干部人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探索

郭祥慧

（山東省臨沂市費(fèi)縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 臨沂 273400）

1 干部人事檔案管理中的不足

1）缺乏正確的管理態(tài)度和科學(xué)的管理理念。人事檔案的構(gòu)成內(nèi)容通常包括職工的個(gè)人履歷、專業(yè)特長(zhǎng)、思想政治表現(xiàn)等諸多內(nèi)容，能夠在崗位調(diào)配、聘用和晉升、評(píng)定等人事管理流程中提供關(guān)鍵性的材料依據(jù)。但是由于人事檔案所具有的特殊性導(dǎo)致其中的一些問題無法在第一時(shí)間及時(shí)顯現(xiàn)出來，影響和制約了一些關(guān)鍵流程的順利進(jìn)行。人事檔案使用頻率較低，所以限制了問題的暴露時(shí)效，久而久之有關(guān)管理人員便忽略了對(duì)人事檔案的充分關(guān)注，在管理上缺乏足夠的重視，影響了管理效果和使用效果。如果相關(guān)工作人員不能充分明確檔案管理的重要性，了解管理的正確流程，則極易造成管理態(tài)度的松懈，不能正視良好管理的必要意義，使得人事檔案在原始材料收集過程中便存在諸多不足，影響了材料的準(zhǔn)確性和完整性，大大降低了人事檔案被賦予的參考價(jià)值。所以，缺乏對(duì)人事檔案的充分重視，一方面影響了管理理念的科學(xué)合理，另一方面也阻礙了人事檔案工作的順暢運(yùn)行，讓后續(xù)工作面臨較大的壓力，限制了檔案工作的工作效率。

2）缺乏足夠的硬件技術(shù)。由于信息技術(shù)的愈加廣泛應(yīng)用，毋庸置疑的是人事檔案信息化必將成為檔案管理的必然趨勢(shì)。在管理過程中充分運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)的構(gòu)建，既能夠切實(shí)改善紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存上的弊端，也能夠有效提升人事檔案在整個(gè)人力資源管理體系中的價(jià)值，促進(jìn)人事檔案信息的高效化利用。但是現(xiàn)階段來看，人事檔案管理仍多采用紙質(zhì)檔案的形式開展，造成信息化進(jìn)度慢的原因主要包括投入有限、技術(shù)匱乏、硬件設(shè)施不完善、信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足、缺乏可實(shí)施性強(qiáng)的長(zhǎng)期目標(biāo)規(guī)劃等。

3）管理制度尚不完善。繼續(xù)沿用與時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)不符的傳統(tǒng)人事檔案管理制度，不僅限制了人事檔案使用頻率，同時(shí)也阻礙了后續(xù)的良好發(fā)展，與此同時(shí)，較低的使用頻率又影響了管理制度的革新和完善，形成一種彼此制約的不良循環(huán)?，F(xiàn)階段人事檔案管理制度中的不足包括：首先，制度的制定并未切實(shí)結(jié)合實(shí)際形勢(shì)，一些條例缺乏實(shí)用性，無法充分實(shí)施或執(zhí)行過程中存在較多的問題限制了最終的落實(shí)效果；其次，因?yàn)槿耸聶n案用途不斷擴(kuò)大，很多時(shí)候需要與信息化形成良好的結(jié)合，但管理制度基本上都是針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，無法適應(yīng)新的管理需求，從而造成了制度與實(shí)際工作不相匹配，影響了制度的效用，對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)作用十分有限。

4）檔案管理人員專業(yè)水平有待提升。檔案管理人員的工作水平在很大程度上影響著人事檔案工作的順暢開展和未來的發(fā)展。人事檔案內(nèi)容涵蓋的范圍較廣，體現(xiàn)出的個(gè)人信息較為關(guān)鍵且完整，因此需要嚴(yán)格保密。針對(duì)人事檔案這樣的特點(diǎn)及管理的要求，需要相關(guān)從業(yè)人員不僅要專業(yè)水平較高而且要綜合素養(yǎng)過關(guān)。并且，隨著信息化與檔案管理的結(jié)合發(fā)展，工作人員也要具有較強(qiáng)的信息技術(shù)水平?，F(xiàn)階段檔案管理人員大多按照傳統(tǒng)工作模式開展工作，缺少創(chuàng)新意識(shí)，信息技術(shù)水平仍有待提升，人員流動(dòng)大，崗位在人才招聘上不具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，整體隊(duì)伍活力不足。

2 干部人事檔案管理的創(chuàng)新策略分析

1）樹立正確管理觀，加強(qiáng)重視。管理層要強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視度，確保工作的良好開展：首先，提高從業(yè)人員任職門檻。既要在招聘過程中設(shè)立嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，也要注重對(duì)在崗人員的定期培訓(xùn)。并且，應(yīng)從整體上構(gòu)建起正確的管理理念，讓所有人對(duì)檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)和充分的重視，提高福利待遇，降低人員流動(dòng)性，提高穩(wěn)定性，改善工作效率。其次，加大資金投入。所有工作的良好開展都不能缺少經(jīng)費(fèi)的支持，檔案管理亦然。對(duì)于檔案管理而言，要健全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時(shí)對(duì)陳舊設(shè)備更新?lián)Q代，積極引入現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，推進(jìn)信息化的融入。同時(shí)，管理層也應(yīng)在日常工作中提高對(duì)檔案管理的關(guān)注度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作上的不足和困難并幫助解決，給予檔案管理人員以充分的支持，從而提高工作積極性。

