事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

張 雪

（東寧市公路養(yǎng)護(hù)中心，黑龍江 東寧 157299）

檔案是一種基礎(chǔ)信息資源，真實(shí)地記錄事業(yè)單位有價(jià)值的技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等社會(huì)活動(dòng)，它主要包括事業(yè)單位各個(gè)時(shí)期和各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)直接形成并記錄下來(lái)的有價(jià)值的文字、圖像、圖片、圖表和視頻資料等。檔案管理是事業(yè)單位工作中的重要組成部分，它的科學(xué)規(guī)范程度是衡量一個(gè)單位發(fā)展水平的標(biāo)尺，只有做好檔案管理，才能有效利用檔案，分析研究單位經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，借鑒單位發(fā)展史的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定單位未來(lái)的發(fā)展方向，才能保證單位可持續(xù)發(fā)展，因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理。

1 事業(yè)單位檔案管理的任務(wù)

在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位是社會(huì)管理和服務(wù)的特殊一員，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的和諧進(jìn)步發(fā)展提供了重要的意見(jiàn)，這些建議離不開(kāi)事業(yè)單位檔案管理所收集到的寶貴信息資源。檔案為事業(yè)單位工作提供重要的參考依據(jù)，對(duì)其進(jìn)行管理是維護(hù)檔案資料完整性的有效手段，是整個(gè)檔案工作的核心，也是檔案工作不可或缺的環(huán)節(jié)，它貫穿于整個(gè)檔案工作。檔案管理要保證檔案的完整性，防止檔案的破損。檔案管理需要員工能夠了解并掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，從根本上采取積極措施，最大限度地預(yù)防檔案的各種毀損影響，把檔案自然和人為毀損率控制在最小范圍，延長(zhǎng)檔案保管的年限。檔案管理員還需要維護(hù)檔案的安全，就是讓檔案能夠地安全存在，不至于因被盜、丟失等導(dǎo)致泄密。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1）檔案管理專業(yè)人才稀缺。新時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理員提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，然而，現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)嚴(yán)重滯后。一方面，事業(yè)單位檔案管理崗普遍存在整體素質(zhì)較低的現(xiàn)象。相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，在事業(yè)單位檔案管理人員中，大多數(shù)檔案管理人員都是“半路出家”，科班出身的高學(xué)歷人員不多，未接受過(guò)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的人員比例也很大，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作難以得到迅速的提升，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員老齡化嚴(yán)重，缺乏年輕人才，導(dǎo)致創(chuàng)新能力不足，不能適應(yīng)新時(shí)代信息化建設(shè)的發(fā)展。

2）檔案收集不完整?，F(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案部門(mén)只重視紙質(zhì)檔案的收集，對(duì)于其他載體檔案資料的收集比較忽視，往往沒(méi)有收集到一些科技檔案、專門(mén)檔案等特殊形式的檔案，尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案，以至于很多文字材料的真實(shí)性和合理性得不到有效的保障。

3）檔案歸檔不及時(shí)。事業(yè)單位檔案管理員由于檔案管理工作意識(shí)缺乏，消極怠工，很多時(shí)候忽視對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔工作，往往提交過(guò)去的檔案年終一次性歸檔，時(shí)間一長(zhǎng)材料不見(jiàn)蹤跡，或殘破不堪，或缺頁(yè)少紙，或忘記歸檔，此外，檔案部門(mén)由于不熟悉各部門(mén)每年開(kāi)展的具體工作，對(duì)提交的檔案性質(zhì)不清楚，胡亂歸檔，沒(méi)法對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案材料進(jìn)行有效監(jiān)督、指導(dǎo)，再加上業(yè)務(wù)部門(mén)在檔案移交過(guò)程中存在敷衍了事、一拖再拖的現(xiàn)象，導(dǎo)致很多重要的檔案材料遺失，最終形成的歸檔材料不完整的不利局面。

4）檔案整理不規(guī)范。一是事業(yè)單位檔案整理普遍存在擺放混亂的現(xiàn)象，譬如2019年的材料，可以在2017年、2018年和2020年等檔案盒里找到，雜亂無(wú)章。二是檔案裝訂不規(guī)范，一個(gè)組卷的材料沒(méi)有分門(mén)別類，好幾種類型的材料在一起組卷，不便于查找。三是，裝訂時(shí)將重要信息放進(jìn)了裝訂線內(nèi)，既影響查找，又不美觀。

