淺議家庭檔案的建立

徐 蔚

（重慶交通大學，重慶 400074）

家庭所謂社會一大細胞，社會主義和諧社會的構建是以此為基礎。隨著現(xiàn)代社會科技飛速發(fā)展和生產力水平的不斷提高，人們生活質量的改善與日益豐富多樣的居民家庭生活，就增強了家庭檔案的愿望。家庭檔案記錄的就是每位家庭成員在工作生活中一些自然的原始記錄，能最真實地反映著家庭生活。每個將家庭生活和社會活動中形成的具有保存價值的檔案材料分門別類妥善整理保存，用來管理家政事務，建立家庭檔案，記錄身邊歷史，方便自己，有利社會，這樣在對家庭權益維護的同時，也能夠使家庭生活質量得到提升，并將優(yōu)良家風得以傳承，并且也能夠增強整個社會的檔案意識，有效地進行社會檔案信息的豐富積累。

1 家庭檔案的建立

家庭檔案能夠真實地反映家庭生活，并把家庭歷史如實地記錄下來，這其中的保存價值比較高，而且珍貴，能夠對家庭生活提供很大幫助，也在很大程度上補充了國家檔案。

1.1 客觀真實地記錄下家庭歷史事件

家庭檔案真實客觀地記錄著家庭歷史，家庭檔案客觀真實地記錄下家庭的歷史事件，這其實所反映的是其屬于檔案的基本屬性。中國有千千萬萬的家庭，獨立個體的家庭各自都不一樣，都有自己獨特的發(fā)展軌跡和特點，而家庭檔案可以對家庭之間所存在著的這一差異進行直觀的反映，并且也要隨時隨地細心地去記錄發(fā)生在家庭中的一個場景、一件事情和一個人物的表現(xiàn)，去認真記錄下來，讓每一個特定家庭的歷史時期，都能獲得歷史發(fā)展的資料和證明，并用文件資料的形式，來對家庭發(fā)展的軌跡進行再現(xiàn)或描繪。

1.2 為家庭的科學有序管理創(chuàng)造條件

國家檔案為國家的科學管理提供了有力保障。對家庭檔案來說，也是如此，其能夠提供改善和創(chuàng)造家庭溫馨氛圍的便利條件。試想，當家庭夫妻發(fā)生口角沖突，不經意間找到家庭檔案中，一張曾經愛情甜蜜的照片，一抹笑意會洋溢在嘴角，夫妻對視之中，肯定會有無言的甜蜜從內心被激發(fā)出來，那么家庭關系馬上就會有質的變化。同時，家庭檔案規(guī)范有序地建立起來，把家庭的重要物品進行妥善管理，能夠有序地管理家庭生活并使之有高效率。能夠將家庭投資和開支進行科學合理地安排，以此可以最大限度地減少損失與浪費，還能夠對生活經驗進行積累和記錄，以促進家庭生活水平和質量的提高。由此來看，家庭日常生活管理就離不開讓家庭檔案，可以有效地發(fā)揮家庭日常生活管理的重手段。記得曾經有一次，一位婦女在參觀家庭檔案展之后，就感慨道：“在過去，我家里沒家庭檔案，從那些大型商場留下的購物小發(fā)票和每次家里的水電氣交費收據(jù)，我全部保留下來，卻未做分類整理工作。當建立起家庭檔案后，全家所有的東西都有秩序了。當家里的電器出故障了，或者交納水電煤氣費的時候，自己心里很清楚?！?/p>

1.3 保護家庭成員合法權益的需要

在我們日常的生活當中，幾乎所有的家庭及其成員都無法不與社會上的單位或個人之間有權益關系發(fā)生，從而就可能有相當多的權益證明材料形成了，能夠對個人應該承擔的義務以及可以享受的權利等進行佐證，這些如家用電器發(fā)票、契約、房產證、勞動合同等等，這些都可以作為家庭成員直接產生于各種活動中的第一手的資料，發(fā)揮著憑證的作用。而當前最有效的保護這些證據(jù)文件的途徑和手段就是建立家庭檔案。將家庭檔案能夠科學合理地建立起來，能夠將各類重要原始憑據(jù)和文字材料進行妥善保存，這對于維護好自己的家人在政治、經濟、人身保障等方面的合法權益非常有利。

