淺析如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作

常勇嵐

（昆明船舶設(shè)備集團(tuán)有限公司，云南 昆明 650051）

信息時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)與云平臺(tái)等技術(shù)在信息產(chǎn)業(yè)中的深入應(yīng)用，檔案作為重要的信息資源，其收集、歸類、分析、整合與存儲(chǔ)的形式都發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，以數(shù)字化技術(shù)為支持的檔案信息交互與共享，在提升了信息實(shí)際處理質(zhì)效的同時(shí)，也帶來了一定的技術(shù)安全風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)階段，在推進(jìn)檔案創(chuàng)新性服務(wù)機(jī)制建設(shè)的過程中，部分企業(yè)仍舊面臨技術(shù)基礎(chǔ)薄弱、管理思維滯后、工作管理機(jī)制不健全等問題，需要檔案相關(guān)管理部門予以重視，集中力量攻克改革難題，在企業(yè)內(nèi)部建立起高效共享、深層開發(fā)的檔案現(xiàn)代化管理體系。

1 當(dāng)前階段企業(yè)推進(jìn)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新面臨的實(shí)踐問題

1.1 忽視檔案開發(fā)的重要地位

企業(yè)檔案信息的整合與資源的開發(fā)是一項(xiàng)長期性、綜合性的工程?，F(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的環(huán)境中，企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、優(yōu)化管理機(jī)制時(shí)，離不開檔案信息的支持。但當(dāng)前階段，由于過度重視經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展，在探索檔案創(chuàng)新管理路徑時(shí)，企業(yè)的部分管理人員在實(shí)際的決策過程中，片面的認(rèn)為檔案管理工作無法對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供有力的幫助，沒有正確認(rèn)識(shí)企業(yè)信息資源深入開發(fā)的重要作用，導(dǎo)致檔案管理體系的改革投入有所不足，也沒有樹立起現(xiàn)代管理思維，對(duì)于現(xiàn)代檔案開發(fā)體系的建設(shè)有著較為不利的影響。

1.2 工作模式缺乏創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)發(fā)展多元化、一體化趨勢的影響下，企業(yè)原有的經(jīng)營與管理需求發(fā)生了轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案資源的開發(fā)目標(biāo)與管理形式也需要進(jìn)行對(duì)應(yīng)的調(diào)整。但從實(shí)踐調(diào)查來看，在檔案數(shù)字化、智慧化建設(shè)的進(jìn)程中，對(duì)技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用形式不合理的問題，仍舊是影響智慧檔案建設(shè)的關(guān)鍵性問題。一方面，與檔案管理技術(shù)改革的管理制度需要對(duì)應(yīng)性的調(diào)整，然而，目前檔案實(shí)踐管理過程中，相關(guān)的監(jiān)管、規(guī)范與保障等制度的改革不深入，存在工作銜接不順暢、檔案處理流程不規(guī)范等問題；另一方面，企業(yè)對(duì)復(fù)合型、創(chuàng)新性人才的培育與引進(jìn)形式不合理，使得管理改革缺乏人才支持，也在一定程度上阻礙了檔案管理全面優(yōu)化創(chuàng)新的步伐。

1.3 信息化建設(shè)投入有所不足

現(xiàn)階段，部分企業(yè)在引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)建設(shè)檔案信息化開發(fā)與服務(wù)機(jī)制時(shí)，存在技術(shù)基礎(chǔ)薄弱的問題，盡管在技術(shù)改革中取得了一定的實(shí)踐成果，但在建設(shè)智慧檔案現(xiàn)代管理平臺(tái)的過程中，經(jīng)濟(jì)投入相對(duì)不足，對(duì)硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的更新不及時(shí)。與此同時(shí)，在企業(yè)運(yùn)營階段，對(duì)檔案資源的開發(fā)不深入，對(duì)信息資源的利用形式也相對(duì)單一，沒有有效落實(shí)信息開發(fā)與整合的現(xiàn)代管理思想，信息化建設(shè)的整體進(jìn)程相對(duì)滯后。除此之外，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)處理過程中面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)，也是影響企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理戰(zhàn)略目標(biāo)落實(shí)的主要問題。

2 企業(yè)全面推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新改革進(jìn)程的有效路徑

2.1 優(yōu)化檔案信息收集流程，保證檔案信息結(jié)構(gòu)的完整性

檔案數(shù)據(jù)的收集作為管理工作的重要基礎(chǔ)，其信息的完整性與可靠性是影響檔案開發(fā)與服務(wù)整體質(zhì)效的關(guān)鍵所在。隨著信息技術(shù)在檔案管理實(shí)踐工作中的多元化應(yīng)用發(fā)展，現(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)的收集形式也不斷轉(zhuǎn)變，企業(yè)要想從根本上提升數(shù)據(jù)收集工作的效率，一方面，優(yōu)化檔案信息收集流程。如，檔案部門可以根據(jù)原有的檔案原始數(shù)據(jù)，選擇填空式數(shù)據(jù)收集的模式，對(duì)企業(yè)經(jīng)營、管理、決策等相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)性的收集，對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵性內(nèi)容進(jìn)行定期收錄、更新，制定相應(yīng)的目錄，便于及時(shí)查缺補(bǔ)漏；另一方面，檔案信息通常具有涵蓋面較廣、信息分散、周期長等方面的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)收集的整體難度較大。針對(duì)該種情況，應(yīng)建立管理樹形圖、VISIO組織框架體系圖，全方位進(jìn)行監(jiān)管，保證檔案信息結(jié)構(gòu)的完整性。

