加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的措施與成效分析

陳華娟

（中國(guó)石化西南油氣分公司，四川 成都 610041）

1 油氣工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成特性

元壩氣田開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目是中國(guó)石化“十二五”重點(diǎn)項(xiàng)目，項(xiàng)目建設(shè)中涉及石油工程、油氣開發(fā)、煉化工程、電力通信、建筑工程等多個(gè)領(lǐng)域，專業(yè)門類多、單位工程多、參建隊(duì)伍多、面臨挑戰(zhàn)多、建設(shè)周期長(zhǎng)。為此，項(xiàng)目檔案的收集齊全難、過(guò)程控制難、系統(tǒng)整理難，需要所有參與者上下同心、協(xié)同配合才能做好。建設(shè)單位（業(yè)主方）在項(xiàng)目檔案的管理中要發(fā)揮組織和核心的作用，對(duì)不同的檔案分而 治之。

2 緊緊圍繞建設(shè)項(xiàng)目的總體目標(biāo)，做好分解落實(shí)工作

元壩氣田開發(fā)項(xiàng)目建設(shè)初期，建設(shè)單位明確提出了創(chuàng)建國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程的總體目標(biāo)，牢固樹立“高起點(diǎn)開工、高質(zhì)量建設(shè)、高水平投產(chǎn)”的指導(dǎo)思想，重視全過(guò)程管理，著力全過(guò)程優(yōu)化，強(qiáng)化全過(guò)程控制。并且把優(yōu)質(zhì)檔案作為工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件，與項(xiàng)目建設(shè)安全、質(zhì)量、進(jìn)度和投資管理工作同部署、同安排、同組織、同考核。通過(guò)建立管理體系、完善規(guī)章制度、創(chuàng)新機(jī)制方法、強(qiáng)化過(guò)程控制和狠抓責(zé)任落實(shí)等措施，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，并大力落實(shí)項(xiàng)目檔案的保管環(huán)境，確保了項(xiàng)目檔案的安全性，使得項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理和試運(yùn)行中發(fā)揮了積極作用。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織保障有力

將檔案工作作為總體目標(biāo)的重要分解目標(biāo)；文檔一體化管理模式寫入項(xiàng)目管理手冊(cè)；列入經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、經(jīng)理辦公會(huì)等重要議事日程，與工程建設(shè)同步統(tǒng)籌謀劃，同步部署、安排、組織和考核。對(duì)照檔案管理和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，深入現(xiàn)場(chǎng)查找薄弱環(huán)節(jié)，研討提升檔案管理水平的辦法措施，協(xié)調(diào)解決檔案工作所需的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地及各類用房等重大問(wèn)題。同時(shí)重視項(xiàng)目檔案信息化，積極引進(jìn)先進(jìn)軟件和技術(shù)，提升項(xiàng)目檔案信息化水平，項(xiàng)目檔案全文掛接數(shù)達(dá)十萬(wàn)余件，有力地提升了項(xiàng)目檔案的利用效率。

2.2 建立管理體系，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)

建立完善的組織機(jī)構(gòu)，形成檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、職能部門和參建單位(包括勘察設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工和監(jiān)理等)的管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)工程檔案組織體系全覆蓋。配備專職檔案人員，在自身人員不足的情況下，采用引進(jìn)項(xiàng)目檔案管理專業(yè)公司，指導(dǎo)參建單位竣工資料形成和組卷，負(fù)責(zé)檔案資料的審查、接收和整編工作。建立了橫向到邊縱向到底的管理責(zé)任體系，從制度層面要求明確各參建單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和工作職責(zé)；建立了有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保障了各項(xiàng)管理要求得到有效執(zhí)行，責(zé)任得到有效落實(shí)。

2.3 持續(xù)完善規(guī)章制度，著力規(guī)范管理

石油化工行業(yè)是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)，對(duì)于設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等有一套完備的標(biāo)準(zhǔn)體系，建立建全檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，統(tǒng)一規(guī)劃各階段各專業(yè)文件的編制和歸檔要求，保證了文件材料編制規(guī)范和收集完整，確保了文件材料的完整準(zhǔn)確、深度符合相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求等形成質(zhì)量。遵循項(xiàng)目檔案的生命周期規(guī)律，建立健全項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程檔案管理制度體系及歸檔流程，完善控制措施，保證了項(xiàng)目檔案的全過(guò)程受控和有據(jù)可查。

