事業(yè)單位改制過程中檔案管理常見問題及對(duì)策

王 靜

（博興縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 濱州 256500）

1 在事業(yè)單位改制過程中常見的檔案管理工作問題

1.1 檔案管理工作體制相對(duì)弱化

隨著改革的全面深入，事業(yè)單位的自主權(quán)不斷擴(kuò)大。一些事業(yè)單位可以自行決定內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和撤銷，也可以協(xié)調(diào)解決人員配備問題。有的事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視不夠，把專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員調(diào)到其他部門負(fù)責(zé)其他工作；有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不夠、關(guān)心不夠，而不少單位在改制過程中忽視了檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理部門人員不足，將專職人員改為兼職，部門職位空缺，無法很好地完成正常的檔案?jìng)鬟f、檔案借閱和資料查閱工作。檔案管理體制的相對(duì)現(xiàn)代化，在一定程度上阻礙了檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.2 機(jī)構(gòu)改革過程中檔案移交管理不規(guī)范

有的事業(yè)單位沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，并入事業(yè)單位辦公室，單位內(nèi)部沒有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有專業(yè)人員。大多數(shù)時(shí)候，他們都在找一個(gè)負(fù)責(zé)其他工作的人來做兼職的檔案管理工作，有些檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)制度，他們不了解現(xiàn)代檔案管理的理念和新技術(shù)，他們不掌握現(xiàn)代信息檔案管理技術(shù)。由于對(duì)新單位缺乏必要的了解，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，改革后事業(yè)單位補(bǔ)充檔案管理人員只能按照原來相對(duì)落后的檔案管理程序和方法進(jìn)行檔案交接。同時(shí)，由于缺乏規(guī)范的制度，交接管理程序模糊不清。在大多數(shù)情況下，按照檔案人員的個(gè)人想法來處理相關(guān)工作，并不能保證檔案的完整性和準(zhǔn) 確性。

1.3 檔案利用率低

保存有關(guān)檔案的主要目的是充分利用它們。但是，一些事業(yè)單位在檔案利用上處于被動(dòng)，在檔案主動(dòng)利用上缺乏探索和實(shí)踐，沒有充分挖掘檔案的價(jià)值，這使得事業(yè)單位在效益好的時(shí)候無法提供進(jìn)一步的發(fā)展信息，在效益不好的時(shí)候也無法提供有用的對(duì)策很好。

2 事業(yè)單位改制過程中檔案管理控制對(duì)策

2.1 打破常規(guī)、走出去

對(duì)待事業(yè)單位改制過程中檔案的接收，檔案館不能像接收黨政機(jī)關(guān)檔案那樣，等待它們自覺把整理好的檔案送上門來。企業(yè)出于對(duì)自身經(jīng)理利益的考慮，不愿對(duì)檔案的管理工作作太大的投入。企業(yè)往往以獲利作為經(jīng)營(yíng)管理的主要?jiǎng)恿?，認(rèn)為檔案管理只投入資金而無法產(chǎn)生近期效益，對(duì)自己的政績(jī)作用不大。檔案工作既不是上級(jí)機(jī)關(guān)考核指標(biāo)，也幾乎沒有上級(jí)機(jī)關(guān)的監(jiān)督約束，由此認(rèn)為檔案工作可抓可不抓，甚至可有可無，使之放任自流。企業(yè)檔案員一般身兼數(shù)職、整天事務(wù)纏身狀況下，對(duì)于檔案工作只能疲于應(yīng)付。工作積極性難以調(diào)動(dòng)起來，只能維持在檔案查得到、借得出的低水平管理上。如果讓代管企業(yè)整理改制前企業(yè)的檔案，它們必不會(huì)承擔(dān)，同時(shí)它們也沒有人力、場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)來源。

檔案管理部門應(yīng)實(shí)現(xiàn)由“管理型”向“服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變，對(duì)事業(yè)單位改制過程中檔案工作要本著轉(zhuǎn)變職能，加強(qiáng)服務(wù)的精神，把以往先整理后接收的工作模式，轉(zhuǎn)換為先接收后整理。目前，一些企業(yè)因改制時(shí)間較長(zhǎng)，檔案長(zhǎng)時(shí)間處于無序監(jiān)管下，對(duì)事業(yè)單位檔案的安全保管存在一定的危險(xiǎn)性。為搶救事業(yè)單位檔案，檔案管理部門更加應(yīng)該主動(dòng)出擊，或組織本單位工作人員或服務(wù)外包，主動(dòng)上門抓緊把分散在各地的事業(yè)單位改制過程中檔案接收進(jìn)館。

