ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用研究

甘 泉

（河北省第三測(cè)繪院，河北 石家莊 050000）

1 課題概述

《ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用研究》課題組成員于2019年4月開(kāi)始研究工作，并得到了河北省資源和社會(huì)保障廳的支持，列入人力資源社會(huì)保障研究課題項(xiàng)目（編號(hào)JRS-2019-3092）。該課題已在河北省第三測(cè)繪院的大力支持下順利完成。研究時(shí)間為：2019年4月到2020年4月。本項(xiàng)目利用文獻(xiàn)分析法、案例分析法和對(duì)比研究法，主要研究了ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用可行性 問(wèn)題。

2 研究目的和意義

現(xiàn)有的研究?jī)H對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策做了籠統(tǒng)的、寬泛的概述，研究涉及基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案管理非常少見(jiàn)，因此開(kāi)展此課題研究對(duì)于推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展具有重要意義和價(jià)值，一方面能夠豐富事業(yè)單位人力資源管理理論，另一方面以期通過(guò)ERP完善事業(yè)單位人事檔案管理，提高人事檔案的開(kāi)發(fā)利用率，建立和完善人才評(píng)估和激勵(lì)機(jī)制，從而幫助單位進(jìn)行有效的人力資源規(guī)劃，使人才資源得到合理配置，促進(jìn)單位發(fā)展。

3 本課題國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

ERP系統(tǒng)在歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家的應(yīng)用己經(jīng)十分成熟，許多外國(guó)企業(yè)在ERP的應(yīng)用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，ERP能否在企業(yè)成功應(yīng)用的關(guān)鍵在于人力資源管理而非技術(shù)系統(tǒng)本身。許多學(xué)者也意識(shí)到對(duì)基于ERP環(huán)境下人力資源管理模式進(jìn)行研究的必要性并對(duì)此進(jìn)行了有益探索，其中以ScottA.Snell和JamesW.Dean，Jr.最具代表性。他們根據(jù)西方工業(yè)化國(guó)家ERP的實(shí)施，調(diào)查和研究了基于ERP環(huán)境下的人力資源管理問(wèn)題，得出了適合這些發(fā)達(dá)國(guó)家實(shí)行的人力資源管理模式。

4 研究?jī)?nèi)容和方法

1）本課題主要研究了以下幾方面的問(wèn)題：（1）分析國(guó)內(nèi)外基于ERP環(huán)境下的人力資源管理的研究進(jìn)展，理清事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀；（2）探討ERP系統(tǒng)的本質(zhì)、特征和功能；嘗試梳理理論框架；（3）研究ERP系統(tǒng)應(yīng)用于測(cè)繪地理信息事業(yè)單位人事檔案管理的策略、方法和意義；以期給予實(shí)踐指導(dǎo)；（4）論述基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案信息管理建設(shè)；為事業(yè)單位進(jìn)行有效的人力資源規(guī)劃貢獻(xiàn)力量。

2）具體研究方法。（1）文獻(xiàn)分析法：通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、圖書(shū)館、電子期刊等途徑，獲得文獻(xiàn)資料。從現(xiàn)有資料分析入手，廣泛開(kāi)展文獻(xiàn)調(diào)研，通過(guò)查閱現(xiàn)有的會(huì)議論文、期刊等資料，加深對(duì)人事檔案管理的理解和把握，理清國(guó)內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀。對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理模式進(jìn)行闡釋，通過(guò)闡述人事檔案相關(guān)制度、概念與特征，分析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的普遍問(wèn)題、重點(diǎn)問(wèn)題。（2）案例分析法：選取河北省范圍內(nèi)人事檔案管理已實(shí)施ERP的企業(yè)，對(duì)其人事檔案管理模式進(jìn)行進(jìn)行調(diào)查采訪并歸類評(píng)價(jià)，并在同類企業(yè)范圍內(nèi)開(kāi)展抽樣調(diào)查，力求得到第一手實(shí)證資料進(jìn)行分析研究，借鑒其成熟做法。（3）對(duì)比研究法：通過(guò)對(duì)ERP在企業(yè)人事檔案管理應(yīng)用中的調(diào)查研究，進(jìn)行共性和差異對(duì)比。研究ERP系統(tǒng)應(yīng)用于事業(yè)單位人事檔案的策略、方法和意義。分析ERP在測(cè)繪地理信息事業(yè)人事檔案管理中的適用性，在人事檔案管理制度化、統(tǒng)一化、規(guī)范化的前提下提取人事檔案基礎(chǔ)信息，從技術(shù)路線研發(fā)、信息資源利用、數(shù)據(jù)安全保密等方面，提出基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案信息管理的可操作性構(gòu)建方案。

