城建檔案庫房管理的策略探討

楊 聰

（深圳市文檔服務(wù)中心，廣東 深圳 518000）

城建檔案是城市建設(shè)過程中的重要資料，對其進行科學(xué)有效地管理非常的重要。因此，為了提高城建檔案庫房的管理水平，需要采取行之有效的策略，從而保障城建工作能夠更好地發(fā)展。

1 城建檔案庫房管理的重要性

城建檔案庫房管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，是城市現(xiàn)代化建設(shè)的需求，其中保存著一些非常重要的城市建設(shè)資料，這些資料是未來城市發(fā)展的重要基礎(chǔ)。第二，是社會經(jīng)濟發(fā)展的需求，通過對城建檔案進行科學(xué)有效地分析，可以極大地提高現(xiàn)代化建設(shè)的速度，使城市建設(shè)的過程更加的順利。第三，是城市現(xiàn)代化發(fā)展的必然結(jié)果。隨著信息化的發(fā)展，城建檔案庫房管理方法也將隨之發(fā)生變化，一些重要的管理技術(shù)也不得不進行革新，從而更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需要。由此可見，城建檔案對于城市的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用，提高城建檔案的管理水平非常重要[1]。

2 城建檔案庫房管理的策略分析

2.1 完善庫房管理制度

為了對城建檔案庫房更好地管理，需要對庫房管理制度進行完善，主要包含以下幾個方面：首先，需要確保庫房管理方案的可行性，保障管理方案能夠有效地管理庫房，使庫房的管理過程更加的科學(xué)合理。例如：在庫房管理過程中，需要帶有一定的目的性，結(jié)合實際的發(fā)展需要，制定科學(xué)有效的管理計劃，從而提高城建檔案庫房的管理效率。其次，需要保障管理制度的有序性，科學(xué)地對檔案進行分類，對檔案管理過程進行優(yōu)化，提高城建檔案庫房的管理水平。例如：可以制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，以此來保障檔案分類的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，這樣既可以提高檔案的管理效率，又有利于檔案的保存與整理，方便管理員對檔案進行查閱。最后，需要做好進出庫的管理工作，進入庫房的人員需要進行登記，離開時需要進行嚴(yán)格的檢查，從而保障城建檔案庫房的管理更加的安全。

2.2 改變檔案管理模式

隨著信息化的發(fā)展，檔案管理模式也需要隨之進行一定的改變，從而將信息化技術(shù)更好地應(yīng)用到城建檔案庫房的管理中，提高對庫房檔案的管理水平。檔案管理模式的改變需要考慮到以下兩個方面：一方面，需要做好信息化技術(shù)的推廣，改變傳統(tǒng)的檔案管理流程，制定出更加科學(xué)、規(guī)范的信息化管理方式，從而對城建檔案更好地進行管理。例如：可以建立信息化管理平臺，通過信息化手段對檔案進行收錄和整合，這樣可以在很大程度上提高管理者的管理效率，使管理過程更加的安全、高效。另一方面，需要做好城建檔案資源庫的建設(shè)，將傳統(tǒng)的檔案資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將其存儲在城建檔案資源庫中，這樣既可以提高城建檔案的檢索速度，方便管理員進行管理，又有利于檔案信息資源的共享，讓管理員之間可以相互配合共同對檔案進行管理，使檔案的管理模式更加的便捷。

2.3 提高智能化管理水平

為了提高城建檔案的管理效率，可以從智能化管理方向著手，提高城建檔案倉庫的智能化管理水平。智能化管理流程如下：首先，需要提高檔案上下架的智能化管理水平，對檔案的上下架進行明確的記錄，從而方便檔案資源的查找。例如：可以在城建檔案中植入電子標(biāo)簽，使其與檔案管理系統(tǒng)建立相應(yīng)的聯(lián)系，這樣便可以通過對電子標(biāo)簽的識別找到檔案的具體位置，提高檔案的檢索效率。其次，需要做好檔案信息的內(nèi)容同步。例如：當(dāng)城建檔案信息發(fā)生變更時，對應(yīng)的檔案資源庫的信息也要隨之進行改變，防止實際信息與檔案信息不符，最終對城建管理過程造成影響。最后，需要提高檔案出入庫的智能化管理水平。當(dāng)檔案出庫時，需要將借閱者的身份信息與檔案綁定，這樣可以有效地對檔案的去向進行跟蹤。當(dāng)歸還檔案時，需要及時地進行身份解綁，表明檔案已經(jīng)被歸還。