2）促進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。構(gòu)建起檔案資料庫(kù)，對(duì)人事檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，借助于計(jì)算機(jī)等新型信息設(shè)備，提高檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的工作效率，強(qiáng)化信息化水平，使得檔案管理進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化，并且，在檔案使用和統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)，也可利用信息化設(shè)備，使之更為良好的開展。有關(guān)工作人員應(yīng)健全電子檔案，促進(jìn)檔案的自動(dòng)化管理。雖然電子檔案能夠有效改善紙質(zhì)檔案的諸多弊端，然而應(yīng)格外關(guān)注檔案的存儲(chǔ)和備份，防止出現(xiàn)丟失或破壞等影響正常使用。

3）健全管理機(jī)制，優(yōu)化日常工作。干部檔案是對(duì)干部過往經(jīng)歷的一種客觀記錄，能夠反映出對(duì)應(yīng)的個(gè)人能力和品德，在任職晉升以及職位調(diào)動(dòng)時(shí)常常作為關(guān)鍵性依據(jù)。所以，在日常工作中，應(yīng)不斷完善檔案管理機(jī)制，為工作的開展提供正確有效的指導(dǎo)性作用。其一，確保檔案收集工作按要求進(jìn)行，只有充分重視起對(duì)材料源頭的把控，正確對(duì)待源頭不明的材料，多加審查，才能夠讓后續(xù)的工作更順暢運(yùn)行。工作人員要對(duì)檔案信息加以調(diào)查，審核文件資料，堅(jiān)決阻斷污染源，嚴(yán)禁對(duì)材料的污染。其二，提高檔案鑒定水平，優(yōu)化檔案質(zhì)量。工作人員需要仔細(xì)察看檔案內(nèi)容，審核和篩選關(guān)鍵信息，經(jīng)過準(zhǔn)確核實(shí)的信息才能夠被整理歸案。其三，確保檔案的時(shí)效性，工作人員要注重工作效率，這就需要管理人員和聯(lián)絡(luò)員間建立順暢的聯(lián)通渠道，提高收集效率，健全管理機(jī)制，對(duì)于材料拖延問題，檔案管理人員要進(jìn)行催繳，確保工作及時(shí)完成。然而，也要特別注意要杜絕工作中相關(guān)人員紀(jì)律散漫、態(tài)度敷衍等問題。

4）強(qiáng)化管理人員素質(zhì)，切實(shí)改善工作效率。由于人事檔案對(duì)于人才管理、人員調(diào)配、晉升等起到十分重要的決定作用，所以為了提高人力資源管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的高效合理使用，有關(guān)人員應(yīng)強(qiáng)化檔案管理效率，完善檔案管理工作。首先，在工作人員的聘用上，既要要求專業(yè)水平能夠滿足工作需求，同時(shí)道德品質(zhì)和綜合素養(yǎng)也要過關(guān)。同時(shí)，在工作中應(yīng)具有良好的責(zé)任意識(shí)，明確自身職責(zé)所在，合理安排工作內(nèi)容。其次，提高檔案管理人員穩(wěn)定性，減少人員流動(dòng)。只有確保工作的穩(wěn)定性才能夠有效改善工作效率。再次，應(yīng)對(duì)在職人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)強(qiáng)化專業(yè)工作能力，改善工作方法，創(chuàng)新工作意識(shí)，強(qiáng)化工作質(zhì)量。最后，管理層要對(duì)檔案管理人員展示出更充分的關(guān)心，既要關(guān)注工作中的問題，及時(shí)幫助解決，也要關(guān)心生活中的問題，盡可能地滿足其合理需求，從而讓他們可以以更積極飽滿的態(tài)度投入到工作中來，充分發(fā)揮自我價(jià)值。同時(shí)，檔案管理人員也要不斷提升自身的信息技術(shù)水平和外語能力，在工作中融入更多地思考，積極創(chuàng)新，改良工作模式。

3 結(jié)語

當(dāng)前，人事檔案管理所對(duì)應(yīng)的時(shí)代發(fā)展需求也在不斷增加，所以無論是在管理還是在工作實(shí)施上都要投入更多的努力，不斷完善管理方式，提高信息化水平，優(yōu)化工作質(zhì)量，從而推動(dòng)人事檔案工作朝著更為高效化、規(guī)范化、科學(xué)化、安全化的方向運(yùn)行。怎樣基于不斷完善的管理體制實(shí)現(xiàn)對(duì)各環(huán)節(jié)工作的良好實(shí)施，密切結(jié)合時(shí)代發(fā)展創(chuàng)新人事檔案管理模式，是未來的主要探索目標(biāo)。