5 主要結(jié)論

1）開(kāi)展ERP應(yīng)用的重要性及必要性。（1）由于ERP系統(tǒng)下存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)存在各種鏈接與關(guān)聯(lián)，因此將ERP應(yīng)用于測(cè)繪地理信息人事檔案管理，可以通過(guò)系統(tǒng)工作流平臺(tái)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)所需人員信息進(jìn)行搜索查閱、統(tǒng)計(jì)分析、篩選比對(duì)，甚至可以進(jìn)行人事業(yè)務(wù)在線辦理，辦理結(jié)果直接記錄在電子人事檔案中，有助于提高人事檔案信息的管理效益，使管理更加精細(xì)化、準(zhǔn)確化和高效化，同時(shí)人事檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的挖掘和分析，可以為單位內(nèi)部各崗位準(zhǔn)確提供合適員工和儲(chǔ)備必要人才，對(duì)人力資源管理系統(tǒng)的規(guī)劃、控制和管理過(guò)程提供重要支持。（2）人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，完善事業(yè)單位人事檔案管理，必須在遵循人事檔案各項(xiàng)制度的前提下。由于人事檔案十大類別（1履歷、2自傳、3鑒定考核考察材料、4學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、5政審材料、6加入黨團(tuán)材料、7獎(jiǎng)勵(lì)、8處分、9工資任免退離休等材料10.其他可供參考的材料）包含信息量眾多，因此基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理具有系統(tǒng)而復(fù)雜的數(shù)據(jù)量和信息量，既要涵蓋規(guī)范性制度、又要注重技術(shù)性操作。要根據(jù)測(cè)繪地理信息事業(yè)單位人事檔案的特征，以技術(shù)路線開(kāi)發(fā)、信息資源利用、數(shù)據(jù)安全保密等方面為主要切入點(diǎn)，研究基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理，以期提高人事檔案信息的管理效益，使管理更加精細(xì)化、準(zhǔn)確化和高效化，為單位進(jìn)行有效的人力資源規(guī)劃提供基本保障。（3）傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在著滯后、繁雜、刻板的現(xiàn)象。只是按照人事檔案管理的十個(gè)類別，對(duì)記載職工個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、職稱、獎(jiǎng)勵(lì)處罰以及工資情況等方面的紙質(zhì)材料進(jìn)行收集整理歸檔，作為以備考察的文件材料。但是以紙張作為媒介來(lái)保存的人事檔案，無(wú)法對(duì)所需的人員信息進(jìn)行搜索查閱或者篩選比對(duì)，難以及時(shí)準(zhǔn)確的表現(xiàn)人事信息，成為制約測(cè)繪地理信息事業(yè)單位人力資源規(guī)劃的短板。測(cè)繪地理信息行業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的基礎(chǔ)性、先行性的社會(huì)公益性行業(yè)，屬于知識(shí)技術(shù)密集型行業(yè)，行業(yè)的快速發(fā)展迫切需要具有豐富生產(chǎn)組織管理經(jīng)驗(yàn)的管理人員、具有科研開(kāi)發(fā)能力的專業(yè)技術(shù)人才以及掌握現(xiàn)代測(cè)繪技術(shù)的技能操作人才，同時(shí)培養(yǎng)復(fù)合型人才。通過(guò)EPR能夠系統(tǒng)的分析研究測(cè)繪地理信息人事檔案，了解測(cè)繪地理信息事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)，從制度層面、技術(shù)層面、實(shí)踐執(zhí)行層面等因素梳理分析人事檔案管理制約測(cè)繪地理信息事業(yè)單位人力資源規(guī)劃的原因，從而幫助單位以系統(tǒng)化的人事檔案管理，為單位決策層進(jìn)行高效的人力資源規(guī)劃管理提供規(guī)范手段。

2）創(chuàng)新點(diǎn)。（1）國(guó)內(nèi)目前關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)有研究，無(wú)論從理論層面還是具體操作層面，涉及基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案管理研究非常少見(jiàn)。開(kāi)展ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用研究，能夠推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展，從而幫助事業(yè)單位提高人事檔案的開(kāi)發(fā)利用率，建立和完善人才評(píng)估和激勵(lì)機(jī)制，有效推動(dòng)事業(yè)單位人力資源的規(guī)劃與發(fā)展。（2）目前ERP系統(tǒng)在我國(guó)眾多企業(yè)中廣泛實(shí)施，但在事業(yè)單位中ERP大多應(yīng)用于會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理。通過(guò)開(kāi)展ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用研究，為事業(yè)單位基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理提供理論參考和技術(shù)支持。為不同事業(yè)單位根據(jù)自身特點(diǎn)和需求建立的基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理模式提供參考，從而推動(dòng)ERP產(chǎn)品更加趨向成熟。

3）應(yīng)用。（1）根據(jù)人事檔案十大類別的特殊性，準(zhǔn)確獲得管理人員、工勤人員、專業(yè)技術(shù)人員（包括測(cè)繪地理信息專業(yè)技術(shù)人員及其他經(jīng)濟(jì)、會(huì)計(jì)類專業(yè)技術(shù)人員）的各類基礎(chǔ)信息。（2）搭建基于ERP環(huán)境下的測(cè)繪地理信息事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)據(jù)平臺(tái)，將人事檔案十大類別的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案歷史數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)、不同數(shù)據(jù)源的統(tǒng)一存放、龐雜數(shù)據(jù)的有效管理。保證人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性、保密性，提高人事檔案的調(diào)用效率。（3）為其他事業(yè)單位根據(jù)自身特點(diǎn)和需求建立的基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理模式提供參考，從而進(jìn)一步構(gòu)建基于ERP環(huán)境下的人力資源規(guī)劃數(shù)據(jù)框架。