2.4 提高管理人員綜合素質(zhì)

即使實施了信息化的管理手段，城建檔案也需要人進行管理。因此，提高管理人員的綜合素質(zhì)顯得非常重要。一方面，需要提高管理人員的責(zé)任意識，使其能夠檔案管理過程中認(rèn)真履行自己的職責(zé)，從而保障檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。例如：可以對管理人員進行思想教育，使其意識到檔案管理失誤將會引起的嚴(yán)重后果，這樣可以有效地保障檔案管理人員能夠更好地規(guī)范自身的行為，一絲不茍地對檔案進行管理。另一方面，需要提高管理人員的技能水平，使其能夠符合城建檔案信息化管理的需要，更好地應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)進行檔案管理。例如：為了提高管理人員的技能水平，可以對其進行培訓(xùn)，使其逐漸掌握城建檔案信息化管理方式，不斷提高管理人員的實際操作能力，保障管理人員的檔案管理水平能夠全面提高。

2.5 強化安全管理意識

城建檔案管理的安全性非常重要，在管理過程需要做好全面的安全體系建設(shè)，主要包含以下內(nèi)容：首先，需要增強管理人員的安全意識，這樣才能保障管理人員對檔案的安全問題進行有效地防范。例如：在日常工作中，需要加強管理人員的安全意識培訓(xùn)工作，通過實際的案例講解來提高管理人員的實際操作水平，使其能夠更好地回避檔案管理過程中的風(fēng)險。其次，需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進行城建檔案管理，這樣可以在很大程度上對檔案管理中的風(fēng)險進行防控，保障城建檔案更加的安全。最后，需要將檔案的安全管理納入考核制度，對管理人員的檔案管理水平進行嚴(yán)格的考核，這樣既可以提高城建檔案管理的安全性，又能夠保障管理人員不斷地提高自己的檔案管理能力，在工作中全面發(fā)揮自身的作用[2]。

2.6 加強安全設(shè)施建設(shè)

為了更好地保障城建檔案庫房的安全性，需要加強安全設(shè)施的建設(shè)，主要包含以下幾個方面：首先，為了保障檔案資源庫的安全，需要定期對計算機設(shè)備進行殺毒，減少病毒對計算機的危害，從而有效地避免檔案信息出現(xiàn)泄露。例如：可以在計算機上安裝360衛(wèi)士、騰訊管家等殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒，降低病毒對檔案資源的威脅。其次，需要在城建檔案庫房做好防盜措施，防止不法人員闖入。例如：在庫房的關(guān)鍵位置安裝攝像頭，對整個庫房進行無死角監(jiān)控。同時，需要做好監(jiān)控記錄的保存，定期對其進行清理，以免影響監(jiān)控設(shè)備的使用。最后，需要在檔案庫房安裝防火設(shè)施，設(shè)置相應(yīng)的防火報警裝置。在容易發(fā)生火險的地方放置滅火器，并且定期對防火設(shè)施進行檢查。只有這樣，當(dāng)發(fā)生火災(zāi)時，才能夠及時地滅火，避免對檔案資源造成較大的損失。

3 結(jié)語

綜上所述，為了提高城建檔案庫房管理的管理水平，需要從兩方面著手：一方面，需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠更好地對檔案進行管理。另一方面，需要提高庫房本身的安全性，做好防盜、防火等工作，從而避免檔案發(fā)生損失。