2.2 建立健全檔案管理體系，明確崗位責(zé)任

大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、遠(yuǎn)程通訊等現(xiàn)代技術(shù)的研究不斷深化，在實(shí)踐應(yīng)用方面也取得了顯著的成果。在檔案管理領(lǐng)域引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)，不僅需要企業(yè)加強(qiáng)信息基礎(chǔ)的建設(shè)，構(gòu)建起系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)化的管理平臺(tái)，同時(shí)，還應(yīng)注重配套工作管理、保障機(jī)制的建設(shè)。具體來講，在對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整與完善的過程中，首先，相關(guān)管理部門應(yīng)結(jié)合檔案信息化整體建設(shè)需求，明確管理創(chuàng)新目標(biāo)，對(duì)監(jiān)管制度、工作制度與保障制度等相關(guān)管理規(guī)章進(jìn)行合理調(diào)整，從長效發(fā)展的角度，為檔案工作者實(shí)踐工作提供針對(duì)性的主導(dǎo)；其次，應(yīng)對(duì)不同崗位管理職責(zé)進(jìn)行科學(xué)劃分，形成層次化的管理體系，保證職工能夠各司其職；第三，企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理實(shí)踐工作特點(diǎn)，對(duì)績效考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，調(diào)動(dòng)職工參與工作創(chuàng)新的積極性，深度挖掘檔案價(jià)值。

2.3 創(chuàng)新檔案開發(fā)與服務(wù)思維，構(gòu)建檔案資源高效共享機(jī)制

新時(shí)期，基于企業(yè)長效發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)檔案綜合管理體系的創(chuàng)新，應(yīng)注意以下兩方面的問題：一是工作思維、管理方法的創(chuàng)新。企業(yè)應(yīng)全面、動(dòng)態(tài)的掌握市場、政策、產(chǎn)業(yè)發(fā)展等外部形式的變化特點(diǎn)，構(gòu)建以用戶差異化需求為導(dǎo)向的經(jīng)營決策體系，掌握消費(fèi)群體的需求，明確檔案工作新時(shí)期的改革需求，結(jié)合現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息開發(fā)思維，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念；二是完善檔案資源高效共享機(jī)制。通過信息共享、交互平臺(tái)的有效搭建，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵信息的實(shí)時(shí)共享。需要注意的是，在推進(jìn)信息共享中心建設(shè)的過程中，應(yīng)注重對(duì)重要信息的備份、保密處理，在保證信息安全的同時(shí)，提升檔案的實(shí)際利用質(zhì)效。

2.4 規(guī)范檔案保管工作，引進(jìn)現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理技術(shù)

在檔案信息的存儲(chǔ)管理實(shí)踐工作中，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式的不同，規(guī)范信息保管工作。現(xiàn)階段，隨著大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在信息資源開發(fā)與服務(wù)工作中的全面應(yīng)用，檔案存儲(chǔ)的形式不再以紙質(zhì)媒介為主，檔案原始資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化比例大幅度提升，在壓縮了檔案存儲(chǔ)空間的同時(shí)，也對(duì)檔案庫房建設(shè)與管理提出了創(chuàng)新改革的要求。為此，企業(yè)在依托現(xiàn)代技術(shù)建設(shè)檔案庫房時(shí)，應(yīng)積極、合理引進(jìn)信息技術(shù)。如，可以在庫房配置無線條碼掃描裝置，通過檔案系統(tǒng)的二次接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢、調(diào)用、修改、刪減、填充等操作。不同的檔案文件標(biāo)識(shí)的條碼具有唯一性的特征，能夠在信息系統(tǒng)中自動(dòng)生成，工作人員利用檔案系統(tǒng)可以進(jìn)行實(shí)時(shí)盤庫、查詢、核對(duì)，有效提高了檔案資源的開發(fā)效率。

3 結(jié)語

信息技術(shù)在數(shù)據(jù)開發(fā)領(lǐng)域的深入、廣泛應(yīng)用，轉(zhuǎn)變了企業(yè)原有檔案管理的目標(biāo)、形式與思維。新時(shí)期，為全面提升檔案服務(wù)品質(zhì)，更好地為企業(yè)經(jīng)營、管理與發(fā)展提供支持，企業(yè)應(yīng)從長效發(fā)展的角度出發(fā)，積極引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，通過創(chuàng)新工作思維、完善管理制度、優(yōu)化數(shù)據(jù)收集流程、規(guī)范檔案存儲(chǔ)工作等舉措，為檔案數(shù)據(jù)的高效開發(fā)與深度整合提供支持。