探討新形勢(shì)下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對(duì)策

丁 濤

（淄博市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心，山東 淄博 255000）

事業(yè)單位的文書檔案是在事業(yè)單位不斷發(fā)展過(guò)程中逐漸形成的，對(duì)檔案管理工作以及事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展具有十分重要的意義。但從目前現(xiàn)狀來(lái)看，文書檔案管理中存在一些問(wèn)題，因此，探討新形勢(shì)下提高該工作效率的對(duì)策是十分必要的。

1 分析事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

從目前現(xiàn)狀來(lái)看，事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題有：第一，管理制度缺乏完善性，無(wú)法發(fā)揮有效的約束作用和激勵(lì)作用。大部分事業(yè)單位過(guò)于注重對(duì)職員的管理，缺乏對(duì)其的積累，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案管理制度存在不完善的問(wèn)題，工作人員作為文書檔案管理工作的主要開展人員，其積極性對(duì)提高工作效率具有決定性作用，但由于制度的缺失，使得工作人員難以發(fā)揮出原本的能力。第二，文書檔案管理工作未能與時(shí)俱進(jìn)，該問(wèn)題主要體現(xiàn)在缺乏管理模式的創(chuàng)新以及信息技術(shù)的高效結(jié)合。

2 對(duì)新形勢(shì)下的事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的提高對(duì)策進(jìn)行 探討

2.1 落實(shí)健全的管理制度

對(duì)于文書檔案管理工作而言，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量以及事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，為使各項(xiàng)管理工作的落實(shí)具有有效性，應(yīng)落實(shí)健全的管理制度，加強(qiáng)對(duì)人員的約束性，從而提升事業(yè)單位文書檔案管理工作效率。具體而言，從目前現(xiàn)狀來(lái)看，大部分事業(yè)單位都已具有較為完善的管理制度，但缺乏完善的獎(jiǎng)懲制度，影響文書檔案管理工作效率的提升。為此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)立足于現(xiàn)狀構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲制度，從精神和物質(zhì)兩方面激發(fā)工作人員的潛能和積極性。同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合工作人員的需求與個(gè)性，對(duì)考核指標(biāo)進(jìn)行明確劃分，對(duì)于態(tài)度認(rèn)真、業(yè)績(jī)突出的文書檔案管理工作人員，單位應(yīng)適當(dāng)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并將其與晉升掛鉤；對(duì)于態(tài)度敷衍、工作效果較差的員工，應(yīng)給予一定懲罰，使其明確自身職責(zé)。通過(guò)落實(shí)完善的管理制度，能夠從根本上提高工作人員的工作效率，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案文書管理質(zhì)量[1]。

2.2 結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)

在科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的新時(shí)代下，信息技術(shù)正廣泛應(yīng)用于我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域，并發(fā)揮著極大的作用，在該形勢(shì)下，為有效提高事業(yè)單位文書管理工作效率，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)，在提高工作效率的同時(shí)保證管理質(zhì)量。具體而言，以往傳統(tǒng)的文書檔案大部分為紙質(zhì)檔案，不僅會(huì)受環(huán)境的影響，在對(duì)文書檔案進(jìn)行查詢時(shí)，需要投入較多時(shí)間，且管理人員難以對(duì)其進(jìn)行高效管理。但通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)以及區(qū)塊鏈技術(shù)，能夠搭建符合事業(yè)單位發(fā)展需要的信息化平臺(tái)，大部分文書檔案管理工作直接在平臺(tái)上進(jìn)行，進(jìn)而提高文書檔案的管理效率。與此同時(shí)，信息平臺(tái)的使用還能夠?yàn)閱挝黄渌殕T資料的使用提供便利，直接進(jìn)行關(guān)鍵詞的檢索就能夠獲得相關(guān)文書檔案資料。另外，雖然應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)能夠有效保障文書檔案資料的安全，但仍要建設(shè)防火墻，進(jìn)一步保障文書檔案資料的安全性，強(qiáng)化該信息平臺(tái)的可靠性，實(shí)現(xiàn)文書檔案的存儲(chǔ)、保密以及查詢等平臺(tái)功能，增強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化水平，為單位相關(guān)決策提供信息化的資料文件，提高決策的科學(xué)性，促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

2.3 提高人員專業(yè)水平，優(yōu)化人員配置

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)和文書檔案的管理方法也在不斷發(fā)展，檔案管理工作人員作為文書檔案管理工作的主要參與者，為有效提高事業(yè)單位文書檔案管理的工作效率，應(yīng)對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行建設(shè)，切實(shí)提高工作人員的專業(yè)水平，并對(duì)人員配置進(jìn)行優(yōu)化，設(shè)置專職人員，進(jìn)而從根本上提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)定期面向檔案管理人員開展有關(guān)文書檔案管理的培訓(xùn)工作，不斷優(yōu)化工作人員文書檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，使其能夠熟練使用信息化平臺(tái)以及軟件，進(jìn)一步提高文書檔案管理效率。除此之外，還應(yīng)對(duì)原來(lái)的人員配置進(jìn)行優(yōu)化，在文書檔案管理工作中設(shè)置專職人員，提高該工作的相對(duì)獨(dú)立性，從而保證各項(xiàng)工作的規(guī)范、順利展開。在對(duì)專職人員進(jìn)行選拔和考核時(shí)，重點(diǎn)對(duì)職業(yè)規(guī)劃和能力進(jìn)行考察，憑證上崗，從而全面提高該團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平，確保各項(xiàng)工作的高效性[2]。

2.4 創(chuàng)新文書檔案管理模式

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，文書檔案的服務(wù)對(duì)象不僅局限于單位，開始為社會(huì)大眾提供服務(wù)，其封閉性得到了極大的削弱，所以，在提高工作效率時(shí)，應(yīng)對(duì)文書檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而順利開展高效的文書檔案管理工作。例如，可以開展目標(biāo)管理考評(píng)文書檔案內(nèi)容，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行分類認(rèn)定其等級(jí)，從而便于相關(guān)人員的使用，強(qiáng)化管理效率和質(zhì)量。

3 結(jié)論

綜上所述，提高文書檔案管理工作效率對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。因此，事業(yè)單位應(yīng)通過(guò)完善信息化建設(shè)、健全管理制度以及優(yōu)化人員配置等措施提高工作效率，從而為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的檔案基礎(chǔ)。