淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)及解決對(duì)策

金玉蓮

（吉林省公主嶺市經(jīng)濟(jì)信息中心，吉林 公主嶺 136100）

檔案工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中是對(duì)于人員、日常運(yùn)營以及活動(dòng)資料記錄的一項(xiàng)重要工作，它也能夠運(yùn)用到對(duì)人才的招聘、考核、升職當(dāng)中。所以對(duì)于檔案資料的科學(xué)管理并合理利用也是單位能夠良性運(yùn)行與發(fā)展的重要途徑，否則的話就會(huì)造成內(nèi)部工作混亂且無法實(shí)施有效服務(wù)的困境。但是在實(shí)踐工作當(dāng)中，一般會(huì)受到內(nèi)外部諸多因素的影響，而我國大部分機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案管理工作上還是存在著很多缺陷的，所以怎樣才能促進(jìn)工作的順利開展現(xiàn)階段成為事業(yè)單位當(dāng)中的主要改革方向。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中的難點(diǎn)

1.1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低

很多地區(qū)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的人員聘用相關(guān)要求并不高，有些人通過關(guān)系不用考錄就能入職，這就是對(duì)于工作的不重視，而在職的這些工作人員從整體的素養(yǎng)上分析普遍較低，甚至還有些單位內(nèi)部出現(xiàn)了身兼數(shù)職的情況，比方說一邊管理著財(cái)務(wù)另一面管理檔案，這樣就會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部機(jī)制混亂的情況。另外，部分單位在對(duì)于人力資源的調(diào)配的上有著明顯的不足，經(jīng)常將工作指派給不專門負(fù)責(zé)的人員，這樣就會(huì)讓工作變得十分低效。再者檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)存在不足的話他們?cè)谌粘５墓ぷ魃细鞣矫婺芰Χ紩?huì)存在缺陷，要么檔案信息整理較慢不及時(shí)更新，要么就是在人員變更的時(shí)候不仔細(xì)的交接工作等[1]。

1.2 缺乏對(duì)檔案管理的科學(xué)規(guī)范制度建設(shè)

嚴(yán)格且標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度是機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理工作質(zhì)量的重要影響因素。然而很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案管理工作上還是存在于各部門獨(dú)自運(yùn)作的階段當(dāng)中，所以形成的現(xiàn)象就是檔案十分的松散，要想整理多個(gè)檔案就要投入大量的人員去各部門當(dāng)中整理和搜集，這就是沒有標(biāo)準(zhǔn)化管理制度所體現(xiàn)出來的。而且也有一些部門對(duì)于檔案的管理還是停留在傳統(tǒng)的方式當(dāng)中，并不加以新型技術(shù)的利用或者是建立嚴(yán)格的管理體系，如此一來檔案部門的人員在工作的時(shí)候就非常懶散，完全沒有責(zé)任心。

1.3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理的信息化程度不高

隨著經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及與使用其中的產(chǎn)物計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸在各領(lǐng)域當(dāng)中廣泛利用，將其利用到辦公當(dāng)中也會(huì)有著明顯的效率提升效果。但是目前也有很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作并沒有意識(shí)到這一技術(shù)所帶來的便利性，他們?cè)趯?duì)檔案的管理還是依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版，這樣就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺漏或者丟失的情況出現(xiàn)，而且在搜集和整理檔案的時(shí)候也要投入大量的人力、物力以及財(cái)力[2]。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作難點(diǎn)的解決對(duì)策

2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

要想整體上提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，那么就要先從招聘入手并設(shè)置合理的入職條件，除了他們所必備的知識(shí)儲(chǔ)備之外，也要對(duì)其職業(yè)認(rèn)同、責(zé)任以及道德素養(yǎng)實(shí)施考核。在實(shí)際工作開展的過程當(dāng)中，也應(yīng)當(dāng)定期的實(shí)施考核，其中的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與入職招聘時(shí)條件相似，并設(shè)立科學(xué)的獎(jiǎng)罰措施。然后是建立針對(duì)檔案管理人員的日常工作和考核成績來對(duì)于優(yōu)秀的工作人實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，這樣就可以極大的提高其工作積極性。懲罰就是對(duì)于日常的工作加強(qiáng)監(jiān)督管理，如果出現(xiàn)工作失誤必須要嚴(yán)肅處理，使檔案管理人員在工作上有所約束。最后是提高日常的培訓(xùn)加強(qiáng)力度，從而潛移默化的促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的整體素養(yǎng)，并創(chuàng)設(shè)一支有能力、有道德的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

2.2 健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)對(duì)于檔案管理提高重視程度，并構(gòu)建一些嚴(yán)格的管理制度來規(guī)范工作人員的工作流程，把檔案當(dāng)中所包含的歸檔、管理、搜集以及查詢等有機(jī)結(jié)合，然后在明確的標(biāo)準(zhǔn)流程基礎(chǔ)上確保工作的效率和質(zhì)量。比方說在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部建立獨(dú)立的檔案管理部門，其它子部門的日常管理、活動(dòng)、資金流動(dòng)等信息都要在自行整理以后交由檔案管理部門去保管，然后在派一些專門的人員負(fù)責(zé)調(diào)查，保證檔案的真實(shí)性，如此一來就形成了明確的規(guī)章流程。

2.3 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的引進(jìn)一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及多媒體等等，主要的目的是輔助檔案管理工作提高其質(zhì)量和效率。就像在檔案管理工作上利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜集，并生成電子檔案，管理的時(shí)候構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫，并且一旦有信息變更要及時(shí)的更新，并由工作人員把電子檔案按照時(shí)間、部門等順序科學(xué)的排編，這樣才能為日后的調(diào)取打下良好的基礎(chǔ)。另外，對(duì)檔案管理工作者也需要要求他們具備較高的計(jì)算機(jī)操作能力，以此來確保檔案管理的時(shí)效性[3]。

3 總結(jié)

綜上所述，社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案管理的理念和方式上都要?jiǎng)?chuàng)新和改革。在實(shí)際工作上，必須要重視對(duì)工作人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，然后建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，再加上引入先進(jìn)的設(shè)備并利用到檔案工作上，從而確保工作的時(shí)效。對(duì)于檔案管理工作的難點(diǎn)也要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，并科學(xué)的進(jìn)行分析與解決，這樣一來檔案部門才能為機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位亦可向國家和人民群眾服務(wù)。