2.4 創(chuàng)新機(jī)制方法，提升工作實(shí)效

著力增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，全員覆蓋強(qiáng)化法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制度的宣貫和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，著力提升管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理水平。認(rèn)真做好“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”等重要活動(dòng)，對(duì)標(biāo)先進(jìn)、自查自改，快速提升檔案管理水平。注重制度宣貫、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、資料審查有機(jī)融合，形式多樣、內(nèi)容豐富。切實(shí)做好與職能部門業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，特別是參與現(xiàn)場(chǎng)檢查，檔案檢查與安全、質(zhì)量、進(jìn)度檢查同步，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。嚴(yán)格歸檔流程，強(qiáng)化過(guò)程控制，嚴(yán)把工程資料形成關(guān)和資料審查歸檔關(guān)，對(duì)不同類別的項(xiàng)目文件進(jìn)行逐級(jí)審查，保障檔案質(zhì)量。

2.5 強(qiáng)力推進(jìn)多措施并舉，保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量

將歸檔要求寫入項(xiàng)目建設(shè)的合同條款，明確各參建單位的歸檔責(zé)任，通過(guò)合同條款的約束促進(jìn)各類項(xiàng)目文件的形成、整理和歸檔責(zé)任的落實(shí)。并且在結(jié)算管理制度中要求，項(xiàng)目文件資料歸檔是辦理工程結(jié)算的重要條件之一。做到堅(jiān)持嚴(yán)考核硬兌現(xiàn)，將檔案工作考核納入“比學(xué)趕用超”勞動(dòng)競(jìng)賽進(jìn)行獎(jiǎng)懲。激發(fā)和調(diào)動(dòng)了各參建單位抓實(shí)抓好檔案工作的積極性。

2.6 科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，充分反應(yīng)項(xiàng)目檔案的成套性

摸清項(xiàng)目劃分情況，分項(xiàng)目、分階段、分專業(yè)的梳理項(xiàng)目文件的完整性；制定以全宗、檔案類別、項(xiàng)目、階段內(nèi)容為主要標(biāo)志的分類和檔案編制規(guī)則；運(yùn)用信息化系統(tǒng)簡(jiǎn)潔清晰的展示項(xiàng)目的整體框架，同時(shí)做好案卷題目的擬定和目錄的著錄等基礎(chǔ)工作，提升項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性。

2.7 重視編研與利用服務(wù)

檔案利用體系建設(shè)是檔案工作的目的和意義所在，也是衡量檔案工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，是促進(jìn)提高文件質(zhì)量和歸檔積極性的重要方面。圍繞工程建設(shè)項(xiàng)目管理和生產(chǎn)運(yùn)行的需要，探索檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)新，積極拓展檔案服務(wù)的領(lǐng)域，結(jié)合實(shí)際情況建立通用電子表格目錄和“檔案管理系統(tǒng)”雙檢索體系，相鋪相成、雙層覆蓋。并且對(duì)管理者關(guān)注度高的管理文件、前期論證立項(xiàng)文件、行政手續(xù)文件等組織進(jìn)行專題匯編，更進(jìn)一步提升查詢借閱利用的便捷性。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程累計(jì)提供借閱數(shù)萬(wàn)余件次；并為工程項(xiàng)目的專業(yè)驗(yàn)收提供重要的支撐憑證，發(fā)揮關(guān)鍵性作用。

3 取得的成效分析

通過(guò)采取一系列行之有效的控制措施，通過(guò)項(xiàng)目參與者的齊心同力，元壩氣田開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目檔案形成了一套真實(shí)全面反映工程建設(shè)項(xiàng)目從提出、可行性研究、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、監(jiān)理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、水土保持監(jiān)測(cè)、質(zhì)量監(jiān)督、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)考核到竣工投產(chǎn)全過(guò)程的優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目檔案資源體系。元壩氣田開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目檔案在國(guó)家檔案局組織的專業(yè)驗(yàn)收中獲得了高度評(píng)價(jià)，一致認(rèn)為該項(xiàng)目檔案達(dá)到了國(guó)內(nèi)同行的高水平，圓滿通過(guò)了國(guó)家檔案局組織的項(xiàng)目檔案專業(yè)驗(yàn)收。