1.4 開展家庭教育方面的需要

在家庭檔案里面，家庭歷史的演變都可以通過家史、族譜、自傳等材料來作真實的記錄，在這其中，有著家里長輩們曾經有過的艱苦創(chuàng)業(yè)、發(fā)奮圖強的勵志故事，也有他們諄諄教導兒女的話語，這些都體現(xiàn)著家庭優(yōu)秀文化和歷史傳統(tǒng)，能夠在無形之中對后輩子女產生教育作用，這是形成良好家教的前提條件，也可以成為開展子女教育的理想素材，可以來為子女發(fā)揮著很好的引導與示范作用，這能夠把優(yōu)秀的家庭精神財富一代代傳承下去。在這個崇尚禮儀之邦，家風家訓在幾乎每個家庭都有自己的一套東西，尤其是那些特別成功的家庭中，一個民族的傳統(tǒng)風尚，就是靠每一個家庭的家風家訓所構成的。如，后代有人曾把曾國藩的家教思想來輯錄成曾氏家訓，對修身齊家、立人達人和臨事處世的智慧做了大肆宣揚，其指導和教育意義很深刻，為后世提供了重要的教子思想，成為天下人學習的楷模。

1.5 有利地進行家庭文化的傳承和提升

任何家庭的檔案，都是一種特點獨具的家庭文化資料，在傳承家庭文化和精神方面，都能發(fā)揮重要的作用。在很大程度上，能夠濃厚一個家庭的文化品味，同時，也讓每一位家庭成員，從中獲得情操品格的有效提升。任何家庭都是獨立的，也都是個性的，從而讓每一個家庭及其成員在繼承家庭優(yōu)良傳統(tǒng)過程中，可以成為一種標識。針對當前社會主義和諧社會構建的偉大進程，就需要一個個和諧的家庭來與之相適應，這才是時代的迫切需要，將其內容的文化與精神層次不斷提升，對家庭成員產生教育和激勵作用，使其能夠盡力去塑造自身的道德與文化品位，從而凝聚家庭，使家庭生活質量獲得提高，并且家庭檔案自身就是優(yōu)秀現(xiàn)代家庭文化的集中體現(xiàn)。

2 家庭檔案的價值

2.1 維護家庭及其成員權益的法律佐證

通常人們說“空口無憑，立字為證”。在其中的“字”就是代表契約與合同等之類的文書。這些文書的上面有著當事人的親筆簽署或蓋有機關或個人的印信，這是人們與工作單位、學校、醫(yī)院、保險、生產與銷售廠商等形成的權益關系的集中代表，這可作為書面文件來代表并證實家庭及其成員所擁有的正當利益，也可作為一種擁有法律效力的憑證，對家庭及成員的合法權益給予保護。我們看畢業(yè)證，通常人們都將其保護的不錯，尤其是自己的最高學歷證書。其能夠證明一個人的文化程度高低，在很多情況下，以此就能夠將一個比較理想的工作崗位找到，反之，無證書可能很多崗位將與自己無緣，畢業(yè)證書在職稱評聘與行政職務晉升等方面，也都是必須的。因為有家庭檔案來作為證據(jù)，能為很多家庭把債務、產權和著作權等各種糾紛解決掉，并對個人的學歷、經歷及工資、福利等待遇方面提供有力的證據(jù)。當有疑問、糾紛或爭執(zhí)出現(xiàn)，權益的歸屬就可以用家庭檔案來充分說明，可謂是權威性強的一種法律書證。曾有一件事情發(fā)生在2011年12月9日的一天，當濰坊市在部署城鎮(zhèn)未參保集體企業(yè)退休人員養(yǎng)老保障工作過程中，凡是能夠滿足條件者，只要提交申請，再通過審核之后，在自愿的基礎上，按照自己自愿選擇的繳費檔次進行繳費，就可以享受到按月領取養(yǎng)老金這樣的待遇，養(yǎng)老金每月最高可領取到601元，在這其中，需要一個必備的條件，就是應于1996年1月1日之前能與該省的城鎮(zhèn)集體企業(yè)建立起勞動關系，也可以是有事實勞動關系形成。當有一些人員把勞動合同或者工資條等原始證明材料提供出來，相關手續(xù)就可以順利辦理好，若有的人員無法將原始證明材料出具，其事實勞動關系僅僅只能依靠居委會證明或者社會聽證的方式來證明。以上述內容我們可以看到，通過家庭檔案對家庭原始憑據(jù)的保留，對任何家庭都很重要。

