新形勢下醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理工作探討

韓興發(fā) 葉 茂

（重慶市中醫(yī)院，重慶 400018）

在醫(yī)院檔案管理中數(shù)碼照歸檔管理是至關(guān)重要的。數(shù)碼照片以成像快、查閱快、傳輸快、處理快，容易存儲，不沖洗等顯著優(yōu)勢，深受醫(yī)院重視，并將數(shù)碼照片廣泛運用到教學(xué)、臨床、科研等工作中。受多種因素的掣肘，當(dāng)前《照片檔案管理規(guī)范》尚未涉及數(shù)碼照片的管理，導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理面臨著諸多弊端，阻礙了數(shù)碼照片檔案管理工作的井然有序的開展，亟待醫(yī)院統(tǒng)籌謀劃、整體設(shè)計，加強數(shù)碼照片檔案管理。

1 醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理的重要性

毋庸置疑，照片檔案的運用較為廣泛，在社會組織、國家機構(gòu)的等舉行活動期間，都會依托照相機將活動情節(jié)或是場景變成靜態(tài)的圖像，為活動做留念，因此，其具有一定的保存價值。在傳統(tǒng)檔案管理中，照片檔案主要以感光材料為主。隨著信息技術(shù)的日益更迭，數(shù)碼照片檔案主要是通過數(shù)碼影像機、數(shù)碼照相機以及智能手機形成照片檔案，在照片檔案中數(shù)碼照片檔案所占比例日益加大。在數(shù)碼照片檔案中人物留影、實際場景，具有較強的真實性，加之照片可以多次加印，數(shù)碼照片一方面可以促進醫(yī)院檔案資料的豐富，另一方面還可滿足醫(yī)院的需求，為醫(yī)院相關(guān)工作有條不紊地開展提供查閱。

2 當(dāng)前醫(yī)院數(shù)碼檔案管理存在的問題

1）數(shù)碼照片檔案歸檔意識淡薄。醫(yī)院數(shù)碼照片檔案與文字檔案相比較，醫(yī)院檔案管理工作中經(jīng)常忽視數(shù)碼照片檔案歸檔問題。主要是因為部分檔案管理人員缺乏歸檔意識，不知道如何科學(xué)規(guī)范歸檔，導(dǎo)致大量照片檔案的流失[1]。對于現(xiàn)代醫(yī)院而言，拍照這項工作要滲透到每個科室中，記錄醫(yī)院各項管理活動，提升檔案資料的完整性和科學(xué)性，因此，醫(yī)院要通過多措并舉，深化檔案管理人員的數(shù)碼照片檔案歸檔意識，引導(dǎo)他們切實做好數(shù)碼檔案歸檔工作。

2）缺乏完善的數(shù)碼檔案管理制度。“制度是行為規(guī)范的準(zhǔn)繩?！笔芏喾N因素的因素，雖然部分醫(yī)院立足于實際，構(gòu)建了數(shù)碼照片檔案管理制度，但是制度無法落到實處。追本溯源，醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏科學(xué)有效地參照搜集制度，加之拍攝人員不是固定的，人人都可以用高像素手機和數(shù)碼相機進行拍攝，大大地加劇了照片收集的難度性[2]。在制度中尚未明確規(guī)定哪些活動需求歸檔，哪些不需要歸檔的，導(dǎo)致醫(yī)院諸多重要活動照片無法完整地保存，在需要照片的時候再去收集照片，才發(fā)現(xiàn)照片發(fā)現(xiàn)已經(jīng)被刪除了，加大了數(shù)碼照片檔案管理的難度，出現(xiàn)了混亂了管理局面。

3）數(shù)碼檔案歸檔整理難度大。由于醫(yī)院的特殊性，所產(chǎn)生的數(shù)碼照片繁多，部分照片清晰度不足，存在嚴(yán)重的重復(fù)現(xiàn)象，導(dǎo)致工作人員需要花費大量的時間來篩選，增加了數(shù)碼照片整理難度，也加劇了工作人員的工作壓力。另外，由于當(dāng)前很多醫(yī)院都缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性的整理辦法，工作人員只能根據(jù)自己經(jīng)驗或是認(rèn)知分門別類地整理照片，不進行文字的說明，所整理出來的照片檔案不盡如人意。

4）數(shù)碼照片存在安全隱患。隨著信息技術(shù)的不斷完善普及，被運用到醫(yī)院數(shù)碼照片檔案管理中，在提升管理質(zhì)效的同時也暴露出來信息技術(shù)方面的問題，特別是計算機病毒問題，一旦遭受病毒侵害，就容易損毀數(shù)碼照片，不法分子或是黑客盜走或是破壞照片，產(chǎn)生不良影響。加之存儲設(shè)備的故障、拍攝者的誤操作或者電腦的升級換代等，都對數(shù)碼照片的安全性造成了極大的威脅，因此亟待加強數(shù)碼照片檔案安全管理[3]。

