提升檔案管理，開創(chuàng)檔案工作新局面

劉安元

（中國(guó)石油大港油田勘探開發(fā)研究院，天津 300280）

油田企業(yè)主要的工作任務(wù)就是開采、加工及運(yùn)輸石油，基于市場(chǎng)對(duì)石油的需求量不斷增加，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也有所擴(kuò)大。在新時(shí)期的發(fā)展過程中，油田企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員必須要整合工作數(shù)據(jù)信息，包括油田的開采情況，內(nèi)部員工的工作能力，企業(yè)現(xiàn)有資產(chǎn)等內(nèi)容。全面開展檔案管理工作，確保項(xiàng)目決策的科學(xué)性。

1 檔案管理工作在現(xiàn)階段存在的難點(diǎn)問題

1）檔案分類及使用的問題。從油田企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)看，由于項(xiàng)目發(fā)展類型不斷增多，相應(yīng)需要存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容也在不斷增加。如何對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和分類就成為檔案管理人員需要解決的重點(diǎn)問題之一。這在一定程度上增加了管理人員的工作壓力，而且會(huì)受到人為因素的影響導(dǎo)致檔案歸檔數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤，給后續(xù)查找檔案的工作帶來(lái)了一定的難度。同時(shí)，多個(gè)部門無(wú)法同時(shí)使用同一個(gè)檔案，這就會(huì)影響工作的效率。

2）檔案信息安全的問題。傳統(tǒng)油田企業(yè)在檔案管理工作中主要是采取紙質(zhì)檔案的形式，在長(zhǎng)期存放過程中，就容易出現(xiàn)紙張潮濕、破損等問題導(dǎo)致記錄的數(shù)據(jù)信息模糊不清。而且，在員工使用過程中是否篡改了檔案數(shù)據(jù)也無(wú)法及時(shí)掌握，就容易給企業(yè)發(fā)展造成嚴(yán)重的安全隱患。再加上大量檔案的堆積，如何及時(shí)處理無(wú)效檔案的問題也是新時(shí)期油田企業(yè)需要關(guān)注的重點(diǎn)問題，這就需要從創(chuàng)新檔案管理工作內(nèi)容及形式的角度出發(fā)，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

3）員工工作意識(shí)及能力問題。大部分油田企業(yè)的檔案管理人員都認(rèn)為檔案管理工作不需要太強(qiáng)的專業(yè)性，主要就是檔案的收集、整理、歸檔，缺乏對(duì)檔案管理工作真正的理解與重視。因而在開展檔案管理工作時(shí)，存在工作態(tài)度不積極的問題。

2 油田企業(yè)提高檔案管理的必要性

1）可以減輕員工的工作壓力。提高檔案管理，其內(nèi)涵就是以科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理，以科學(xué)方法推進(jìn)檔案管理，以科學(xué)制度保障檔案管理。最終推動(dòng)檔案管理朝著規(guī)范化、制度化、信息化的方向發(fā)展，最大限度地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。其注重于應(yīng)用先進(jìn)的管理方法優(yōu)化檔案管理工作的結(jié)構(gòu)體系，通過這種形式，可以有效減輕檔案管理人員的工作壓力，提高檔案管理工作的效率和水平。

2）符合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需求。如果企業(yè)充分利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)體系，就可以達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的目的，充分提高油田企業(yè)在市場(chǎng)當(dāng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力。從某種角度而言，提升檔案管理，能夠有效滿足科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。

3）可以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。油田企業(yè)如果能夠根據(jù)自身工作實(shí)際情況，將檔案管理工作與內(nèi)部控制工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，科學(xué)規(guī)范工作的流程，設(shè)置管理機(jī)制，就能夠讓檔案數(shù)據(jù)為企業(yè)的項(xiàng)目決策提供基礎(chǔ)支持與保障，從而推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的穩(wěn)步發(fā)展。讓石油開采、加工、運(yùn)輸?shù)裙ぷ鲀?nèi)容更加安全、便捷和高效，滿足市場(chǎng)的實(shí)際需求。