2.2 家庭日常生活管理的參考依據(jù)

家?guī)缀跽紦?jù)了所有人的絕大部分時間。人們在家里需要解決柴米油鹽很多事情，就需要對收入和支出進行安排，還有一大堆的家庭復雜關系需要處理，這些都在家庭管理的范圍之內。很多內容屬于家庭關系方面，像我們通常所說的家庭日常生活管理，這其中有家庭的經濟、勞動、飲食、物資、衛(wèi)生、安全、娛樂及環(huán)境等多方面的管理內容。日常家庭生活經常會遇到這樣事情：一件物品平日不用，但感覺老在眼前晃，一旦需要急著找，到哪里也找不到，渾身冒汗，為此可能導致夫妻相互埋怨，落個家庭關系緊張的結果。為此有人就把家庭物資檔案建立起來，在固定的地方設置每一類東西，當使用之后，再回歸原地。把抽屜、櫥柜與箱子均于事先分工好，再分門別類將號碼編寫上，并將記錄工作做好，到使用的時候再把記錄打開一查，就馬上找到，很方便，這樣不僅能節(jié)約時間，同時也能夠達到物盡其用的效果。在相當多的家庭生活管理現(xiàn)實中，可以看到，家庭檔案能夠發(fā)揮家庭日常生活管理的助手作用，家庭管理會因家庭檔案的建立與利用而得到很大的改善，其家庭生活水平和生活質量也因此得到提高。

2.3 家庭教育的生動教材

家庭檔案是家庭生活方方面面情況的真實地記錄，并使家庭成員在自己生活、學習工作方面的經驗和教訓也有真實的記錄，也能將子女的成長歷程以及其父母對自己的情與愛做記錄，這就如同一部家庭百科全書，可作為家庭教育最理想的教材。主要在下面三個方面得到體現(xiàn)：

1）家庭集體教育的好教材。這主要是體現(xiàn)在家譜和家史等資料中，這類家庭檔案所體現(xiàn)的是編纂者關于當時社會立場觀點，極其真實地進行記人敘事，以此來全景式地反映著那個時期的社會制度、經濟關系、倫理道德，同時也在記錄著當時的家庭和社會面貌，能夠讓家庭所有的成員對姓氏的歷史、家庭演變發(fā)展史有個直觀、具體地了解，可以成為向家庭成員開展愛家、愛國教育的絕好素材。那些裝進家庭檔案里的家庭合影、成員生日錄像和家庭大事記等等，這對家庭親情增強有幫助，也能夠使家庭的幸福感和凝聚力獲得增加。

2）家庭成員自我教育的好教材。在家庭檔案中，所整理的大學畢業(yè)同學錄與題詞冊等資料，能引其成員對過去大學生活美好記憶的再現(xiàn)，那曾經同學之間溫情話語如在耳畔，當在生活中不如意，工作也出現(xiàn)煩惱，把這些資料再翻閱一遍，就可以忘卻一切不如意，使自己的生活充滿燦爛陽光。當把這些檔案放在面前欣賞，就可讓那些曾經的創(chuàng)業(yè)艱難歲月、曾經的每一次成功，就可對曾經獲得前進道路上師長、領導、同事、朋友的培養(yǎng)、幫助和指導內心充溢著無法表達的感恩之情，也就對自己曾經獲得的成功倍加珍惜。

3）家庭成員開展相互教育的好教材。家庭的建設和發(fā)展，都充滿一代代人艱苦創(chuàng)業(yè)的精神，也都不同程度地留下了寶貴的精神財富。作為家庭的父母長輩，其成長記錄下的一些寶貴的資料，尤其是那些關于成功的業(yè)績和挫折的教訓方面的檔案資料，將使后一代的孩子們，從中找到榜樣的激勵力量，找到直面失敗和挫折的勇氣和信心。而對父母來說，如果家庭里關于孩子成長成才的記錄資料，也蘊涵著做父母的心路歷程和汗水的見證。對這些記錄欣賞，尤其是看著曾經孩子的學習和工作成果的記錄，作父母的自然是欣慰和自豪。

