淺談如何做好新時期學(xué)校檔案管理工作

羅雪蘭

（東莞市塘廈鎮(zhèn)林村小學(xué)，廣東 東莞 523711）

檔案是學(xué)校在招生、科研、管理活動中，產(chǎn)生的一系列資料與圖表，以此對學(xué)生、學(xué)校、社會進(jìn)行記錄，屬于學(xué)校教學(xué)、黨政、科研的重要組成，有助于提升學(xué)校工作效率。檔案工作不僅能夠創(chuàng)新知識，還可以擴(kuò)大知識利用范圍，以此發(fā)揮出知識更新作用。檔案工作對于學(xué)校發(fā)展的影響非常大，因此對檔案管理提出新的要求。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)全面提升科學(xué)管理水平，加強(qiáng)服務(wù)中心工作能力，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)中心，實(shí)行用戶中心機(jī)制，以此提升檔案工作的現(xiàn)代化與規(guī)范化水平，為社會和單位提供檔案信息資源。

1 檔案管理的重要性與現(xiàn)狀

小學(xué)檔案管理工作，詳細(xì)記錄教學(xué)、黨政管理工作全過程，便于記錄小學(xué)建設(shè)與發(fā)展軌跡，有助于提升學(xué)校管理效率與質(zhì)量。在學(xué)校各項(xiàng)工作中，檔案工作具備服務(wù)性質(zhì)，能夠?yàn)閷W(xué)校建設(shè)發(fā)展提供依據(jù)，同時起到?jīng)Q策性作用。例如，檔案能夠?yàn)閷W(xué)生提供學(xué)歷證明、學(xué)習(xí)證明、成果證明等，對學(xué)生的發(fā)展影響非常大。所以檔案工作，對小學(xué)發(fā)展的意義重大。

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)與技術(shù)支持下，相應(yīng)加強(qiáng)了學(xué)校檔案管理質(zhì)量，同時在國家檔案管理中占據(jù)重要地位。檔案部門獲得顯著成效，并且提升了計算機(jī)輔助立卷、保護(hù)技術(shù)、傳輸技術(shù)的現(xiàn)代化水平，對學(xué)校檔案管理工作的影響較大?，F(xiàn)階段，多數(shù)學(xué)校檔案工作，因受到傳統(tǒng)理念影響，水平能力較低，相應(yīng)影響檔案利用效率。檔案信息開發(fā)與應(yīng)用，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)薄弱。導(dǎo)致該種現(xiàn)狀的原因較多，按照相關(guān)調(diào)查可知，多數(shù)原因是因缺乏完善的檔案管理機(jī)制，且專業(yè)檔案管理人才 缺失。

2 提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量的有效措施

1）注重領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案意識。合理應(yīng)用檔案的價值與作用，特別是學(xué)校評估、調(diào)資升遷、工作考核、招生中的應(yīng)用，并且積極宣傳檔案意義、法規(guī)與內(nèi)容，確保教職工均認(rèn)識到檔案的重要性，能夠積極關(guān)心和參與到檔案管理中，逐漸形成檔案保護(hù)與管理的自覺性與積極性。教育主管部門、學(xué)校，應(yīng)當(dāng)將檔案室建設(shè)，納入小學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)劃中，不斷提升投入力度。小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案管理工作納入議事日程中，校長應(yīng)當(dāng)作為檔案管理的責(zé)任人，并且派遣專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，全面落實(shí)學(xué)校檔案工作。

2）建立正確的檔案觀念。多數(shù)小學(xué)都比較關(guān)注文字資料，不注重實(shí)物資料，致使檔案管理理念不正確。因此必須組織檔案管理人員參與教育培訓(xùn)，使其形成正確檔案觀念。此外，為了確保檔案管理人員具備正確服務(wù)理念，檔案管理并非一味關(guān)注管理工作，而是要為學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以此實(shí)現(xiàn)學(xué)校生存與發(fā)展。

3）疏通收集通道，維護(hù)檔案材料的完整性。第一，明確檔案材料收集目標(biāo)，加強(qiáng)收集理念，以此確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性與完整性；第二，采用多種方式收集資料，為了保障學(xué)校檔案的完整性，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變被動式接收方式，深入到各個部門進(jìn)行調(diào)研，全面做好溝通交流工作，同時確保材料收集渠道的疏通性。

4）優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，提升信息化水平。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用現(xiàn)代科技文明成果，對檔案數(shù)字化管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以此提升檔案管理信息化水平，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的長久穩(wěn)定發(fā)展，同時可以提升服務(wù)效率與質(zhì)量。首先，注重應(yīng)用軟件規(guī)范。組織高水平人員，分析和研究各類軟件，選擇便于使用的檔案管理軟件，確保軟件的功能性與實(shí)用性，為建立學(xué)校檔案管理系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。其次，注重檔案檢索工具的完善，制定各類檢索工具，將計算機(jī)著錄方式應(yīng)用到館藏檔案中，通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，有助于提升檢索效率與質(zhì)量。第三，豐富檔案服務(wù)利用方式，不僅包含傳統(tǒng)檔案閱覽、檔案展覽、檔案復(fù)制等，也可以利用手機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、有線電視網(wǎng)絡(luò)，傳輸檔案內(nèi)容，深度開挖檔案信息，為教職工與學(xué)生提供檔案信息。