5）檔案整理不嚴(yán)肅。事業(yè)單位在檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤材料，出現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄不規(guī)范、數(shù)據(jù)前后不一致和數(shù)據(jù)無(wú)法溯源的現(xiàn)象，整理過(guò)程中未對(duì)這類檔案進(jìn)行核查，核查也是草草了事，核查出來(lái)也未第一時(shí)間進(jìn)行更正，導(dǎo)致后期利用起來(lái)比較受限。

6）檔案管理手段陳舊。在事業(yè)單位中，絕大部分檔案管理仍停留在手工處理階段，工作效率低，成效不明顯。手工查找檔案面對(duì)檔案的數(shù)量和種類的不斷增加，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，是使查找相當(dāng)困難，嚴(yán)重阻礙工作效率的提升，無(wú)形中增加了檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

事業(yè)單位檔案管理存在許多弊端，嚴(yán)重制約著單位的發(fā)展，因此，提高并改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理方法、方式和制度變得迫在眉睫。

針對(duì)檔案管理專業(yè)人才稀缺的問(wèn)題，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)外派檔案管理員去參加權(quán)威機(jī)構(gòu)舉辦的檔案管理專題講座、脫產(chǎn)培訓(xùn)和短期研討班等，聘請(qǐng)專家教授開(kāi)設(shè)講座，傳授最新檔案管理科技動(dòng)態(tài)，使檔案人員掌握更新陳舊檔案管理觀念，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)?；蜻x拔擁有較高業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)的人才，主觀能動(dòng)性強(qiáng)，在檔案管理工作中能時(shí)刻保持應(yīng)有的積極性、服務(wù)水平，推動(dòng)檔案工作產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

針對(duì)檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范等問(wèn)題，首先，應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、刊物、報(bào)紙和電視等宣傳媒介學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)宣講檔案收集工作的重要性，使大家充分熟悉、全面了解檔案管理知識(shí)，并第一時(shí)間將檔案管理意識(shí)傳遞到其他部門(mén)，借此引起其他人的重視，帶領(lǐng)大家一起做好本單位的檔案管理工作。其次，及時(shí)收集更全面的檔案材料，豐富館藏資源，除了紙質(zhì)檔案外，加大對(duì)電子檔案、聲像檔案等多種載體形式檔案的收集，滿足利用者的查檔需求，也確保能為后期的檔案編研工作奠定基礎(chǔ)。最后，檔案管理員可以在國(guó)家規(guī)范性檔案管理指導(dǎo)性文件的參考下，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度細(xì)化、修改、完善，使其更符合單位運(yùn)行需求，建立合理可行的收集歸檔制度，還定期和其他部門(mén)工作人員溝通，并肩完成檔案收集工作。

針對(duì)檔案管理手段陳舊的問(wèn)題，首先，事業(yè)單位可建立網(wǎng)絡(luò)化檔案，提高檔案管理效率。其次，加大網(wǎng)絡(luò)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的資金投入力度，廣開(kāi)籌集渠道，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供保障。最后，網(wǎng)絡(luò)檔案安全很重要，要完善檔案信息安全管理體制，確保電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的安全，在提供網(wǎng)上檔案檢索服務(wù)的過(guò)程中，必須要設(shè)置權(quán)限，設(shè)置防火墻，做好備份等安全防范措施。

4 總結(jié)

綜上所述，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作存在著檔案管理專業(yè)人才稀缺、檔案收集不完整、檔案歸檔不及時(shí)、檔案整理不規(guī)范、檔案整理不嚴(yán)肅和檔案管理手段陳舊等問(wèn)題，這些問(wèn)題都嚴(yán)重制約了事業(yè)單位工作的開(kāi)展，對(duì)于這些情況，事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)化檔案，提高檔案管理效率，確保單位的檔案管理工作有序地進(jìn)行。事業(yè)單位的檔案管理工作復(fù)雜多變，這就要求檔案管理人員能不斷提升自身業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，大膽實(shí)踐與創(chuàng)新，不斷提升管理水平，完善檔案管理工作，從而推動(dòng)事業(yè)單位更加平穩(wěn)的發(fā)展和進(jìn)步。