3 家庭檔案建立的方法

3.1 家庭檔案的收集

依照家庭檔案所形成的一般規(guī)律，將那些分散的或散存在家庭各個成員或家庭各個場所中有著保存價值的檔案材料集中起來，再進行歸檔保存。

1）家庭檔案應收集的內容。其中該收集的包括存放在家庭成員手中的資料、各項家庭活動的資料以及家庭發(fā)展過程的資料等。

2）家庭檔案收集的方法。（1）收集工作要安排專人。在家庭里要將收集檔案資料指定專人具體負責。這個專門負責家庭檔案收集的家庭成員有這樣一些職責：其一就是及時將散布于家庭不同地方及家庭每個成員手里的資料及時完成收集。其二是對家庭成員進行督促，確保其能及時把形成于生活、學習和工作的歸檔資料交到專門人員手中。其三是整理好所收集家庭檔案材料，登記清楚，再由家庭專門地方專門存放起來。在家庭里專門負責檔案收集與管理的人員，必須具備相應的基本素質：其一就是責任心要強，而且對家庭事務要熱心，也熟悉家庭基本情況；其二是必須掌握好基本的文化知識，對檔案管理方面的基本常識也應有所了解；其三是計算機操作的知識和技能也要具備，能以最少的時間最大限度地提升家庭檔案的管理效率。（2）及時收集要有保障。那些能夠預見的事情中產生出來的并具備一定周期性的檔案材料，必須按時進行收集。家庭里負責收集的專門人員，應在當月選一天或年度最末一天，對家庭成員進行發(fā)動和督促，讓所有人把尚未歸檔的資料進行集中整理，并安排一個規(guī)定的時間把整理好的資料交到家庭專門人員手中。有的家庭檔案資料屬于無時間規(guī)律性，產生于無法預測事件之中，就要求家庭專門收集人員必須多加用心，收集要隨時和及時，歸檔完整，同時對其他成員加強 督促。

3）家庭檔案收集的途徑。（1）從家庭成員手中將在其手中存放的一些需要歸檔的文字性材料、圖表、錄音和錄像等全部徹底地集中收集起來；（2）動員家庭成員把屬于自己保存的各種檔案資料從單位拿回家保存；（3）將家庭各處分散存放的有查考價值的材料翻找出來集中歸檔；（4）把那些具備保存價值的資料從親朋好友、鄰居、同事等一些渠道進行收集起來；（5）把家史、家譜等資料從原籍收集到手；（6）建立好家庭檔案后，還要繼續(xù)對各種有價值材料隨時收集；（7）重視面向家庭成員進行宣傳，使其不僅重視而且還能養(yǎng)成隨時隨地把材料交出來的好習慣。

3.2 家庭檔案的制作

3.2.1 對家庭檔案的歸檔進行分類歸檔

家庭檔案的分類方法比較多，其種類也比較多。一般可以按載體進行分類，其中包括傳統(tǒng)的紙質檔案，也包括現(xiàn)代音像檔案的膠片、磁帶、磁盤等形式；若依照家庭檔案內容劃分，則可包括寶寶康樂檔案、學生時代檔案、戀愛婚姻檔案、工作足跡檔案、當家理財檔案、醫(yī)療保健檔案、家庭歷史檔案和綜合類檔案等八大種類。

3.2.2 家庭檔案保管期限的確定

一般情況下，可參照檔案部門的一套規(guī)定，把家庭檔案按照永久、長期、短期三種保管期限進行劃分。具體要依據(jù)每個家庭實際情況自行決定。

1）永久就是無期限保存的檔案?？砂鸭彝n案的非常重要的資料定為永久性保存檔案。

2）長期，也就是15～30年左右的檔案。那些必須經過相當長時間查考的家庭檔案就列入其中，也就是長期保管類。

3）短期，也就是1～15年左右的檔案。那些有著短期性查考利用需要的家庭檔案資料當屬其中，可謂進行短期保存。

3.2.3 家庭檔案的整理

1）資料歸攏。可按照“件”為單位來歸檔整理家庭檔案，通常的“件”就是指是一份材料。比如：將一本日記本和一個證件都可看成為一“件”。對于那些材料屬于裝訂起來不太方便的，一“件”就可以用袋子或其他形式將材料收集好為計算單位。

