淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

鞠培利

（臨沂市沂水縣馬站鎮(zhèn)人民政府財經(jīng)服務(wù)中心，山東 臨沂 276400）

檔案管理工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業(yè)單位各項工作的開展。

1 事業(yè)單位開展檔案管理工作的重要意義

積極引入運用種類多樣的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)形態(tài)，改良優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的基本實施流程，確保事業(yè)單位實際組織開展的檔案管理工作，能夠充分支持和滿足實際需求，是事業(yè)檔案管理工作在具體組織開展過程中順利獲取和實現(xiàn)最佳預(yù)期效果的重要前提條件。在新時期背景之下，我國基層事業(yè)單位想要在檔案管理工作開展過程中順利獲取到最佳效果，應(yīng)當(dāng)積極改善強化檔案管理工作基本思想意識，建構(gòu)完善檔案管理工作基本規(guī)章制度，培養(yǎng)輸出數(shù)量充足的檔案管理工作人員，更新優(yōu)化檔案管理工作開展過程中運用的各類基本設(shè)備設(shè)施，解決處置檔案管理工作開展過程中面對和遭遇的各類具體問題。

2 事業(yè)單位檔案管理中的問題

2.1 人事檔案管理意識淡薄

部分事業(yè)單位的檔案管理者，包含領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案工作的重視程度不足，認為這項工作只是簡單的抄寫或記錄信息，不需要較高技術(shù)方面的支持，難以直接創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟效益，只需保管好檔案即可。他們并未意識到做好檔案管理對員工產(chǎn)生的影響。加之歷史原因，《檔案法》長時間擱置，不重視檔案管理方面的學(xué)習(xí)，其在單位中發(fā)揮重要的作用比較模糊。在這樣的背景下，部分事業(yè)單位會忽視檔案管理工作，普遍出現(xiàn)應(yīng)付檔案管理的情況，導(dǎo)致檔案管理在挑選優(yōu)秀人才方面的作用并未充分顯現(xiàn)出來。

2.2 檔案管理機制不健全

就目前來看，部分管理人員還是以經(jīng)濟效益發(fā)展為主，所以在檔案管理工作上認識存在不足，而一般規(guī)模較大的在發(fā)展過程中就能借助于完善的檔案管理機制來進行檔案管理工作；但是，很多規(guī)模較小的在發(fā)展過程中，因為自身實力等多方面的限制，并不能真正做好這一項工作，從而直接引發(fā)無檔案管理制度、無檔案等情況的發(fā)生。

2.3 電子檔案自身的安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性，載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定.

3 提高事業(yè)單位檔案管理工作的措施

3.1 提高工作人員職業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時，應(yīng)該選用具有檔案管理有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，同時對人員的責(zé)任感、積極進取的工作態(tài)度等職業(yè)素養(yǎng)提出更為嚴格的要求，進而保證所聘用的檔案管理人員具備基礎(chǔ)的管理能力。第二，加強檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)工作。對于新入職人員，要對檔案工作的操作流程、基本情況及執(zhí)行過程中的注意事項等進行培訓(xùn)，以此保證新人員能夠快速掌握檔案管理工作的內(nèi)容；針對在職人員，事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)，進而提升檔案管理人員的專業(yè)技能，保證事業(yè)單位工作順利開展。

3.2 及時更新檔案管理設(shè)備

檔案管理設(shè)備包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，檔案管理的設(shè)備影響檔案管理工作的進度，好的設(shè)備可以提高工作進度，省時省力，節(jié)約工作成本。檔案管理的設(shè)備應(yīng)包括：檔案柜、檔案架、電腦、傳真機、復(fù)印機、打印機、掃描儀等，這些都是收集檔案、記錄檔案所必需的硬件設(shè)備。除此之外，進行檔案管理的辦公室應(yīng)還配有滅火器、除濕器、溫度測控儀、保險箱等一系列保證檔案材料和檔案管理人員安全的一系列軟設(shè)備。以上提到的這些軟件和硬件都是一個檔案管理室基本應(yīng)配備的，在信息化爆炸的今天，檔案管理需要注重與時代接軌，將原本的紙筆記錄更新?lián)Q代到自動化管理檔案，引入相關(guān)的管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化平臺減輕工作人員的負擔(dān)，在相同的時間內(nèi)能夠完成更大的工作量，有效地提高檔案管理的工作效率。

3.3 不斷完善人性化管理制度

目前已經(jīng)具備完善的歸檔制度、借閱制度及保密制度，當(dāng)前這些制度對于檔案管理工作的開展至關(guān)重要，鑒于當(dāng)前這些制度來講，是否具備人性化的理念，還待于對其進行考究。通過對傳統(tǒng)檔案管理制度研究發(fā)現(xiàn)，雖然在檔案管理方面起到一定的作用，但部分條例的設(shè)定相對較為生硬，并沒有體現(xiàn)出人性化管理理念，沒有達到尊重人的目的?；诖?，事業(yè)單位要改善原有制度，根據(jù)檔案管理的實際需要，在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，對其管理內(nèi)容作出適當(dāng)?shù)男抻喓屯晟?，注重將人性化管理?nèi)容滲透到各項規(guī)章制度當(dāng)中，不斷完善人性化的檔案管理制度，突出人性化管理的要點，尤其要對借閱、查閱等環(huán)節(jié)加以完善，使得事業(yè)單位員工身心愉悅，從而獲取到更多新觀點、新思路，為檔案管理工作的提供重要的保障基礎(chǔ)。在當(dāng)前工作的基礎(chǔ)上，還需要完善學(xué)習(xí)制度、獎懲制度等，為事業(yè)單位員工提供自我能力提升的機會，進而促進事業(yè)檔案管理工作的順利開展。

3.4 強化資金支持，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

我們要使用先進的檔案管理技術(shù)以及設(shè)備，使檔案管理人員有足夠的時間和機會學(xué)習(xí)，保證檔案局檔案管理工作全面推進。要積極使用現(xiàn)代化的計算機信息設(shè)備，使檔案管理更加自動化、智能化。充分發(fā)揮多種管理手段的優(yōu)勢作用，結(jié)合檔案的復(fù)雜程度科學(xué)建檔，由專門的工作人員備份檔案，使檔案鑒定更加便利。做好檔案的保密工作，科學(xué)的開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，將檔案管理放在重要位置上，使檔案信息更加真實、可靠。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理工作是系統(tǒng)且復(fù)雜的一項工作，有一定的專業(yè)性且內(nèi)容比較豐富，而從當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)狀而言，仍有許多不足之處存在，給事業(yè)單位的正常發(fā)展造成一定影響，那么事業(yè)單位首先需要結(jié)合本單位的特點，給予檔案管理工作高度關(guān)注，使該工作向信息化發(fā)展，并不斷使檔案管理制度更加完善，對人員加強培訓(xùn)，從而合理保管以及使用檔案資料，進一步優(yōu)化檔案管理工作，使其能夠標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，推動各項工作順利開展，并促進事業(yè)單位良好發(fā)展。