精細(xì)化管理醫(yī)院人事檔案管理的改革方法及質(zhì)量探究

云 飛

（濱州市中心醫(yī)院，山東 濱州 251700）

人事檔案是指在醫(yī)院按照自身發(fā)展需求培養(yǎng)、選拔、任用職工的過(guò)程中，記載職工政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及個(gè)人經(jīng)歷等信息內(nèi)容的文件資料，具體包括員工的姓名、性別、籍貫、出生日期、婚育情況，政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)、職業(yè)資格、工作經(jīng)歷、部門崗位、薪酬等級(jí)、職務(wù)變動(dòng)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等信息[1]。近年來(lái)，醫(yī)療行業(yè)迅速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作量增大，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提升，采用傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法勝任相關(guān)工作要求，急需展開(kāi)改革，引進(jìn)精細(xì)化管理模式，切實(shí)提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1）檔案管理工作不受重視。人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，能夠?yàn)獒t(yī)院人力資源管理提供可靠的信息支持，但在當(dāng)前，醫(yī)院并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，認(rèn)為這不屬于中心工作范疇，在這方面無(wú)需投入過(guò)多的人力、資金及物資，這導(dǎo)致人事檔案管理模式革新受阻。在領(lǐng)導(dǎo)層不重視的情況下，人事檔案管理制度不完善，缺乏詳細(xì)、合理的發(fā)展規(guī)劃，人事檔案管理工作流于形式化，相關(guān)資源被浪費(fèi)。

2）檔案管理手段落后。醫(yī)院人事檔案管理工作內(nèi)容繁復(fù)，信息量大，稍有疏忽就可能出現(xiàn)失誤，影響到工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，大部分資料為紙質(zhì)文件，無(wú)法長(zhǎng)期儲(chǔ)存，易霉變，被蟲(chóng)鼠啃噬，導(dǎo)致信息丟失，而且，大量紙質(zhì)文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，人事檔案資料無(wú)法得到有效利用。當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案步入信息化管理階段，但是由于財(cái)政投入有限，信息化管理設(shè)施不齊全，部分設(shè)備過(guò)于陳舊，硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)相較落后，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在諸多安全隱患，影響到檔案整理、分類、儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)價(jià)值[2]。

3）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低。隨著醫(yī)院人事檔案資料的不斷累積，其工作量會(huì)越來(lái)越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低，所以，信息化建設(shè)是醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的必然方向。當(dāng)前，醫(yī)院并未設(shè)置專門的人事檔案管理崗位，配置專業(yè)的檔案管理人員，人事檔案管理工作多由辦公室工作人員兼職，乃至退休員工負(fù)責(zé)，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，更無(wú)法跟上人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案的精細(xì)化管理。

2 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理改革方法及質(zhì)量提升策略分析

1）充分重視檔案管理，完善檔案管理制度。新形勢(shì)下，醫(yī)院應(yīng)該充分重視人事檔案管理工作，跟隨醫(yī)院發(fā)展實(shí)情，制定科學(xué)合理的人事檔案管理發(fā)展規(guī)劃，明確人事檔案的目的、要求及標(biāo)準(zhǔn)，增加資金投入，按照規(guī)范建設(shè)人事檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標(biāo)準(zhǔn)，將人事管理活動(dòng)中所積累的資料，及時(shí)歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設(shè)置編碼，統(tǒng)一管理。同時(shí)，基于醫(yī)院人事檔案管理需求，制定精細(xì)化管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件指示，制定醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理制度，明晰檔案工作的具體流程及執(zhí)行方案，提升工作水平[3]。

2）引進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建人事檔案管理信息平臺(tái)。醫(yī)院在人事檔案精細(xì)化管理變革中，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創(chuàng)新人事檔案管理模式。在人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)該引入適合自身檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式，再根據(jù)財(cái)政預(yù)算，采購(gòu)相關(guān)信息設(shè)備，比如說(shuō)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)、專用微機(jī)等，創(chuàng)造合適的電子檔案儲(chǔ)存環(huán)境，構(gòu)建人事檔案管理信息平臺(tái)，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務(wù)水平。同時(shí)，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開(kāi)分層管理，同時(shí)，設(shè)定賬戶權(quán)限等級(jí)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員可瀏覽后臺(tái)數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級(jí)系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改[4]。

3）完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院應(yīng)該完善人事檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動(dòng)檔案工作的落實(shí)。而且，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，對(duì)于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求，為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，醫(yī)院應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會(huì)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)庫(kù)與技能庫(kù)，確保其能夠掌握當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，保障電子檔案的儲(chǔ)存、利用安全性。

4）充分利用信息技術(shù)，提升醫(yī)院人事檔案管理水平。隨著醫(yī)院運(yùn)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院職工數(shù)量不當(dāng)增加，人員流動(dòng)性較高，醫(yī)院必須持續(xù)更新人事檔案，借助于信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)時(shí)記錄醫(yī)院現(xiàn)有職工的數(shù)量及具體信息，并且可以在信息平臺(tái)上，設(shè)計(jì)一個(gè)績(jī)效考核管理模塊，記錄每個(gè)職工月度、季度、年度績(jī)效評(píng)估結(jié)果，利用績(jī)效信息計(jì)算職工薪酬與獎(jiǎng)金，合理利用人事檔案，推動(dòng)人力資源管理。此外，醫(yī)院可以根據(jù)長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，科學(xué)分析人事檔案資料，分析醫(yī)院整體人才儲(chǔ)備狀況及人事流動(dòng)情況，預(yù)測(cè)接下來(lái)一段時(shí)間醫(yī)院人力資源的需求，從而制定下一年度或下一季度的人才招聘計(jì)劃，確保醫(yī)院發(fā)展策略有足夠的人才作為支撐點(diǎn)，確保人力資源狀況能夠滿足醫(yī)院的改革與發(fā)展需求[5]。借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效利用人事檔案資料，分析醫(yī)院人力資源現(xiàn)狀及發(fā)展情況，提升對(duì)于人事檔案信息的利用率。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系的變化，國(guó)家政策發(fā)生了轉(zhuǎn)變，推動(dòng)了人事制度的創(chuàng)新，這對(duì)于人事檔案管理產(chǎn)生了一定的影響，在新形勢(shì)下，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)人事檔案管理工作面臨著的新環(huán)境與新要求，展開(kāi)人事檔案管理改革，引進(jìn)現(xiàn)代化管理理念與手段，提升人事檔案管理及服務(wù)水平，最大限度挖掘人力資源價(jià)值，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展建設(shè)。精細(xì)化管理理念的引進(jìn)，有利于醫(yī)院人事檔案管理水平的提升，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，以及人事檔案管理需求，制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，優(yōu)化人事檔案管理相關(guān)資源的調(diào)配，實(shí)現(xiàn)全面、科學(xué)、精細(xì)的管理，建立健全人事檔案管理制度，規(guī)范工作流程及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提升人事檔案管理工作效率及質(zhì)量。