3 新形勢下提升醫(yī)院數(shù)碼檔案管理質(zhì)效的策略

1）正本清源轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加強照片歸檔意識?！耙庾R是行為的先導(dǎo)?！痹谛滦蝿菹聻樽龊脭?shù)碼照片歸檔意識，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要打破墨守成規(guī)的思想，從思想上正本清源，認(rèn)識到做好數(shù)碼照片檔案收集歸檔工作的重要性。首先，醫(yī)院要引導(dǎo)員工認(rèn)識到做好數(shù)碼照片檔案管理的重要性，依托醫(yī)院網(wǎng)站、公眾號、微信群等載體加強數(shù)碼照片檔案管理宣傳工作，提升其全體人員的歸檔意識，營造良好管理氛圍。其次由于數(shù)碼照片檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、歸檔要求有很大差異，拍攝者又大多不是各個部門的兼職檔案員，因此還要對醫(yī)院全體員工進行有關(guān)數(shù)碼照片檔案知識的培訓(xùn)，讓他們知曉歸檔照片對文件格式、影像尺寸、分辨率等的要求，為醫(yī)院數(shù)碼檔案管理工作的有序開展奠定良好基礎(chǔ)。

2）構(gòu)建完善管理制度，夯實工作有序開展?！盁o規(guī)則不成方圓?！贬t(yī)院要參照新修訂檔案法等法律法規(guī)，立足于自身實際情況，對現(xiàn)有數(shù)碼照片檔案管理制度進行完善，依托制度，進行集中管理，確保數(shù)碼照片檔案工作井然有序的開展。針對當(dāng)前醫(yī)院數(shù)碼照片檔案分散管理模式，醫(yī)院可以參考《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等構(gòu)建適合醫(yī)院實際，且具有可行性的管理方式，同時醫(yī)院還可以專門設(shè)立一個管理崗位，選擇專業(yè)人才負(fù)責(zé)這項工作，并依托制度，定期進行歸檔、立卷、檢查、審核等工作，從而在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的管理秩序，確保醫(yī)院數(shù)碼檔案管理工作的井然有序開展。

3）改變檔案管理方法，規(guī)范整理照片檔案。為提高醫(yī)院數(shù)碼照片整理規(guī)范質(zhì)量，醫(yī)院要革故鼎新，改變傳統(tǒng)收集方式，通過多措并舉，探索檔案管理方式，提升照片檔案收集、整理質(zhì)量，比如，檔案管理人員可以定期到醫(yī)院各個部門收集數(shù)碼照片，特別要重點關(guān)注數(shù)碼照片產(chǎn)生較多的科室，規(guī)避照片流失或是失管現(xiàn)象的發(fā)生。對于檔案管理人員來說，還要了解各個部門的情況，第一時間發(fā)現(xiàn)并獲取具有價值意義的數(shù)碼照片[4]。針對部分重要資料，檔案管理人員要打破傳統(tǒng)整理方式，采取針對性措施，更新、調(diào)整、整理信息，從而有效收集照片檔案信息。針對部分了解或是掌握的大型活動和學(xué)術(shù)會議，為規(guī)避檔案的遺漏和丟失要進行跟蹤式的整理、收集。通過多元化的手段，從整體上促進數(shù)碼照片管理歸檔質(zhì)量的提升。檔案管理人員在照片歸檔前，要挖掘數(shù)碼照片的價值，并在照片上配上相關(guān)標(biāo)號和數(shù)據(jù)證明，防止照片重復(fù)歸檔。

4）加強照片安全管理，確保檔案信息安全。為確保數(shù)碼照片檔案管理的安全性，醫(yī)院要借助先進的信息安全技術(shù)，對一些重要照片信息進行加密處理，或是按照權(quán)限使用檔案信息，避免重要照片信息的泄露。另外為了防止數(shù)碼照片的丟失或遭受破壞，醫(yī)院還投入人力物力，做好檔案信息系統(tǒng)的異地備份，配置專用的檔案消磁柜，保管光盤存儲介質(zhì)、磁盤、電子相冊等。

4 結(jié)語

總而言之，在醫(yī)院檔案管理中數(shù)碼照片檔案管理是至關(guān)重要的，受多種因素的掣肘，在當(dāng)前數(shù)碼檔案管理中還面臨著諸多弊端，基于此，醫(yī)院要立足于實際，認(rèn)識到做好數(shù)碼照片檔案管理的重要性，通過補短板、強弱項、建機制做好數(shù)碼照片檔案管理，為醫(yī)院提供科學(xué)合理地決策支撐，助力醫(yī)院的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。