊(duì)伍培養(yǎng)效果可以反饋到檔案創(chuàng)新發(fā)展建設(shè)中去，有效地避免了工作人員因?yàn)樽陨硭枷肼浜蠡蛘呒夹g(shù)能力不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致的工作紕漏。

5 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前，檔案管理和數(shù)據(jù)建設(shè)的改善需要結(jié)合檔案管理中心實(shí)際環(huán)境采取科學(xué)的措施，這將為中國(guó)檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利條件，同時(shí)也將促進(jìn)檔案業(yè)更好的發(fā)展下去。