檔案規(guī)范化管理分析

楊耀輝

（運(yùn)城師范高等?？茖W(xué)校，山西 運(yùn)城 044000）

檔案的初步建立過程需要以明確檔案條目為基礎(chǔ)，檔案條目應(yīng)包括檔案內(nèi)容的概括性信息，并方便工作人員查找。此間，工作人員需要依據(jù)檔案的具體內(nèi)容，選擇合適的方式對檔案進(jìn)行整理與分類。特別是在檔案分類的過程中，工作人員應(yīng)確保檔案分類標(biāo)準(zhǔn)安全高效，在將檔案分類之后，工作人員需要?jiǎng)?chuàng)建有效的檔案目錄。此類目錄可為機(jī)讀目錄，也可為普通的打印型目錄，目錄的具體形式與檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量相關(guān)。在此基礎(chǔ)上，更為關(guān)鍵的是，工作人員應(yīng)選擇合適的檔案信息檢索工具，為后續(xù)的檔案查找和檔案信息的修改提供便捷途徑。在檔案上架之前，工作人員應(yīng)確保檔案信息的公開性符合檔案管理的一般要求。為了確保檔案管理的安全性，工作人員也應(yīng)建立有效的安全管理體系，保障學(xué)生檔案信息的安全性。另外，在借閱檔案時(shí)，工作人員一定要做好節(jié)約人員信息的記錄工作，明確檔案歸還日期，進(jìn)而在提高檔案信息管理規(guī)范性的基礎(chǔ)上，確保檔案管理安全高效。

1 檔案管理規(guī)范化的重要意義分析

1.1 可提高檔案管理工作的安全性

學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)工作流程已經(jīng)相對成熟，很對學(xué)校也建立了同一的檔案信息管理系統(tǒng)。但在應(yīng)用此類系統(tǒng)時(shí)，由于檔案信息系統(tǒng)的登陸或者信息的查找缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致很多檔案信息存在丟失以及被惡意修改的情況，影響檔案管理工作的整體安全性。在規(guī)范化的檔案管理工作中，工作人員需要根據(jù)檔案管理規(guī)范，明確檔案管理的一般要求，將檔案管理與學(xué)生信息的記錄和查找結(jié)合起來。在管理圖書館檔案時(shí)，工作人員可根據(jù)圖書館檔案管理的要求，選擇合適的檔案管理形式，加強(qiáng)登陸信息的驗(yàn)證機(jī)制，減少檔案借閱中的不良行為。另外，在規(guī)范化的檔案管理要求下，工作人員、學(xué)生以及其他人員均需要遵守規(guī)范化的大干管理?xiàng)l例，這樣不僅可提高檔案信息管理的規(guī)范性，也有利于檔案信息的調(diào)整和優(yōu)化，從而提高學(xué)校圖書館檔案信息管理的實(shí)效性，也可進(jìn)一步確保檔案信息管理的安全性。

1.2 可為進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率

規(guī)范化的檔案管理辦法要求工作人員在管理檔案信息時(shí)，應(yīng)結(jié)合檔案信息的實(shí)際內(nèi)容選擇合適的檔案管理形式，健全檔案目錄，建立可高效查找的檢索體系。在這種比較完整的檔案信息管理系統(tǒng)支持下，工作人員可在接收新檔案或者查找舊檔案時(shí)，直接通過檢索即可確定檔案的具體位置，減少了反復(fù)查找的麻煩。更為關(guān)鍵的是，在規(guī)范化檔案管理的要求下，檔案信息本身的分類方式也會更加規(guī)范，與檔案信息對應(yīng)的詞條信息會更加清晰明了，這就促使借閱人員在查找檔案信息時(shí)，可更快速、更便捷地查找到對應(yīng)的檔案信息。另外，從檔案的收集、交接、整理以及統(tǒng)計(jì)過程分析，規(guī)范化的檔案管理模式可將此類工作步驟整合起來，突出檔案管理工作的正確流程，提高檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際工作質(zhì)量，進(jìn)而促使檔案管理系統(tǒng)更加完整，也更加合理。

