事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升對策

張 靜

（山東省濟寧市任城區(qū)檔案館，山東 濟寧 272100）

檔案管理工作對于事業(yè)單位而言是非常重要的，檔案管理工作能夠幫助企業(yè)單位實現(xiàn)對信息的收集和管理，更好地進行項目的決策，是企事業(yè)單位發(fā)展過程的重要保證。但是當前我國部分企業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著一些問題，因此，有必要對我國事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率的優(yōu)化措施進行詳細的分析，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，更好地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位是國家設(shè)置的帶有社會公益目的的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作是一項專業(yè)、復(fù)雜和機密性的工作，事業(yè)單位的檔案中包含了事業(yè)單位發(fā)展過往的歷史資料、文件和重要決策等內(nèi)容，事業(yè)單位的檔案管理工作在一定程度上能夠指導(dǎo)相關(guān)管理人員的決策，為事業(yè)單位的發(fā)展指引方向[1]。另外事業(yè)單位本身隸屬于國家單位，因此事業(yè)單位的檔案管理工作同樣也是國家檔案的重要組成部分，檔案管理中收錄了完整的事業(yè)單位發(fā)展資料和項目信息數(shù)據(jù)，保證信息資料的真實性和客觀性，這些文件資料和信息數(shù)據(jù)是具有法律效益的，為事業(yè)單位的安全性做出了保障。

1.2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1）管理制度不夠完善。事業(yè)單位的檔案文件大多存放在事業(yè)單位的檔案室中，檔案管理工作普遍比較落后。在具體工作中單位管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，很少會設(shè)置專門的工作人員對文件的存放進行管理，這就導(dǎo)致了檔案管理相關(guān)工作缺乏完整的管理制度，各工作部門人員進行檔案存放缺少記錄，在接下來的文件檔案查找上造成了很大的困難，影響了整體的檔案管理工作效率。檔案管理制度不夠完善，從而降低了事業(yè)單位的整體工作效率。雖然在社會發(fā)展過程中，相關(guān)部門逐漸完善了相關(guān)的企事業(yè)單位檔案管理的工作形式，但是在具體應(yīng)用中部分事業(yè)單位并沒有充分結(jié)合單位的實際情況針對檔案管理工作制定適合單位的檔案管理制度，沒有形成完整的事業(yè)單位檔案管理工作體系，從而降低了事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

2）工作人員綜合素質(zhì)低。當前我國的大部分事業(yè)單位普遍存在著對檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作缺少相關(guān)的規(guī)章制度。在實際工作中存在著工作人員的能力水平參差不齊，在工作過程中缺少責(zé)任意識，對檔案管理工作不夠重視，工作態(tài)度散漫，使得檔案文件的管理工作混亂，缺少精準的存放記錄，或者工作內(nèi)容流于表面，不夠細致，導(dǎo)致文件檔案的破壞或丟失，對事業(yè)單位造成一定程度上的損失。資料和檔案對于事業(yè)單位的發(fā)展是非常重要的，無論是合同資料還是檔案文件，任何一部分受到損壞都會為事業(yè)單位帶來不小的損失。所以在事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員對檔案文件要足夠的重視，深刻了解工作對事業(yè)單位發(fā)展運行的重要程度。

3）檔案管理工作模式缺乏創(chuàng)新，檔案管理工作方式落后。檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，對事業(yè)單位的長遠發(fā)展有著重要的決策作用，但是當前我國大部分事業(yè)單位在發(fā)展過程中，還存在著檔案管理工作缺乏創(chuàng)新，工作方式落后的問題。隨著社會經(jīng)濟的進步，科技水平的提升，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到了社會各個行業(yè)中，事業(yè)單位要想切實地提升內(nèi)部檔案管理的工作水平和服務(wù)效率就需要不斷提升單位的相關(guān)工作人員的技術(shù)水平，優(yōu)化工作模式。但是當前我國事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員存在著年齡較高，思維方式比較落后的問題，固守傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，缺乏對工作的創(chuàng)新意識，相關(guān)管理部門缺少對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致現(xiàn)代化工作模式無法應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中。另外事業(yè)單位對先進檔案管理工作設(shè)備的投入力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作的開展困難，不能夠更好地為事業(yè)單位提供良好的檔案管理服務(wù)工作。

2 事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率的優(yōu)化政策

2.1 加強對事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

要想切實地提升事業(yè)單位的檔案管理水平，首先要加強對事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理工作規(guī)章制度的設(shè)立能夠從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，事業(yè)單位相關(guān)管理人員要充分結(jié)合單位發(fā)展的實際情況制定系統(tǒng)健全的檔案管理工作條例和制度，保證檔案管理工作人員在檔案管理工作中明確自身的工作內(nèi)容，將責(zé)任落實到工作人員個人身上，設(shè)立檔案管理的相關(guān)獎懲措施，調(diào)動事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作積極性，確保事業(yè)單位檔案管理工作人員能夠嚴格遵照相關(guān)的規(guī)章制度來進行事業(yè)單位檔案管理的工作，從而保證檔案管理的工作規(guī)范性。

2.2 提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，不僅要加強對事業(yè)單位檔案管理工作的制度建設(shè)，還要全面提升事業(yè)單位管理人員的綜合素質(zhì)水平。事業(yè)單位應(yīng)當不斷引進檔案管理相關(guān)的專業(yè)技術(shù)型人才，加強相關(guān)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)。管理部門要加強對事業(yè)單位中檔案管理工作的重視程度，增強檔案管理工作人員的責(zé)任意識，管理部門要定期對事業(yè)單位中檔案管理部門進行專業(yè)技能抽查，保證檔案管理工作人員在實際工作中的操作規(guī)范性，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的全面提升。

2.3 建立健全的事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)體系

事業(yè)單位的檔案管理工作對于事業(yè)單位的健康發(fā)展有著重要的意義，檔案服務(wù)工作包含了對事業(yè)單位檔案文件的收集歸檔、信息查詢、文件檢索和檔案使用等多個內(nèi)容，這些內(nèi)容是非常復(fù)雜且繁瑣的，但是這些工作內(nèi)容能夠大大提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，但是同時也對事業(yè)單位的檔案管理人員提出了全新的要求[2]。為了更好地提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平和服務(wù)效率，相關(guān)單位應(yīng)當結(jié)合實際發(fā)展情況建立一套健全的事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)體系，從而保證事業(yè)單位的檔案管理和服務(wù)工作的順利開展。另外還要在事業(yè)單位中引進先進的檔案管理相關(guān)工作設(shè)備和技術(shù)，利用先進的計算機設(shè)備對事業(yè)單位中的文件檔案進行統(tǒng)一的管理，對檔案文件進行統(tǒng)一編號，并錄入到計算機系統(tǒng)中，建立合理的計算機檢索模式，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化，全面提升事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)的效率。

3 結(jié)論

總之，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到我國各行業(yè)中，我國的事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當充分利用先進的信息技術(shù)，加強對事業(yè)單位檔案管理工作模式的創(chuàng)新，建立健全的事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)體系，不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，保證工作的規(guī)范性，從而提升我國事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)的整體工作水平，為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的社會服務(wù)。