疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策

鐘宇權(quán)

（新疆維吾爾自治區(qū)博州精河縣疾病預(yù)防控制中心，新疆 博爾塔拉蒙古自治州 833300）

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是屬于公益性的事業(yè)單位，這其中主要以技術(shù)人員作為基礎(chǔ)，那么對(duì)于技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案管理也就是在對(duì)日常的疾病預(yù)防工作當(dāng)中形成的一種信息資源，能夠真實(shí)的反映出他們的工作能力與技術(shù)水平。而檔案的管理不僅可以幫助疾病控制機(jī)構(gòu)選出優(yōu)秀的技術(shù)人員，而且也是促進(jìn)機(jī)構(gòu)自身發(fā)展的重要基礎(chǔ)，所以有著至關(guān)重要的作用。

1 專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的概述

1）專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)涵。專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案屬于人事檔案的一種它是還有一個(gè)作用就是能夠作為技術(shù)人員參與工作或者是活動(dòng)的材料，主要保管的信息有：術(shù)人員的個(gè)人情況、學(xué)歷學(xué)位、執(zhí)業(yè)證書以及招聘書等等，這些信息都是檢驗(yàn)技術(shù)人員能力的關(guān)鍵，而且無論是他們?cè)趰徣温氝€是日后離崗，都會(huì)有相關(guān)的記錄。開展這項(xiàng)工作能夠最大化的證明技術(shù)人員專業(yè)素養(yǎng)，然后對(duì)他們的能力有一個(gè)全面的認(rèn)知，有利于日后的培訓(xùn)工作，而且對(duì)于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展也有著決定性的作用。

2）專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)管理工作的特點(diǎn)。疾病預(yù)防和管理的技術(shù)人員他們的檔案必須要具備真實(shí)和保密原則，與其它檔案不同的地方是工作上由他們擅長(zhǎng)和研究的具體方向，這些材料經(jīng)過搜集和分類，可以幫助防疫部門在人力資源的調(diào)配上提供理論依據(jù)，而且也有利于開展一些預(yù)防工作。再者是對(duì)于工作效率方面，通過業(yè)務(wù)檔案可以讓這些專業(yè)技術(shù)人員協(xié)調(diào)在一起，就比方說負(fù)責(zé)某一個(gè)疾病研究的幾個(gè)技術(shù)人員結(jié)合到一起進(jìn)行研發(fā)，這樣可以整體的提高疾病部門的工作效率，然后更有效的為人民服務(wù)[1]。

2 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的重難點(diǎn)

1）人員管理制度不完善。疾病預(yù)防管理部門當(dāng)中的工作十分繁雜，包括預(yù)防、檔案管理、科研以及衛(wèi)生等部門，他們之間是互相滲透且融合的，而且每一個(gè)部門之間都需要技術(shù)人員作為支撐，再加上工作當(dāng)中每一個(gè)環(huán)節(jié)有可能需要調(diào)撥其它方向的技術(shù)人員，這些都需要業(yè)務(wù)檔案作為支持。雖然說我國(guó)大部分疾病預(yù)防管理部門在檔案管理上也建立了相關(guān)的制度，但是并不完善，而且很多部門中還是依靠著人工對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、整理以及傳送，這樣不僅會(huì)消耗大量的人力，而且還容易出現(xiàn)資料丟失的情況。在實(shí)際的工作當(dāng)中，沒有把檔案進(jìn)行科學(xué)的歸檔，而是通過紙質(zhì)版隨意擺放，不留有專業(yè)的管理人員進(jìn)行整理，在查閱的時(shí)候十分復(fù)雜，比方說某個(gè)技術(shù)人員要晉升需要去調(diào)檔案審查，就需要耗費(fèi)很大的功夫，十分不方便。

2）檔案搜集不科學(xué)。檔案的搜集在疾病預(yù)防管理部門當(dāng)中很重要，因?yàn)檫@牽扯到專業(yè)技術(shù)人員的各種信息和調(diào)動(dòng)，主要有三個(gè)部分影響。第一個(gè)是因?yàn)樵谫Y料搜集的時(shí)候內(nèi)容比較多，而且每年的考核也會(huì)增加材料，再加上這些技術(shù)人員的科研與貢獻(xiàn)，這些都需要有效的進(jìn)行記錄并搜集，那么就為工作增加了很大的困難。第二個(gè)是很多檔案管理人員都是由部門里比較閑置且年齡較大的工作人員擔(dān)任，他們的目的就是混日子，工作并不積極，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案的搜集效率十分低下。第三個(gè)是檔案管理?xiàng)l件不完善，檔案一般都是紙質(zhì)版的，在保管的時(shí)候會(huì)受到環(huán)境的影響，而且在搜集或者查找文件的時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)，這樣一來管理的不合理就很容易出現(xiàn)檔案的丟失情況出現(xiàn)。