2）目錄編制。這主要包括類別、拼音代碼、編號、題名和存放位置?？梢园搭愑檬孜蛔帜附M合給出漢語拼音代碼。如“證件檔案”（ZJ）、“旅游檔案”（LY）。再逐件排序，給出順序編號，如“畢業(yè)證”ZJ3（意指證件類檔案第三件）。最后制作目錄表格，裝訂成冊，方便以后查找檢索。

3）檔案裝盒。通常應以檔案盒存放家庭檔案，檔案類別、起止件號、盒號應在盒的封面或脊背上加以注明。

3.2.4 家庭檔案的保管

1）歸檔要及時。要及時將保存價值大的材料歸檔，不能不經心地亂丟放，當找不到的時候，才發(fā)現(xiàn)其價值。

2）保護措施要跟上。保護家庭檔案的措施必須跟上，尤其是那些家庭里相對重要的經濟類檔案，必須保存到保險箱（柜)內，使其安全性有保證，免得出現(xiàn)材料的遺失被盜問題。

3）采取長期保護措施。有的材料字跡不清楚且易褪色，就應另選耐久性強的紙張做好謄清并附后，還可采取一些加固措施，可以用溶液噴涂法和絲網加固法等，來固化字跡紙張。還應修裱那些殘破檔案材料，若有必要可復制一些家庭檔案資料，采取靜電復印技術、縮微攝影技術和超縮微復制技術等復制手段。如此措施可更好地保護珍貴原件的同時，也最大限度地減少在利用資料期間損壞檔案的現(xiàn)象，使家庭檔案可長久使用。

4）裝盒入冊。當將家庭檔案資料裝入盒之后，就可在架、柜或其他家具中存放起來。在像冊類存放相冊，音像類則放進能防潮的盒子。并且還需要在保管措施上，力求做到能夠防水、防火、防塵、防霉、防蟲、防曬的效果。要集中擺放其他類別的檔案資料，檔案資料要每利用一次后就應歸位及時，妥善做好一系列日常保管的工作。

5）存放設施要到位。若家庭里最理想的是在每家都能有專用的柜、架或箱來保管檔案，如果不具備條件，則也可在抽屜或別的家具里存放。而檔案盒和檔案袋等裝具可存放那些一般的家庭檔案資料。對于數(shù)碼照片類檔案用計算機或刻成光盤進行存放，并把照片的出處注明?？梢苑来诺姆氰F盒存放聲像檔案，盡量與磁場遠離。以紙條把時間和內容在磁帶盒上加以注明，方便查找。

6）做好保潔、通風和銷毀工作。應對家庭檔案的柜、架和家庭檔案做好定期的保潔清理工作。在擺放位置和密度上，要將檔案柜、架合理處理，方便通風。對于那些過了時效性不需要繼續(xù)保存的家庭檔案資料，必須及時做好銷毀工作，促進空間利用的合理性。

3.3 家庭檔案的使用

對于家庭檔案，我們需要重視去下大力氣建立起來的原因，就在于有著提供更好的利用的動機，要讓各種家庭產生的資料能夠“活”起來，以便為家庭和各個家庭成員有效服務。當建立起家庭檔案之后，就應使其能夠發(fā)揮好五個方面的作用：一是及時提供材料。當日常的生活和工作中，有需要將相關證件和各種資料提供出來時，能夠提供及時；二是對各種家庭史料的進行利用。這些材料有家庭歷年的收入、支出等情況記錄；家庭歷年的榮譽證件記錄；家庭遭遇的困難記錄以及家史等；三是解決問題的依據(jù)。當日常工作和生活中出現(xiàn)問題，需要從家庭檔案中把依據(jù)查找出來；四是發(fā)揮激勵作用。從家庭檔案里，找到相關資料，來讓家庭成員能夠有愛國愛家的激情，從而奮發(fā)有為，積極向上，充滿進取精神；五是經常性欣賞。在欣賞家庭檔案過程中，經過對往日工作業(yè)績、照片、榮譽及相關錄像資料的瀏覽，來對人生往事回味，把過去生活的故事找出來，進行人生經驗總結，增強生活的情趣，情操獲得陶冶，并使家庭的文化氛圍營造出來，使生活質量也得到提高。