2.2 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作的正常開展

各事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理工作作為本單位整個(gè)工作的一個(gè)重要組成部分，納入本單位工作的議事日程，納入工作計(jì)劃。應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，明確其工作職責(zé)和主要任務(wù)，明確工作目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)明確本單位檔案管理體制機(jī)制，建立健全檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)體系，落實(shí)責(zé)任體系，確保檔案工作落實(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)班子及分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到實(shí)際困難和問題，保障開展檔案管理工作所需的人力、物力和財(cái)力需要。

2.3 熱情周到服務(wù)，充分展示檔案人新風(fēng)采

退休的企業(yè)職工年齡都比較大，記憶力、視力、聽力明顯下降，查檔工作者服務(wù)等級(jí)再升級(jí)，耐心再升級(jí)，細(xì)心再升級(jí)。記憶力下降的要幫著回憶，回憶當(dāng)年的大事件，涉及工作調(diào)動(dòng)的，回憶什么時(shí)候調(diào)動(dòng)，因?yàn)槭裁丛蛘{(diào)動(dòng)的。當(dāng)事人說穿著棉襖報(bào)道的，推算時(shí)間在11月份以后，因?yàn)槲议|女出生所以調(diào)回來了，根據(jù)孩子的年齡推算調(diào)動(dòng)年度。這樣查閱起來會(huì)更準(zhǔn)確，會(huì)更節(jié)省時(shí)間；視力下降的，為確認(rèn)是否為當(dāng)事人，會(huì)詢問當(dāng)時(shí)廠里是否重名字的，重名字的多大年齡，是否在同一個(gè)車間，對(duì)照符合的信息進(jìn)行查閱利用；聽力下降的“喊著”說會(huì)成為標(biāo)準(zhǔn)音量，面對(duì)當(dāng)事人的問詢，認(rèn)字的可以寫給當(dāng)事人，不認(rèn)識(shí)字的“嚷著”和他講話。

2.4 發(fā)揮主管部門能動(dòng)作用，加大管理力度

要做好事業(yè)單位改制過程中的檔案管理工作，就應(yīng)實(shí)現(xiàn)各部門的工作協(xié)調(diào)，單位檔案部門應(yīng)發(fā)揮主動(dòng)性，增強(qiáng)對(duì)各部門檔案的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、管理力度。事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極配合檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，加強(qiáng)宏觀上的把控和管理，做到敢管、會(huì)抓，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的協(xié)調(diào)規(guī)劃、政策引導(dǎo)以及指導(dǎo)監(jiān)督要求。檔案主管部門應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，提供一些上門的咨詢服務(wù)，定期舉行改制“回頭看”活動(dòng)，對(duì)于一些不按規(guī)定管理檔案的事業(yè)單位及其有關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行查處，造成檔案損失的，應(yīng)依法追究他們的責(zé)任。對(duì)于已經(jīng)完成改制的單位，應(yīng)進(jìn)行檔案管理工作的定期考核和抽查，以便更好地保證檔案管理工作的規(guī)范化。

3 結(jié)論

總之，改制企業(yè)檔案既是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，也是事業(yè)單位資產(chǎn)的重要組成部分，更是一個(gè)地區(qū)或地方近現(xiàn)代工業(yè)歷史發(fā)展階段的真實(shí)寫照和社會(huì)生活變遷的見證。改制企業(yè)檔案的處置，不僅關(guān)系到改制企業(yè)的利益和積極性，更重要的是關(guān)系到國(guó)家的利益、秘密和安全。對(duì)改制企業(yè)檔案的處置，應(yīng)以維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)利益為根本原則，堅(jiān)持安全、合法、合理、連續(xù)、利益最大化等原則，明確歸屬與流向，統(tǒng)籌安排，確保事業(yè)單位檔案資源得到妥善留存，繼續(xù)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。