3）檔案利用效率低。要想將專業(yè)技術(shù)人員用到刀刃上，那么他們的專業(yè)能力必須要了如指掌，這就凸顯出了檔案管理的重要性，應(yīng)當(dāng)不斷的對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化并引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)水平才能實(shí)現(xiàn)高效的管理和利用。但是紙質(zhì)版的檔案無論是保管、搜集還是查找都十分不方便，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案的利用效率低下[2]。

3 專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的對(duì)策分析

1）完善信息搜集制度。對(duì)于檔案信息的搜集制度應(yīng)當(dāng)從四個(gè)方面注意：第一是要遵從人力資源管理的原則，在進(jìn)行檔案搜集的時(shí)候有嚴(yán)格的制度，并把搜集的時(shí)間和地點(diǎn)都記錄在冊(cè)，然后明確每一位專業(yè)技術(shù)人員的能力和所屬部門，這樣就可以為日后的分工打下良好的基礎(chǔ)，而且也能有效的利用其中的信息。第二是需要大力的宣傳對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的管理，使他們都能認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性在，這樣在檔案搜集的時(shí)候就會(huì)受到積極配合，然后提高檔案的真實(shí)性和有效性。第三個(gè)是在日常的搜集工作中需要把專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷全面的記錄，如果中途出現(xiàn)了一些變化，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)的補(bǔ)充，并做好記錄。第四個(gè)是疾病預(yù)防管理部門應(yīng)當(dāng)明確自身的工作方向，在搜集檔案的時(shí)候也要以工作為中心，具體到每一位專業(yè)技術(shù)人員的職能，并把檔案管理的質(zhì)量也融入到年終考核當(dāng)中，以此來促進(jìn)管理人員的工作積極性。

2）建立科學(xué)的管理機(jī)制。在建立檔案管理部門的時(shí)候需要制定科學(xué)的管理體系，比方說技術(shù)人員的排序上可以按照姓氏，也可以按照姓氏開頭的字母，這樣有利于日后的人員查找。但是為了避免有一些技術(shù)人員在資料上有相同之處，需要把他們的家庭、學(xué)歷以及資格證書都記錄上，便于日后的區(qū)分。在分類排序完成后，就要著手于這些檔案的存放，應(yīng)當(dāng)按照保管錄入的時(shí)間為主，將其利用計(jì)算機(jī)技術(shù)儲(chǔ)存到電腦當(dāng)中并排序，為了安全起見同時(shí)也要把紙質(zhì)版的檔案封存，并由專門的檔案管理人員進(jìn)行保存、查找以及調(diào)取。如果專業(yè)技術(shù)人員調(diào)轉(zhuǎn)部門或者離職，為了避免出現(xiàn)空擋的情況應(yīng)當(dāng)及時(shí)的更新[3]。

3）積極引進(jìn)信息技術(shù)?，F(xiàn)如今信息化技術(shù)逐漸普及并在各領(lǐng)域當(dāng)中受到廣泛的利用，它其中的一些功能對(duì)于疾病預(yù)防控制部門的業(yè)務(wù)檔案管理來講有著很重要的利用價(jià)值。因?yàn)檫^去傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理不僅需要耗費(fèi)人力物力以及財(cái)力，而且管理的效率也較低。因此，在引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段以后，就能夠建立電子檔案，這樣一來檔案錄入就直接打字或者是口錄局可以。更改的時(shí)候通過搜索引擎直接搜索并在計(jì)算機(jī)上更改，租后查找也十分的方面。而且利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案工作依然要保持著人力資源管理的方式，對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)及時(shí)的培訓(xùn)，內(nèi)容是他們的工作能力、計(jì)算機(jī)操作能力以及綜合素養(yǎng)，這樣能夠?yàn)楦咝У臋n案管理奠定基礎(chǔ)。而且企業(yè)的內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)建立有關(guān)檔案的平臺(tái)，各部門在調(diào)取技術(shù)人員的檔案時(shí)直接向檔案管理人員發(fā)起申請(qǐng)，獲得同意以后即可查看或者調(diào)取。而且還有一種方法就是為了滿足于各部門總管在檔案管理調(diào)取上的方便，可以設(shè)置許可證，也就是獲得許可證的領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)查看檔案，但是無權(quán)更改，這樣一來在技術(shù)的支持下就能夠促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量提升[4]。

4 總結(jié)

綜上所述，疾病預(yù)防管理部門的工作是直接服務(wù)于大眾的，為了提高工作的效率內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理這一部門是重中之重，只有不斷的進(jìn)行優(yōu)化并建立嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制才能促進(jìn)其有效運(yùn)行，并提高疾病預(yù)防管理部門的服務(wù)質(zhì)量。