2 檔案管理規(guī)范化的具體措施分析

2.1 利用關(guān)鍵詞定位方法優(yōu)化檔號編制工作

工作人員需要在檔案入庫之前對檔案進(jìn)行變化，之后在將對應(yīng)的編號輸入到檔案信息管理系統(tǒng)中，這樣在后續(xù)的查找檔案的過程中，工作人員只需要輸入相應(yīng)的檔案編號，即可直接查看檔案的對應(yīng)位置。但突出的為題時(shí)，一些檔案的編號與檔案本身的信息并匹配，在編制此類檔案號時(shí)也會存在一定的錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)存在誤差，為后續(xù)的檔案管理工作制造了一些麻煩。在實(shí)際的檔案管理工作中，為了突出檔案管理工作的規(guī)范化，工作人員在做好檔案號編制工作的基礎(chǔ)上，可利用關(guān)鍵詞定位的方法，將關(guān)鍵詞與檔案編號、檔案內(nèi)容對應(yīng)起來。此類關(guān)鍵詞可為檔案所屬的人物姓名，也可為具體的事件名稱。換言之，關(guān)鍵詞定位法為檔案管理工作提供了提高容錯(cuò)率的方案，不僅可使得檔案編制的過程更加規(guī)范和高效，也可降低了編號查找的錯(cuò)誤，提高了檔案信息檢索的效率。

2.2 以文件匯編的方式整理檔案

以文件匯編的方式整理檔案可有效剔除檔案中無效的信息，包括編碼信息和冗長的關(guān)鍵詞信息等。此間，工作人員可針對檔案信息進(jìn)行再次加工，結(jié)合圖書館或者學(xué)校信息系統(tǒng)中學(xué)生信息的變化特點(diǎn)，合理選擇信息加工方式。一般而言，針對一些需要永久保存的檔案，工作人員可用黑色簽字筆記錄檔案的簡略信息，并將永久保存的檔案與長期、短期保存的檔案分開，以文件匯編的形式將檔案管理區(qū)域進(jìn)行分區(qū)。如果沒有特殊要求，工作人員應(yīng)保證永久保存的檔案的存放區(qū)域也應(yīng)相對固定。期間，工作人員還需要明確其他類型檔案的保管期限以及時(shí)間順序信息，將此類信息編寫成案卷的形式，打印并裝訂成冊。為了確保檔案存儲信息的安全性和有效性，防止檔案管理信息丟失，在完成文件匯編之后，工作人員可將檔案案卷目錄進(jìn)行復(fù)印，并一式三份。如果在后續(xù)的檔案管理過程中需要提取檔案內(nèi)容，工作人員可將檔案目錄提前送交學(xué)校相關(guān)管理部門，這樣不僅可提高檔案提取的效率，也可確保檔案信息管理更加規(guī)范和有序。

2.3 檢查檔案管理的美觀程度

以文件匯編的形式整理檔案信息時(shí)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)要求，除此之外，工作人員還需要明確檔案管理的其他要求，包括檔案管理的美觀度以及檔案標(biāo)題的準(zhǔn)確度等。在開展檔案信息管理工作時(shí)，為了確保檔案管理工作的規(guī)范性，工作人員在檢查檔案文件時(shí)，首先，要確保檔案信息的編頁號清晰可辨。此間，工作人員可用鉛筆或者黑色簽字筆在檔案文件夾的右上角標(biāo)注順序頁碼；其次，為了確保檔案文件不受損壞，工作人員需要去掉檔案文件上的一些金屬物。如果檔案文件出現(xiàn)了損壞，工作人員也應(yīng)在第一時(shí)間修補(bǔ)文件材料；再者，在裝訂檔案文件時(shí)，工作人員應(yīng)盡量選擇稍大一些的裝訂機(jī)，確保文件裝訂牢固，不出現(xiàn)掉頁的情況。

3 結(jié)束語

總之，工作人員在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理的規(guī)范化要求與實(shí)際的檔案管理工作結(jié)合起來。雖然現(xiàn)階段很多學(xué)校都建立了比較完善的檔案信息管理系統(tǒng)，但由于檔案信息本身具有繁雜、內(nèi)容多的特點(diǎn)，在實(shí)際的檔案管理過程中容易出現(xiàn)信息類型的錯(cuò)位問題。工作人員用在確保檔案管理過程高效規(guī)范的基礎(chǔ)上，積極應(yīng)用新型的檔案管理辦法，并注重檔案管理的完整性，突出檔案文件管理的美觀度，進(jìn)而切實(shí)提高學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，保障檔案信息管理的規(guī)范性和安全性。