5）注重隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)。在現(xiàn)代科技支持下，逐漸出現(xiàn)了數(shù)字化檔案模式，檔案材料不再局限于單一紙質(zhì)版材料、實(shí)物檔案等，專職與兼職檔案員，必須全面掌握傳統(tǒng)檔案管理知識與能力，學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)知識與技能，使其具備計算機(jī)操作能力，輔助設(shè)備應(yīng)用能力。小學(xué)必須全面遵循標(biāo)準(zhǔn)化要求，選擇責(zé)任心強(qiáng)、思想素質(zhì)良好、工作能力強(qiáng)的人員，參與到檔案管理工作中。同時，提升小學(xué)檔案管理人員的固定化、規(guī)范化與專業(yè)化水平，避免學(xué)校檔案管理人員安排的隨意性，為檔案管理工作提供人才保證。此外，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持續(xù)提升檔案人員專業(yè)素養(yǎng)、實(shí)踐能力。大部分人員在擇業(yè)時，均認(rèn)為檔案管理員的技術(shù)含量低，不能實(shí)現(xiàn)自我價值，因此檔案管理學(xué)專業(yè)學(xué)生較少。多數(shù)學(xué)校管理人員也沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，通常調(diào)派其他部門人員兼任，致使學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)性不足。為了全面提升小學(xué)檔案管理水平，學(xué)校應(yīng)當(dāng)組織管理人員參與教育與培訓(xùn)，培育專業(yè)的檔案管理人員，注重加強(qiáng)檔案管理員的服務(wù)意識與保密意識?？茖W(xué)合格的檔案管理人員，既要做好檔案存儲與管理工作，還應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檔案規(guī)劃工作，合理分配檔案工作。因此，學(xué)校必須注重培訓(xùn)檔案管理人員，以此提升檔案管理水平，兼顧人才保障。

6）優(yōu)化完善管理制度，注重規(guī)范化建設(shè)。建立和完善崗位責(zé)任制度，將檔案工作納入年度考核內(nèi)容中，細(xì)致劃分目標(biāo)管理任務(wù)，使其落實(shí)到具體個人。建立和完善檔案立卷歸檔工作，做好檔案存儲、利用、保密與統(tǒng)計鑒定，同時實(shí)行檔案移交制度、獎懲制度等，確保制度機(jī)制的及時公布，嚴(yán)格遵循制度與章法實(shí)施操作，以此提升小學(xué)檔案管理的規(guī)范化與制度化。注重檔案借閱手續(xù)的嚴(yán)格化，及時催還借閱檔案。對于檔案存儲設(shè)施，必須確保安全性與牢固性，同時做好防蛀、防潮、防盜等處理。現(xiàn)階段，多數(shù)學(xué)校管理人員，沒有認(rèn)識到學(xué)校檔案管理的重要性，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理效果不佳，缺乏完善的管理機(jī)制，影響檔案管理工作的整體性，還會降低管理效率，應(yīng)用影響較大。為了全面提升學(xué)校檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)對學(xué)校檔案管理制度進(jìn)行完善，比如，優(yōu)化完善檔案借閱制度，優(yōu)化借閱流程，全面維護(hù)檔案保密性，以此保障檔案資料的安全性。

7）建設(shè)學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)代檔案管理理念，能夠體現(xiàn)出信息化檔案管理理念。在檔案管理工作中，注重建設(shè)和完善檔案管理模式與方法，以此滿足時代發(fā)展需求。通過長期管理實(shí)踐可知，傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式存在較多缺陷與不足，需要做好技術(shù)改進(jìn)與優(yōu)化，注重現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)。由于小學(xué)檔案管理工作具備繁瑣性與復(fù)雜性特點(diǎn)，信息化建設(shè)，有助于處理上述問題，確保檔案管理工作的實(shí)效性。需要注意的是，小學(xué)建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，不僅能夠促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，同時能夠整改學(xué)校檔案管理模式與方法，以此促進(jìn)小學(xué)的發(fā)展與進(jìn)步。

3 結(jié)束語

綜上所述，小學(xué)檔案管理工作，對小學(xué)教育教學(xué)的影響非常大。檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，需要長時間努力與實(shí)踐。檔案管理人員必須加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理意識，優(yōu)化完善檔案管理制度，以此提升道德素質(zhì)與專業(yè)能力。同時注重檔案管理人員的繼續(xù)教育，注重學(xué)習(xí)和提升計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在檔案管理工作中，能夠制定標(biāo)準(zhǔn)化管理模式與步驟，同時合理應(yīng)用新技術(shù)和新方法，以此提升學(xué)校檔案管理工作水平。