3 有效創(chuàng)新檔案管理工作內(nèi)容及形式的方法

1）觀念轉(zhuǎn)變及能力提升。人才是影響企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的關(guān)鍵所在，因此，在油田企業(yè)研究創(chuàng)新檔案管理工作內(nèi)容及形式的方法時(shí)。應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)對(duì)檔案管理工作人員展開思想教育工作，轉(zhuǎn)變員工傳統(tǒng)的思想觀念，讓員工意識(shí)到新時(shí)期檔案管理工作的變化，以及這項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要影響。然后，可以通過企業(yè)文化的宣傳教育，引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的檔案管理工作行為。同時(shí)，在提升檔案管理的過程中，油田企業(yè)還需要對(duì)員工進(jìn)行工作能力的考核，結(jié)合考核結(jié)果分析出員工存在的共性問題。并根據(jù)時(shí)代發(fā)展過程中檔案管理工作的優(yōu)化情況，定期開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作。

2）信息化管理結(jié)構(gòu)體系?；趥鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理方面存在的不足之處，目前，各個(gè)油田企業(yè)都開始意識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并已經(jīng)建立了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案的形式，推動(dòng)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。在這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合新時(shí)期的油田企業(yè)工作情況不斷優(yōu)化平臺(tái)的結(jié)構(gòu)體系，將電子檔案進(jìn)行科學(xué)的分類。利用信息技術(shù)解決檔案查找效率比較低的問題，并可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，給各個(gè)部門使用檔案開展工作提供一定的便利。同時(shí)，這種方式更能夠保障檔案的安全性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)的技術(shù)人員定期更新系統(tǒng)軟件設(shè)備，設(shè)置安全防御系統(tǒng)。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等內(nèi)容與檔案管理工作流程有機(jī)結(jié)合起來(lái)，在提升檔案信息共享及傳遞效率的基礎(chǔ)上，利用有效的技術(shù)手段保障網(wǎng)絡(luò)檔案的信息安全。

3）優(yōu)化內(nèi)部檔案管理制度。想要推動(dòng)檔案管理工作的有序運(yùn)行，油田企業(yè)還需要結(jié)合國(guó)家對(duì)企業(yè)運(yùn)行出臺(tái)的管理機(jī)制，對(duì)內(nèi)部管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善。將重點(diǎn)放在對(duì)電子檔案的管理工作上，并關(guān)注于各個(gè)部門員工的日常工作狀態(tài)。比較常見的管理方式就是建立責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，按照工作部門分配具體的工作任務(wù)，對(duì)檔案的取用及存檔情況都要按時(shí)記錄詳細(xì)的信息，包括存取檔案的人員信息，存取的具體時(shí)間信息等內(nèi)容。一旦管理人員發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者內(nèi)容失真的問題，就可以結(jié)合這些數(shù)據(jù)信息來(lái)追究相關(guān)工作人員的責(zé)任。為了能夠規(guī)范員工的工作行為，油田企業(yè)還可以建立獎(jiǎng)懲結(jié)合的管理制度，定期結(jié)合員工的工作情況評(píng)選出優(yōu)秀員工，并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)營(yíng)造內(nèi)部良好的工作氛圍。

4）提高檔案的利用價(jià)值。對(duì)于很多檔案資料來(lái)說，能夠使其發(fā)揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。這就要求檔案管理人員能夠充分分析出油田行業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展情況，了解企業(yè)自身運(yùn)行過程中存在的不足之處。對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)的整合，將有關(guān)聯(lián)的檔案信息都融合在一起，以便于在企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目決策時(shí)，可以作為參考信息，保障決策工作的科學(xué)性和合理性。同時(shí)，從新時(shí)期的發(fā)展情況來(lái)看，油田企業(yè)應(yīng)當(dāng)將工作重點(diǎn)放在如何合理節(jié)約石油資源，以及如何保護(hù)環(huán)境的問題上。這就需要充分利用檔案提高項(xiàng)目運(yùn)行的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要推動(dòng)檔案管理在服務(wù)上由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，意識(shí)到檔案管理工作的服務(wù)屬性，不斷結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念、改進(jìn)服務(wù)方式。

4 結(jié)論

檔案管理的發(fā)展過程中，主要應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想意識(shí)及工作能力的宣傳教育，積極改變員工傳統(tǒng)的工作觀念，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和社會(huì)現(xiàn)階段的發(fā)展情況，分析出檔案管理工作的目的。然后有針對(duì)性地制定管理工作方案，充分利用信息技術(shù)手段構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案。并結(jié)合國(guó)家管理規(guī)定，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理制度進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，規(guī)范員工存儲(chǔ)及取用檔案的行為。最后，積極從社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益的角度，全面發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值，推動(dòng)油田企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。